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Communication interne

5 conseils pour trouver l’outil de communication interne idéal en entreprise en 2023

Le manque de dialogue et d’échanges est une des principales causes d’échec des entreprises. Intégrer un outil de communication interne efficace et fiable est indispensable pour que toutes les équipes collaborent de manière optimale. Startup, TPE, PME ou grands groupes, cet outil doit être adapté aux caractéristiques et besoins spécifiques de chaque organisation.

Découvrez les nouveaux enjeux de communication interne auxquels les entreprises sont confrontées en 2023 et les clés pour y répondre.

#1 – Quels nouveaux enjeux de communication interne en 2023 ?

Appelé “effet silo”, beaucoup d’organisations sont encore confrontées à un cloisonnement de leurs différents pôles. Le résultat, une communication non optimale entre tous les collaborateurs, qu’ils soient d’une même équipe ou non. Avec une main d’œuvre à distance en hausse depuis plusieurs années, trouver des solutions de communication efficaces constitue un défi urgent en 2023. 

Dans une logique de long terme, la mise en place d’une stratégie dédiée est essentielle pour les performances d’une entreprise. Celles capables de gérer leurs communications verront leur productivité augmenter et les dépenses annuelles diminuer. Prenons l’exemple de la vidéo, devenu un support indispensable pour les entreprises afin de mettre en avant leurs offres ou services. Cette tendance est tout autant exploitable en interne et sans aucun doute un très fort vecteur d’opportunité auprès des équipes. Interagir avec les collaborateurs sous ce format peut se faire de différentes façons, via des interviews, des jeux concours ou des courts-métrages. Comme pour tout contenu, il faut comprendre les attentes de vos cibles pour adapter les typologies de vidéos en fonction. 

Au-delà de la vidéo, des technologies nouvelles arrivent sur le marché, avec un véritable potentiel pour fluidifier l’ensemble de la communication de l’entreprise. Des solutions comme l’intelligence artificielle ou la réalité augmentée se présentent en tant qu’atouts de compétitivité et de performance majeurs.

#2 – Les clés pour trouver l’outil de communication interne idéal en entreprise en 2023

Identifier précisément les besoins de l’entreprise en matière de communication interne

Réfléchissez en amont aux divers types de communication que vous avez besoin de gérer au sein de votre entreprise. Tous les employés ne souhaitent pas être au courant de tous les faits d’actualité de l’organisation. Afin de ne pas les inonder d’informations, il est important de prioriser celles ayant le plus d’impact sur la vie de l’entreprise. C’est par exemple le cas des changements de politiques, de mises à jour de produits ou services, d’annonces d’événements internes, etc.

Veillez donc bien à ce que tous les collaborateurs aient accès à l’information dont ils ont besoin. Ils auront ainsi les clés pour exercer leurs fonctions de manière efficace. De votre côté, c’est un levier fort pour accroître l’efficacité de l’entreprise.

Établir un budget de dépense pour un outil de communication interne

Déterminez combien vous êtes prêt à dépenser pour un outil de communication interne et recherchez les options s’offrant à vous. Cela vous aidera à gérer votre budget de manière efficace et non investir dans des outils potentiellement sans valeur ajoutée.

Cependant, vous ne devez pas prendre en compte seulement son coût initial, mais également les autres dépenses liées :

  • Coût initial de l’outil : le premier élément à prendre en compte, pour lequel vous devez vous assurer de disposer de suffisamment de fonds.
  • Coût de la formation : il est important de former votre personnel à l’utilisation de l’outil de communication interne. En ce sens, prévoyez un budget dédié à la formation.
  • Coût de l’intégration : si vous avez l’intention d’intégrer la solution à d’autres systèmes internes, cette intégration pourra alors demander des dépenses supplémentaires.

Coût de maintenance : il est important de prévoir un budget pour la maintenance de l’outil, incluant par exemple les mises à jour et l’assistance.

Cet investissement est à calculer en fonction de la taille de votre organisation et de vos besoins spécifiques. 

Réfléchir aux fonctionnalités indispensables à l’activité des collaborateurs

Avant de vous lancer à la recherche de votre outil, lancez-vous d’abord dans les recherches de fonctionnalités. Posez-vous les questions sur celles qui sont vraiment indispensables au travail et à la réussite de chaque service. Parmi les plus courantes, les messageries instantanées en entreprise sont par exemple essentielles pour communiquer rapidement et efficacement. Cependant, face à toutes les solutions existantes, les plus à même de vous orienter sont les salariés eux-mêmes. En découvrant les fonctionnalités indispensables à leur activité, vous déterminez ainsi celles dont vous avez réellement besoin. Les impliquer dans vos recherches est aussi un moyen de favoriser la prise en main de l’outil. Vous gagnerez ainsi en efficacité lors de la mise en place.

Tester toutes les options disponibles pour s’assurer qu’elles répondent aux attentes de l’entreprise

Vous avez pu sélectionner une liste restreinte d’outils au plus proche de vos besoins et de votre budget ? Il vous reste alors à les tester pour vous assurer de leur pertinence.

Établissez un plan dans lequel vous déterminez comment vous allez tester chaque option. Quels sont les critères à recenser et comment vous allez évaluer chacun ? Prenez des notes pour faciliter les futures comparaisons et analyses. En fonction des résultats, vous pourrez ensuite décider quels outils sont les plus adaptés à votre stratégie de communication interne. 

Suivre une approche méthodique est primordial pour s’assurer que toutes les options sont évaluées de manière équitable. La décision finale sera ainsi basée sur des données solides et objectives.

Impliquer les salariés dans le processus de sélection de l’outil

Renforcer la culture d’entreprise et l’esprit d’équipe en créant un espace de dialogue et en encourageant la participation des collaborateurs. Améliorer la satisfaction et le bien-être des employés en leur offrant des canaux de communication ouverts et en écoutant leurs préoccupations et suggestions.

Les collaborateurs seront ceux qui utiliseront l’outil au quotidien. Dans ce contexte, il est important de les consulter et de prendre en compte leurs préférences et leurs besoins. Le processus de sélection doit les impliquer, afin de disposer d’une perspective précieuse sur les caractéristiques et les fonctionnalités essentielles.

Voici quelques façons d’impliquer l’ensemble des salariés :

  • Organiser une réunion de consultation, pour inviter chacun à partager leurs idées et leurs suggestions.
  • Créer un groupe de travail composé de représentants de différents départements et niveaux hiérarchiques de l’entreprise. Ce groupe sera chargé de comparer les différentes options disponibles et de faire des recommandations.
  • Demander aux salariés de tester les différentes options, en leur demandant de travailler avec l’outil pendant une courte période.
  • Tenir compte des commentaires et des suggestions, en expliquant les raisons de la décision finale de l’entreprise.

En créant un espace de dialogue et en encourageant la participation, vous garantissez que l’outil choisi sera adapté aux besoins de l’entreprise et à ceux des collaborateurs.

Suite à toutes ces étapes, une dernière sera primordiale. Celle de considérer la compatibilité de l’outil de communication interne avec les équipements déjà en place et l’infrastructure existante. Une fois votre solution mise en place, il vous restera alors à fixer vos objectifs de communication interne pour 2023.

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