Comment organiser une équipe de communication interne en entreprise ?

Organiser une équipe de communication interne au sein d’une entreprise est un sujet stratégique qui demande une réflexion à long terme. Cependant, force est de constater que toutes les organisations n’y apportent pas la même importance.

Pour jouer pleinement leur rôle, les communicants doivent être positionnés au bon niveau, relai entre la direction et les collaborateurs. Découvrez nos conseils indispensables pour organiser une équipe de communication interne afin de gagner en efficacité et en performance.

#1 - Pourquoi structurer son équipe de communication interne ?

Quel climat est propice à la communication interne ? Comment engager tous les collaborateurs au sein de la stratégie mise en place ? Nous allons voir pourquoi toutes ces questions sont importantes pour structurer son équipe par la suite.

Relayer la culture de l’entreprise auprès de tous les collaborateurs

Qu’il s’agisse d’une TPE ou d’un groupe international, la communication interne est clé pour accroître les performances de l’organisation. Pour faire des collaborateurs vos meilleurs alliés, un véritable sentiment d’appartenance doit se créer en phase avec une culture d’entreprise forte.

Présente dès le processus de recrutement, cette culture d’entreprise continue de se refléter au quotidien, devant être communiquée efficacement.

Ambassadeur de cette culture interne, chaque membre de l’équipe doit jouer son rôle pour la faire circuler. Ce sont eux qui, au quotidien, doivent démontrer qu’ils adhèrent aux valeurs et aux comportements associés. Ils sont à la fois le miroir et le relais opérationnel de cette culture.

Instaurer un climat de confiance entre la direction, l’équipe communication et les salariés

Pour pouvoir organiser une bonne équipe de communication interne, il faut un climat de confiance propice à son épanouissement. En effet, la communication interne sert à fluidifier l’information entre les différents collaborateurs de lieux parfois éloignés au sein de l’entreprise, c’est le cas par exemple des entreprises multisites.

L’équipe de direction doit avoir confiance en l’équipe de communication interne pour véhiculer l’information, tout comme les collaborateurs du reste de l’entreprise. C’est ce bon état d’esprit qui permettra de dynamiser la communication et d’en faire un succès.

#2 - Les clés pour organiser une équipe de communication interne efficace

Voici quelques pistes pour bien entamer la création d’une équipe dédiée à la communication interne. Le secret réside dans la définition claire des rôles et objectifs de chacun. Ces derniers doivent également être adaptés aux besoins de l’entreprise.

Une stratégie de communication en adéquation avec les besoins de l’entreprise

Il est nécessaire que l'équipe de communication interne soit adaptée à votre structure. En effet, si vous avez une vingtaine de salariés, la communication interne peut être à la charge d’une seule personne. La charge de travail ne sera pas la même selon la taille de votre structure et les enjeux auxquels vous faites face.

Inclure les managers des différents services dans l’élaboration de cette stratégie

Pour qu’elle soit efficace, une stratégie de communication interne doit inclure l’ensemble des collaborateurs, et notamment favoriser les échanges avec le top management. Cela permettra de créer plus de lien, une relation de confiance entre les managers et les salariés, l’information sera plus facilement remontée et cela jouera sur l’ambiance de travail.

Définir les rôles et les objectifs de chaque membre de l’équipe

Pour remplir leurs missions avec efficacité, les communicants doivent avant tout savoir ce qu’il est attendu d’eux. C’est pourquoi il est important de clarifier le plus tôt possible leur rôle, en explicitant les objectifs associés à court et long terme. 

Néanmoins, il existe une étape avant de définir les responsabilités de chacun, celle de repérer les principales tâches et missions.

Commencez par vous poser les bonnes questions, par exemple : 

• Les projets mis en place précédemment ont-ils été achevés avec succès ? 
• Quels axes d’amélioration auriez-vous pu apporter à ces différents projets ?
• Quelles ont été les tâches de chaque membre de votre équipe sur ces projets ? 
• Quelles sont les missions effectuées par les membres au quotidien ? 
• Ces missions sont-elles directement liées à leur fonction ? 

Après avoir répondu à ces questions, vous pourrez établir une liste qui énumère toutes les tâches à accomplir. Celles-ci sont normalement définies dans la roadmap. La liste ainsi construite vous aidera à organiser l’équipe selon les rôles dévolus à la base.

Cela permettra de créer une structure fiable à l’échelle de l’entreprise.

C’est aussi l’opportunité de recentrer chacun sur son cœur de métier. Il en ressort des avantages conséquents à l’échelle de l’entreprise, notamment en termes de performances.

Les collaborateurs réaliseront un travail à plus forte valeur ajoutée s’ils ont une idée précise de leurs responsabilités.

Donner à chaque partie les moyens nécessaires à la réussite de leurs missions

Une fois l’équipe constituée, il faut lui fournir des outils numériques adéquats pour qu’ils puissent atteindre leurs objectifs. Ces outils doivent être faciles d’utilisation et adaptés aux canaux de diffusion employés pour les campagnes.

Certains outils digitaux sont adaptés à la communication interne. C’est le cas des écrans d’affichage dynamique, que l’on peut installer à un endroit stratégique dans l’entreprise. Ces écrans connectés vont permettre aux collaborateurs de recevoir et de publier les informations en interne. Cela peut prendre la forme de messages de félicitations, d’actualité, ou d’autres événements propres à l’interne. 

Ainsi, l’équipe de communication interne pourra partager facilement les différentes campagnes aux collaborateurs pour les engager et atteindre leurs objectifs. Les écrans d’affichage dynamique assure uniquement une communication dite descendante.

Vous pouvez aussi aller encore plus loin dans le choix de votre outil. À la fois inclusif et participatif, Steeple est un outil phygital qui donne facilement accès à l’information. Sur l’écran tactile installé en salle de pause ou dans un espace de collaboration, sur mobile ou sur ordinateur, l’outil assure d’impliquer l’ensemble des salariés, même les moins connectés.

C’est une solution adaptée pour un chargé de communication, puisqu’elle va lui permettre d’engager toutes les membres de son entreprise grâce à des publications, sondages, messagerie instantanée et des modules informatifs ou de vie au travail.

#3 - Effectuer un suivi régulier des actions et résultats de l'équipe communication

Afin d'améliorer les campagnes de communication mises en place, un suivi régulier de leur performance est indispensable. Les outils de communication sont souvent accompagnés de tableaux de bord pour comparer les résultats. Mais il ne faut pas oublier d’ajuster la stratégie de communication régulièrement.

Ainsi, des réunions ponctuelles peuvent être un bon moyen d’avoir l’équipe dédiée rassemblée pour parler des actions déployées récemment. De cette manière, la communication interne va bien fonctionner au sein de l’équipe qui en a la charge également.

Pour conclure, l’équipe de communication interne va être le point de rencontre entre le top management et les collaborateurs. Pour cela, il faut instaurer un climat de confiance au sein de votre entreprise et commencer à élaborer une stratégie claire.

Cette dernière doit comprendre les enjeux à remplir et inclure chaque individu pour créer une belle cohésion. La création d’objectifs et des rôles à chaque membre de l’équipe de communication interne est un élément clé pour garantir sa réussite.