Comment la DSI prend sa place au cœur de la communication interne

La Direction des Systèmes d’Information, plus connue sous le nom de DSI, désigne le service en charge à la fois :

• Du matériel informatique et bureautique de l’entreprise
• Du traitement et de diffusion de l’information indispensable à son bon fonctionnement.

La DSI joue un rôle clé au sein de celle-ci en travaillant sur la cybersécurité, l’utilisation optimale de la technologie, l’amélioration des procédures ou encore la transformation digitale.

Les actions mises en place par la DSI répondent à des objectifs :

• De performance et de baisse des coûts
• D'augmentation du chiffre d’affaires
• D’image de marque
• De rétention des collaborateurs 

Au début de l’année 2020, la crise sanitaire a bouleversé le monde entier et les DSI n’ont pas échappé à la règle. Les cartes des équipes informatiques ont été rebattues et de nouvelles stratégies ont dû voir le jour rapidement pour répondre aux nouveaux enjeux.

Suite aux confinements et à l’avènement du télétravail, les DSI ont notamment été contraintes d’accélérer la transformation numérique de leurs entreprises. En parallèle, la protection des données est devenue leur priorité absolue.

Enfin, il leur a fallu faire preuve d’ingéniosité et d’agilité pour retenir les talents qui, isolés et parfois déconnectés de l’entreprise, avaient le temps d'affiner leurs ambitions professionnelles.

De fait, en juillet 2021, d’après une étude de la DARES, le nombre de démissions en France a augmenté de 20% par rapport à 2019. 

Dans cet article, découvrez en quoi la DSI a un rôle clé dans la communication interne, notamment en ce qui concerne la mise en place d’un outil collaboratif.

#1 – La DSI, acteur majeur de la communication interne

La Direction des Systèmes d'Information joue de nombreux rôles au sein de l’entreprise. Dans de nombreux cas, elle participe activement à la mise en place de la communication interne et à son succès au sein de l’entreprise. Voici comment à travers quelques exemples d’actions concrètes :

La DSI participe activement à la transformation digitale de l’entreprise

La fonction de DSI est de plus en plus stratégique. La crise sanitaire a nécessité des changements profonds d’organisation interne qu’elle a pu orchestrer en collaboration avec les dirigeants.

81 % des DSI ont vu leurs responsabilités augmenter ces 2 dernières années

Selon une étude de Qualtrics

Pour mener à bien cette mission aujourd’hui au cœur des problématiques des entreprises comme par exemple la question de leur transformation digitale, la DSI peut travailler sur de nombreux axes : 

• l’automatisation des tâches récurrentes 
• l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA)
• la dématérialisation des documents administratifs et comptables
• l’extraction et le traitement des données

Il peut aussi orienter son action vers la communication interne aux avantages multiples pour les collaborateurs et la direction, en installant un outil collaboratif : 

• la communication interne est suivie, mesurée et optimisée
• l’information transmise au personnel est sous contrôle
• l’expérience collaborateur est améliorée
• l’information circule mieux pour une meilleure performance
• le travail des salariés est facilité

La DSI diffuse l’information à tous les collaborateurs

La Direction des Systèmes d'Information est la placée mieux placé pour la faire circuler l'information. La DSI la crée et la fait vivre. Certaines de ses missions sont les suivantes :

• diffuser les actualités de l’entreprise transmise par la direction
• partager les nouveautés du secteur, du métier
• informer sur l’amélioration de protocoles de sécurité ou de confidentialité
• transmettre de nouvelles procédures de travail
• envoyer un tutoriel pour utiliser la photocopieuse flambant neuve 

La transmission de toutes ces données à l’ensemble du personnel peut se faire à travers une simple application d’e-mails. Mais pour une plus grande efficacité, une meilleure adhésion et une centralisation des informations, il est préférable d’utiliser une plateforme de communication interne.

La DSI facilite le travail des collaborateurs

L’un des objectifs de la DSI est d’améliorer la performance de l’entreprise. Pour cela, il peut rendre le travail du personnel plus facile et plus rapide à travers diverses initiatives :

• la mise en place de processus de travail plus efficients et plus simples
• l’acquisition d’outils plus adaptés aux besoins des équipes
• l’utilisation d’un mot de passe unique qui permet d’accéder à tous les logiciels
• l’achat de mobilier et d’équipements ergonomiques

Prenons l’exemple d’une DSI qui travaille dans le secteur de la grande distribution. Pour faciliter le travail des hôtes et hôtesses de caisse, il peut choisir un logiciel de caisse plus facile à utiliser car plus intuitif et orienté UX.

Il peut également simplifier les procédures liées aux ouvertures et fermetures de caisse en les automatisant au maximum.

La DSI forme toutes les équipes de l’entreprise

La pérennité d’une entreprise est intimement liée à son investissement dans la formation interne. Pour augmenter leur efficacité, les collaborateurs doivent sans cesse approfondir leurs connaissances et diversifier leurs compétences. C’est là que la DSI intervient : 

• en organisant des réunions pour déployer un nouveau logiciel, équipement informatique ou technologique
• en expliquant aux collaborateurs comment les intégrer dans leur processus de travail
• en réalisant des vidéos de démonstration des différentes fonctionnalités
• en créant un espace d’échange, comme un forum par exemple, pour que chacun puisse poser ses questions et partager ses bonnes pratiques

Ici encore, la DSI a une place centrale dans la communication interne. Ses actions lui permettent de transmettre des informations de manière efficace et de créer du lien entre les collaborateurs.

78 % des DSI estiment que les formations sont indispensables pour garantir le succès d’un projet collaboratif, car elles vont enseigner aux collaborateurs comment utiliser les nouveaux outils de manière optimale.

Selon une enquête de Mitel et Orange Business Services

La DSI améliore l’expérience collaborateur

L’expérience collaborateur est devenue l’un des enjeux principaux de l’entreprise : si elle est positive, la rétention des talents sera plus importante. Rappelons que le départ régulier de collaborateurs coûte extrêmement cher et ternit la marque employeur.

En termes d’expérience collaborateur, la DSI a son mot à dire ! Elle peut apporter des réponses concrètes aux problématiques de chaque service, de chaque poste, de chaque salarié. Qu’ils soient dans les locaux, sur le terrain ou en télétravail, tous les collaborateurs doivent pouvoir travailler dans de bonnes conditions. 

Par exemple, la mise en place d'un outil de communication interne est une action intéressante, particulièrement en période de télétravail généralisé ou pour les collaborateurs terrains. Cela leur permet de rester en contact avec leurs collègues et leurs managers.

Le poids de la solitude semble moins lourd et de manière plus pragmatique, l’information continue de circuler comme il se doit. 

La DSI peut aussi agir sur l’expérience utilisateur en :

• choisissant avec soin le portefeuille d’applications
• configurant les ordinateurs avant de les confier aux nouveaux arrivants
• mettant en place un gestionnaire de mot de passe

La DSI récolte les avis et ressentis des collaborateurs

Spécialiste de la collecte d’informations, la DSI mène un travail régulier de sondage et d’enquête auprès du personnel. Il s’intéresse à leurs opinions sur différents sujets : 

• la pertinence d’un outil digital
• les possibilités d’amélioration des procédures 
• les difficultés rencontrées face aux fonctionnalités d’un logiciel

Cette prise de température est un pan essentiel de la communication interne. Demander des retours aux collaborateurs favorise leur participation et donc leur implication. Ils se sentent écoutés et moins isolés dans les problèmes qu’ils rencontrent au quotidien.

Pour la DSI, c’est aussi un moyen efficace de désamorcer les situations de tension et de frustration. C'est-à-dire de lutter contre un possible désengagement total, voire à une démission.

#2 – Comment la DSI utilise-t-elle un outil de communication interne ?

Ces deux dernières années ont donné l’occasion aux DSI de mettre en place des outils de communication interne permettant aux collaborateurs de rester facilement en lien, malgré les restrictions sanitaires. Mais concrètement, comment ce type de solution peut-elle les aider à remplir leurs missions ?

La DSI transmet des messages privés

Un outil de communication interne facilite la communication interpersonnelle et permet à chacun de rassembler sur une seule interface l’ensemble de ses échanges. Les conversations individuelles et groupées sont archivées et facilement accessibles si besoin. 

La Direction des Systèmes d'Information utilise la messagerie pour faire une communication importante à l’ensemble du personnel, à un service spécifique ou encore à certaines personnes impliquées dans un même projet. Elle peut facilement s’assurer que tout le monde a bien pris connaissance de l’information qu’il voulait transmettre. 

Il peut aussi exploiter les atouts d'une messagerie instantanée pour répondre à des questions rapides venant des salariés ou de la direction. Les discussions de groupes sont également un bon moyen de faire avancer un projet lorsque les réunions ne sont pas possibles.

Rendre l’information plus accessible et plus attrayante

L’outil de communication interne aide la DSI à diffuser l’information plus largement.

Atteindre l’intégralité du personnel via des fiches papier est mission impossible, un tableau d’affichage dynamique et même par email : certains n’arrivent jamais à destination ou atterrissent dans le dossier Indésirables (ou Spam), d’autres se noient au milieu de centaines d’autres messages…

Afin de valoriser l’information, de la rendre plus accessible et engageante, un espace digital dédié est indispensable.

La DSI doit choisir un outil de communication interne qui propose ce type de fonctionnalité.

C’est le cas de la solution Steeple qui offre la possibilité de consulter les actualités et les informations importantes depuis plusieurs écrans :

• L'ordinateur
• Le téléphone
• L'écran tactile installé dans les locaux de l’entreprise 

Avec un tel outil, la DSI peut facilement rendre publiques les informations qui concernent directement son service : 

• Les projets de l’entreprise
• Les problèmes de connexion pouvant impacter le travail des collaborateurs
• Les dysfonctionnements en termes de sécurité ou de matériel
• Le lancement d’un nouvel outil digital

Faire en sorte que l’information soit lue et comprise

L’enjeu principal de la communication interne est sans aucun doute la diffusion de l’information. Lancer des messages en l’air sans se préoccuper de savoir s’ils ont bien été reçus est non seulement inutile, mais potentiellement dangereux.

Que se passerait-il en effet si seulement un tiers des collaborateurs prenaient connaissance d’un protocole indispensable à l’utilisation sécuritaire d’une nouvelle machine ?

Un outil de communication interne permet de centraliser et catégoriser les données importantes. Il est donc facile de les retrouver en cas de besoin. C’est aussi une solution efficace pour s’assurer de la bonne réception des messages envoyés.

#3 - La DSI met en valeur sa fonction et son service

"La DS quoi ?" Si vous avez déjà entendu cette interrogation dans les couloirs de votre entreprise, cela signifie que le rôle de la DSI n’est pas suffisamment mis en valeur.

Aujourd’hui encore, beaucoup de salariés ne connaissent pas ses missions et en conséquence ne pensent pas à s’adresser à lui pour :

• Régler leurs problèmes matériels ou informatiques
• Donner leur avis sur un nouvel outil
• Suggérer des améliorations dans les procédures

On comprend bien la perte de performance que cette situation implique. 

En utilisant un outil de communication interne, la Direction des Systèmes d'Information peut présenter son travail, ses domaines d’intervention et ses compétences afin de les mettre au service de tous les collaborateurs.

La DSI transmet des informations essentielles sur sa fonction et stimule ainsi les échanges, les initiatives et la mise en place de projets.

La DSI joue un rôle stratégique en matière de communication interne. Elle sélectionne et installe l’outil que l’ensemble du personnel va utiliser, puis l’exploite pour mener à bien ses missions de diffusion de l’information.

Pour gagner en efficacité, elle se doit de choisir une solution qui soit performante et ergonomique pour tous, quel que soit le niveau de connexion. La solution Steeple répond à tous ces critères :