L’outil Steeple vous aide à intégrer vos nouveaux collaborateurs

"On a qu’une seule occasion de faire une bonne première impression" dit cet adage inspiré. C’est vrai pour les rencontres entre deux personnes au quotidien… et ça l’est tout autant pour la première rencontre entre un collaborateur et sa nouvelle entreprise.

Aujourd’hui, la plupart des salariés – et à plus forte raison ceux issus des nouvelles générations arrivant sur le marché de l’emploi – attendent plus qu’un travail de la part de leur employeur. Ils attendent des valeurs, incarnées par une culture d’entreprise, garantes d’une vie au travail épanouissante. 

Les entreprises modernes doivent être en mesure d’offrir une bonne expérience collaborateur à leurs nouveaux arrivants. Le cas échéant, l’entreprise s’expose à un taux de turnover beaucoup plus élevé et aux coûts conséquents qu’il engendre.

L'enjeu est la fidélisation des nouveaux salariés. Quelques chiffres intéressants :

• 4% des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse (étude Deloitte : On-Ramp for Employee Success)
•  22% des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours (étude Deloitte : On-Ramp for Employee Success)
• les entreprises qui s’appuient sur une procédure d’accueil fidélisent deux fois mieux leurs employés que celles qui en sont dépourvues (Go2nextlevels et OfficeVibe)
• 58% des employés ayant bénéficié d’une telle démarche sont encore dans l’entreprise trois ans plus tard (Go2nextlevels et OfficeVibe)

L’onboarding est aujourd’hui plus que jamais un enjeu stratégique majeur pour les entreprises. La bonne intégration d’un nouveau collaborateur dépend d’un certain nombre de bonnes pratiques auxquelles aucun outil ne peut se substituer. La solution Steeple constitue un support qui facilite grandement l'étape cruciale de l'onboarding. Nous vous expliquons comment. 

#1 – Intégrer le nouveau collaborateur avant même son premier jour

L’onboarding ne commence pas le premier jour où votre nouveau collaborateur pénètre dans vos bureaux… Il débute dès l’instant où ce dernier a accepté votre offre ! On parle d’ailleurs volontiers de phase de pre-boarding pour qualifier ce laps de temps entre l’acceptation du poste par le salarié et son premier jour. C’est une période cruciale où se mêlent l’attente, l’excitation, l’appréhension voire les doutes. 

14% des entreprises ont déjà dû faire face à un collaborateur qui ne se présente pas lors de son premier jour en entreprise

Source : Cabinet Robert Walters

Grâce à l’accès à la plateforme Steeple, le nouvel arrivant peut dès en amont de son arrivée :

• découvrir un volet de la vie de l’entreprise
• saisir la culture d'entreprise
• amorcer de premiers échanges avec ses futurs collègues

En naviguant dans la rubrique "Entre nous", le futur collaborateur pourra parcourir des photos d’équipes conviviales prises lors de divers événements d’entreprises, ou simplement des aperçus sympathiques de la vie du bureau. De quoi faciliter ses projections, estomper ses appréhensions.

De plus, en annonçant sur la plateforme son arrivée imminente, l’entreprise contribue à ce que le nouvel arrivant se sente attendu. En ayant recours à Steeple comme un outil de pré-boarding, le nouveau collaborateur arrive dans les meilleures conditions possibles pour son premier jour.

Ses premiers pas sur la plateforme de communication interne de l’entreprise sont en fait ses premiers pas effectués au sein de celle-ci, sans la moindre pression.

#2 – Prévenir les collaborateurs d’un nouvel arrivant et préparer son accueil

Si comme nous l’avons vu, le nouvel arrivant se familiarise avec sa nouvelle entreprise avant même son arrivée grâce à la plateforme Steeple, la réciproque est aussi vraie : l’entreprise fait connaissance avec son nouveau membre !

Grâce à une publication dans la rubrique "Actus", 100 % des collaborateurs sont informés de l’arrivée d’un nouveau collègue. Ils ont donc l’occasion de lui souhaiter la bienvenue sur la plateforme ou dans les couloirs du bureau… puisque le nouveau venu a été clairement identifié par tous. 

L’arrivée d’un nouveau collaborateur est souvent considérée comme un moment enthousiasmant par les équipes, attisant tout du moins les curiosités. L’outil Steeple permet de nourrir cette émulation pour en faire un véritable moment de vie au travail et de partage.

L’organisation d’un petit-déjeuner ou déjeuner de bienvenue est souvent un excellent moyen d’accueillir un nouveau collègue. Avec 100 % des collaborateurs prévenus, on augmente considérablement les chances de réussite de l'onboarding !

#3 – Présenter le nouveau salarié sur la plateforme Steeple

Maintenant que le nouvel arrivant est… arrivé, vient le moment de sa présentation en bonne et due forme sur Steeple. L’idée est de mettre en scène un portrait un peu informel dont il faudra définir le support :

• photo accompagnée d’un texte
• vidéo
• vidéo accompagnée d’un texte
• infographie

... ainsi que le format :

• portrait chinois
• questions sur ses expériences passées
• questions sur ses passions et sur ses centres d'intéret, etc. 

Deux options pour publier ce portrait sur Steeple :

• le manager ou le responsable de com’ s’en charge
• le nouveau collaborateur s’en charge lui-même, ce qui a la vertu de le familiariser avec l’outil Steeple !

Au-delà du petit rituel apprécié que constitue la publication de ce portrait, celui-ci identifie définitivement le nouvel arrivant aux yeux des collaborateurs. D’autant plus que la publication restera en tête des actualités pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines.

Les sujets évoqués dans le portrait offriront autant de possibilités d’interaction entre les équipes et leur nouveau collègue. Un point déterminant pour faciliter son intégration.

#4 – Accélérer et faciliter la prise d’informations du salarié sur l’entreprise

L’intégration d’un nouveau collaborateur, c’est d’abord de l'intégration humaine… mais pas que. Si le nouvel arrivant doit s’adapter rapidement à son nouvel environnement social, il doit bien sûr en être de même avec son nouvel environnement professionnel.

Si un taux de turnover élevé est si onéreux pour une entreprise, c’est en grande partie à cause de la période de formation des "recrues". Un certain temps d’acclimatation lui est nécessaire avant de se révéler opérationnel puis davantage encore avant de se montrer performant. 

Ce qui fait naturellement défaut au nouveau collaborateur, ce sont les repères. La solution Steeple a l’avantage de centraliser de tels repères, de les organiser et de faciliter grandement leur accès : 

Le module Organigramme de Steeple

Grâce au module Organigramme, le salarié dispose d’une vue d’ensemble de la société et des différentes strates hiérarchiques. En cliquant sur chaque image de collaborateur, il pourra s’informer sur lui, sur son rôle dans l’entreprise, retrouver son portrait, etc.

La rubrique “Actualités"

Cette rubrique lui permet d’avoir accès à toutes les dernières informations concernant l’entreprise (RH, CSE, QSE, plannings, etc.). Ses sous-catégories, découpées par service, lui offrent d’approfondir ses recherches et de bénéficier d’une vue à la fois globale et précise de l’organisation de l’entreprise.

#5 – Élargir l’intégration du nouveau collaborateur à l’extra-professionnel

Le meilleur moyen pour qu’un collaborateur se sente rapidement "comme chez lui" au sein d’une entreprise, c’est de lui proposer un environnement qui ne se limite pas à la sphère du travail. L’entreprise n’est pas un monde clos dans lequel on vient vivre chaque jour une parenthèse hors du monde.

Du moins, si cette vision a pu longtemps faire autorité, elle est aujourd’hui majoritairement rejetée. C’est dans cette perspective que les relations entre collaborateurs ont elles aussi changé : le cloisonnement n’est plus le même qu’hier entre le professionnel et l’extra-professionnel.

Steeple s’inscrit dans cette démarche en proposant des rubriques comme "Bons plans et petites annonces" ou "Prêt cool !" qui proposent aux collaborateurs d’échanger du matériel ou des services.

Cela va de la perceuse, à la collection de BD en passant par du covoiturage ou la garde de son chien : c’est notamment par ces biais que le nouvel arrivant peut immédiatement tisser des relations humaines qui ne se limitent pas à l’échange professionnel.

Et puis, pour les amateurs de sport, le très populaire module Pronostics sportifs (Ligue 1, Top 14, Euro, Coupe du Monde, etc.) offre chaque semaine de grands moments d’échange et d’interactions.

Steeple n’est pas seulement un outil, il s’agit d’une expertise en communication interne qui s’articule autour de cet outil. Nous veillons donc à assurer un accompagnement soutenu autour de celui-ci afin de vous aider au quotidien dans son utilisation, notamment pour accueillir vos nouveaux collaborateurs durant la phase d'onboarding.

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