Pourquoi utiliser une messagerie instantanée en entreprise ?

Parfait pour de courtes conversations internes, la messagerie instantanée est devenue un outil bien pratique dans le monde professionnel.

Mais quel outil de communication interne choisir pour garantir la confidentialité et l’efficacité des échanges ?

Vous listons dans cet article les avantages d'utiliser une messagerie instantanée en entreprise.

#1 – La messagerie instantanée en entreprise : un outil indispensable pour la communication interne

Une messagerie instantanée est un logiciel qui permet de communiquer en direct par messages écrits ou vocaux avec d’autres personnes en ligne.

Cet outil est pratique pour

• Échanger des fichiers et informations rapidement
• Fluidifier la prise de décisions.

Découvrons ensemble les différents avantages à l’utiliser en entreprise.

Fluidifier la communication entre les différents collaborateurs

Un des principaux avantages à utiliser une messagerie instantanée en entreprise, est le fait de pouvoir fluidifier la communication interne et les rapports entre vos collaborateurs. Et donc d'améliorer l'expérience collaborateur au sein de votre entreprise.

Échanger librement et rapidement avec ses collègues permet aux salariés d’avoir des réponses rapides à leurs questions. Cela réduit leur temps d’attente et donc leurs frustrations éventuelles.

Voici quelques fonctionnalités qui sont souvent comprises dans les outils de messagerie instantanée : 

• Appels audio et vidéo
• Conversations de groupe
• Partage de documents 
• Partage d’écrans 
• Confidentialité des échanges : chiffrement de bout-en-bout, etc. 
• Intégrations avec d’autres outils 

Échanger des informations rapidement et en toute sécurité

Mettre en place une messagerie instantanée dans son entreprise, c’est garantir des échanges plus fréquents et proactifs. Ainsi, nous pouvons avoir de véritables discussions et une approche plus humaine que les échanges par email.

Cette posture renforce la cohésion d’équipe avec la possibilité de créer des conversations de groupe. 

Un autre avantage à utiliser une messagerie instantanée en entreprise est le fait de réduire les conflits et quiproquos éventuels. Nous pouvons questionner en direct son collaborateur si nous n’avons pas bien compris un sujet ou un aspect d’un projet par exemple, et le faire par écrit est parfois plus facile qu’à l’oral. 

Certaines messageries instantanées proposent d’ailleurs de créer des thèmes de discussion en fonction des différents services d’une entreprise. Ainsi, les messages ne sont pas perdus parmi le flot de discussion.

Voici quelques exemples de groupes à créer pour une messagerie instantanée en entreprise.

Par exemple, créer des groupes par pôle :

• La team marketing
• La team commerciale
• La team informatique 
• La team R&D
• Etc.

Également par projet client :

• Le nom du client 1
• Le nom du client 2
• Le nom du client 3
• Etc.

Voici des exemples de groupes plus légers et générateurs d’idées :

• La boîte à idées 
• Le brainstorming 
• Les idées de benchmark 
• Les activités et événements 
• Les informations pratiques : petites annonces, covoiturage, arrivées dans l’équipe, etc.

Vous l’aurez compris, la messagerie instantanée va venir fluidifier les échanges pour une meilleure cohésion d’équipe. La multiplication des informations ne freine pas l’efficacité des collaborateurs, au contraire elle permet :

• Davantage de transparence
• Et plus de précisions pour éviter les incompréhensions par exemple.

Utiliser un dispositif adapté aux formats dématérialisés et au télétravail

Les conditions de travail ont évolué depuis plusieurs. Le télétravail est devenu une possibilité pour beaucoup de collaborateurs. Si votre entreprise en propose à ses salariés, la messagerie instantanée est un must have. 

L’outil est parfait pour rester en contact direct avec ses salariés et avoir des réponses rapides aux questions que nous voulons leur poser. Si avant nous avions du mal à fluidifier les échanges avec des collaborateurs en distanciel, la messagerie instantanée répond à ce besoin. 

#2 – Quelle messagerie instantanée choisir pour votre entreprise ?

Maintenant que vous avez compris son intérêt, passons à la mise en place. Mais quel outil choisir de communication ?

Découvrez quelques exemples de messageries instantanées professionnelles et personnalisables.

Quelques messageries instantanées d'entreprise

1. Slack
   Slack est un outil de messagerie instantanée très connu par les entreprises. Un outil pratique et facile à utiliser : messages, appels audio et vidéo, partage de documents, etc.
   
   
2. WhatsApp
   Si WhatsApp est une messagerie instantanée beaucoup utilisée dans la vie privée, l’outil peut aussi être utilisé en entreprise. Les messages vocaux et appels téléphoniques sont fluides.
   
   
3. Steeple
   Steeple est une solution de communication interne phygitale en entreprise qui propose un outil de messagerie instantanée en plus d’un tableau interactif d’affichage. Un atout bien pratique pour fluidifier les échanges en interne et engager vos collaborateurs.
   
   
4. Telegram
   Moins connue du grand public, cette messagerie instantanée est beaucoup utilisée dans les pays dont la confidentialité des échanges est très réglementée.
   
   
5. Troop Messenger
   Une messagerie professionnelle instantanée : échanges audio et vidéo, création de groupes, avec un prix plus abordable que Slack.  

La solution phygitale pour votre communication interne 

Avoir une messagerie instantanée c’est bien, mais la coupler avec une solution phygitale, c’est mieux. Nous pouvons traduire communication phygitale par une solution à la fois physique et digitale.

Par exemple, Steeple améliore la communication interne pour de nombreuses entreprises grâce à un écran interactif au sein du lieu de travail.

Qu’il y ait une messagerie instantanée ou non, l’objectif principal est de fluidifier les échanges entre les collaborateurs et ces outils cités en font partie. Vous savez désormais pourquoi il est important d'utiliser une messagerie instantanée en entreprise.

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