Comment organiser votre séminaire d’entreprise en 3 étapes

Respiration saccadée, sang glacé, sueurs froides… Non, nous ne parlons pas du visionnage du dernier film d’horreur sorti au cinéma, mais bien de l’état d’angoisse dans lequel on peut tomber lors de l’organisation d’un séminaire d’entreprise !

La préparation de ce type d’événement entraîne son lot de stress et d’imprévus… Si bien qu’on est parfois tenté de se cacher sous son siège de bureau. Pourtant, il peut marquer profondément et positivement les salariés.

C’est une formidable chance de :

• Donner vie aux valeurs de l’entreprise
• Créer de la proximité entre dirigeants et salariés
• Faire passer des messages inspirants 
• De proposer une expérience collaborateur engageante

Étape #1 : penser à tous les détails pour organiser votre séminaire d’entreprise

Aller trop vite, c’est risquer l’erreur : 6 mois de préparation pour organiser votre séminaire d’entreprise, c’est l’assurance de mettre en place un rétroplanning sans faille !

Le thème du séminaire

On détermine le fil rouge : déterminer le thème du séminaire défini permet de s’assurer que chaque idée que l’on envisage soit cohérente, alignée avec la culture de l’entreprise.

Les membres de l’équipe organisatrice

Pourquoi ne pas faire participer ceux qui sont le plus motivés ? Ils deviendront des moteurs de votre événement et diminueront la pression que vous portez sur vos épaules.

Pour cela, vous pouvez proposer la co-organisation de l’événement à des salariés ciblés ou alors faire une annonce en interne par exemple via le tableau d’affichage Steeple pour voir qui souhaite vous rejoindre !

Pratique, quand on ne connaît pas tous les collaborateurs et qu’ils sont répartis sur plusieurs sites.

Le timing d’organisation du séminaire

Également, adaptez votre événement au nombre de collègues disponibles pour travailler sur le projet… en semaine ! C’est une mission à part entière, qui ne peut être expédiée les week-ends.

Combien de personnes seront présentes ? Réfléchissez à une date qui convienne à l’agenda de la direction et de la grande majorité de vos salariés. Il faudra vite (et régulièrement) la communiquer en interne, pour que chacun ait le temps de s’organiser. 

Le budget prévisionnel

Pas de budget, pas de chocolat. Si cela dépend de vos ambitions, on peut parfois compter entre 40 000 et 70 000 € pour 300 personnes ! Certains font en effet état d’une moyenne de 148 € par invité. Ne promettez pas monts et merveilles avant de l’avoir fait valider par la direction. Vous évitez toute déception. 

Le lieu du séminaire

Pour organiser un séminaire d’entreprise, il faut un lieu propice. Trop petit, c’est inconfortable, et trop grand, c’est vide. Votre budget est limité ? Pourquoi ne pas mobiliser quelques employés volontaires pour décorer l’espace selon le thème ?

Prévoyez le coup avec eux, en créant une rubrique dédiée sur votre outil de communication interne.

Notre conseil serait même de faire participer les collaborateurs, en leur demandant leur avis pour la sélection du lieu, pour qu’ils se sentent engagés dans l’événement ! Avec un outil de sondage comme le propose Steeple, vous pouvez par exemple proposer trois espaces qui conviennent à vos ambitions.

Et ensuite, à eux de voter pour leur préféré !

Les activités et les animations lors du séminaire

Une fois que ceci sera plus clair, vous pourrez vous pencher sur des animations, l’occasion de créer du lien, des souvenirs forts. Vous pourrez organiser :

• Une chasse au trésor
• Une activité sportive
• Un escape game
• Un atelier culinaire
• Faire réfléchir vos salariés sur la coopération et la communication avec "le Dessin dos-à-dos" par exemple

De quoi avez-vous besoin pour les réaliser ? Photo-calls, salle de spectacle, équipement de karaoké… Cette réflexion vous indiquera les prestataires nécessaires. Faites un benchmark, testez la nourriture et les équipements… et gardez à l’esprit que les prestataires sont partie prenante de votre séminaire : intégrez-les à vos réunions et échangez régulièrement.

Pensez également à l'aspect "autour" de l’événement : faut-il compter un service de navettes pour les collaborateurs ? Tout cet aspect logistique ne doit pas être négligé.

La communication autour de l’événement

Surtout, on communique beaucoup en interne ! Créez un calendrier éditorial pour être certain de bien transmettre toutes les infos auprès de tous les collaborateurs :

• Quatre mois à l’avance, on annonce l’événement de façon un peu mystérieuse, sans donner trop de détails pour attiser la curiosité !
  Eensuite, on partage régulièrement des informations supplémentaires pour qu’ils gardent en tête l’événement et qu’ils aient en mains toutes les informations nécessaires.
• Enfin, en publiant chaque semaine, à la même heure, nous créons un rendez-vous qui réunira les collaborateurs, impatients d’en découvrir plus dans leur outil de communication interne !

Par ailleurs, lors de l'envoi des invitations, il ne faut pas hésiter à faire beaucoup de relances. On peut même afficher en continu sur le tableau Steeple, le flyer de l’événement.

Enfin, profitez de cet envoi d'invitations pour accumuler des informations clés, comme leurs régimes alimentaires spécifiques !

Et si vous avez du mal à centraliser toutes les informations et à suivre le fil des invitations, n’hésitez pas à les créer directement dans Steeple !

Étape #2 : coordination, cohésion et communication pour réussir votre séminaire

Organiser votre séminaire d’entreprise demande des capacités d’anticipation et d'adaptation. Eh oui ! Des imprévus, il y en aura forcément. Il est donc impératif de prévoir un plan B (un ordinateur de secours pour projeter, par exemple)… et le plan B du plan B (la présentation en format papier).

Pour lutter contre le stress et repérer les failles d'organisation, vous pouvez faire des répétitions, notamment des présentations, devant les autres organisateurs. Vous gagnerez en assurance et en sérénité.

Surtout, notre conseil est de travailler ensemble. Il faut veiller à :

• Partager entre les organisateurs et les prestataires les informations nécessaires au bon déroulement de l'événement
• Confiez à une personne le rôle de coordinateur

Enfin, on n’oublie pas de prendre des photos et de faire des vidéos ! Vous pouvez proposer aux collaborateurs de les partager en temps réel sur leur outil de communication interne. Tout le monde y aura accès et cela fera vivre l’événement !

Étape #3 : surfer sur la dynamique de votre séminaire d’entreprise

Des souvenirs pour entretenir la cohésion des équipes…

La magie de l’événement peut perdurer dans le temps. Pour entretenir ce souvenir agréable, pourquoi ne pas préparer une vidéo des meilleurs moments ? Ne lésinez pas sur la qualité : si les salariés en sont fiers, ils la partageront autour d’eux, soit un outil puissant de communication externe.

Vous pourrez évidemment la diffuser en interne, sur un canal qui puisse toucher tous les collaborateurs ! Ils seront ravis de se réunir pour la regarder et se remémorer ce moment fédérateur.

C’est également l’opportunité de mettre en valeur les collaborateurs : vous pouvez créer des prix informels et créateurs de bonne ambiance, comme "l’équipe la plus soudée dans les activités" ou même "le déguisement le plus stylé" en cas de soirée à thème.

… et des pistes d’amélioration pour ses futurs événements internes !

Demandez directement à vos salariés ce qu’ils en ont pensé : préparez une liste de questions pour recueillir leurs retours. Et pour la diffuser efficacement, pourquoi ne pas vous appuyer sur la solution Steeple ?

Une fois l’événement fini, débriefez avec tous les intervenants et prestataires. Demandez-leur avis. Ils seront flattés de voir que leur avis compte, cela renforcera votre relation future.

Organiser un séminaire d’entreprise est un vaste programme mais cela n'a rien d'insurmontable. Afin de vous permettre d’aborder plus sereinement votre préparation de séminaire et de ne rien oublier, nous avons concocté une check-list : 

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