Communication interne
7 étapes pour réaliser un plan de communication interne
Un plan de communication interne apporte de nombreux avantages. Nul besoin de rappeler l’importance de la communication interne à l’entreprise. Aujourd’hui, un grand nombre d’entre elles souhaitent l’intégrer dans leur stratégie globale, mais n’obtiennent pas tous les bénéfices tant espérés. D’où l’importance de se munir de bons outils pour organiser sa communication interne !
👉 Organisez-vous grâce à la grille contributeurs ci-dessous 👈
Sans stratégie et plan de communication interne, il est en effet compliqué d’obtenir une communication interne de qualité. Nous vous dévoilons dans cet article les 7 étapes indispensables pour réaliser un plan de communication interne optimal ! 🚀
#1 – Pourquoi réaliser un plan de communication interne ?
L’époque à laquelle la communication interne se limitait à des messages de la direction à l’ensemble des acteurs de l’organisation est révolue.
Désormais, la communication interne englobe toutes les composantes de l’entreprise : direction, managers, collaborateurs… Et pour cela, elle a besoin de maintenir le cap et d’établir une stratégie de communication optimale. Cette stratégie passe donc par la réalisation d’un plan de communication interne.
Le plan de communication interne est une feuille de route nécessaire qui pose un cadre de travail tout en ayant des buts à atteindre. Il permet de diagnostiquer, d’organiser les objectifs de la communication interne, de déterminer sa cible, de choisir et de planifier les moyens à mettre en place, et de contrôler ensuite les actions mises en place. Toutes ces actions passent par des étapes bien définies.
#2 – Sept étapes pour réaliser un plan de communication interne
Etape 1 : comprendre les enjeux de la communication interne
Aujourd’hui, si les entreprises décident d’investir dans la communication interne, c’est parce que cette dernière peut répondre à un grand nombre de leurs problématiques :
- Garder les talents
- Plaire aux nouvelles générations souvent méfiantes du monde de l’entreprise et qui recherchent un certain niveau de qualité de vie au travail.
- Faciliter le recrutement grâce à un bon onboarding : 6 à 9 mois de salaire, c’est le coût moyen pour remplacer un salarié.
- Augmenter l’engagement de ses salariés
- Améliorer la communication managériale : créer du lien entre les managers et les collaborateurs
- Créer plus de lien entre les collaborateurs et les Ressources humaines
Cependant, la communication interne peut apporter encore plus à l’entreprise et à tous ses acteurs :
- Une culture d’entreprise enrichie
- Une marque employeur valorisée
- Des collaborateurs motivés
- Une amélioration de la qualité de vie au travail
- Un management révélé
- Un recrutement facilité
- Une amélioration de la productivité, et donc, du chiffre d’affaires
Connaître les avantages, et comprendre les différentes facettes de la communication interne (levier de qualité de vie au travail, de management, mais également de performance) vous permettra de convaincre votre Direction d’investir dans la communication interne et porter ce projet à vos côtés.
Etape 2 : réaliser un état des lieux
La création de votre plan de communication interne commence par un état des lieux. Posez-vous cette unique question : comment est gérée actuellement la communication interne de l’entreprise ?
L’état des lieux est une étape clé pour définir le budget et réaliser ensuite le plan de communication. Il vous permettra de poser les premières cartes, de lister les besoins pour améliorer la stratégie de communication interne, d’identifier les axes d’amélioration. Cette phase vous aidera à trouver les arguments pour convaincre la Direction d’investir dans la communication interne, dans un outil adapté et de définir le budget.
Envie de connaitre les avantages d’adopter un outil comme Steeple dans votre entreprise ?
L’état des lieux prend en compte plusieurs paramètres :
- La réalisation d’un audit : c’est l’étape ou le Chargé de communication doit prendre de la hauteur, faire une sorte de bilan pour comprendre les attentes des collaborateurs et ainsi avoir des bases solides pour la suite. Cette analyse permet d’établir des besoins pour améliorer la communication interne :
– ressources matérielles
– ressources humaines
– ressources de temps
– outil de communication nécessaire
– forces, faiblesses, opportunités et menaces de l’entreprise
- La réalisation d’un sondage : gardez-bien en mémoire que ce sont les collaborateurs qui sont la cible des actions réalisées et le moteur de la communication interne. Les réponses aux questions mettront en lumière leurs avis, et les axes d’amélioration à apporter ensuite. Le sondage est aussi un excellent outil si les collaborateurs souhaitent prendre davantage part à la vie de l’entreprise. Le Chargé de communication interne doit présenter le sondage comme un vecteur de changement positif et une forme de reconnaissance.
Etape 3 : définir un budget
Une fois la Direction convaincue de tous les avantages de la communication interne, vous pouvez alors définir le budget. En effet, comme pour la communication externe, vous avez besoin d’une enveloppe pour réaliser des actions de qualité.
Définir les coûts qui sont reliés à la réalisation du plan de communication interne vous permettra de travailler sereinement et d’éviter une mauvaise surprise.
Notre conseil ? Pensez au budget dès le départ, car il permet de penser à tout ce qui est nécessaire pour effectuer les actions de communication. Bien évidemment, le budget peut être remanié en fonction des changements et des nouveaux besoins, mais l’établir dès le départ vous aidera à avoir une meilleure vue d’ensemble.
Etape 4 : connaître sa cible
Dans une entreprise, chaque collaborateur à son propre bagage, son propre métier, sa propre expérience et des connaissances différentes. C’est là où est toute la complexité ! Il faut donc adapter votre façon de communiquer en fonction de la cible. Le plus souvent, deux collaborateurs veulent dire la même chose mais ne se comprennent pas car ils utilisent des mots différents. Ces situations arrivent régulièrement, créant de l’incompréhension et du conflit. Gardez en tête qu’il faut communiquer en ayant un message clair et en phase avec l’ADN de l’entreprise : la culture, les valeurs, la vision des fondateurs…
Vos collaborateurs sont vos premiers clients
Il est indispensable de prendre le temps d’étudier votre cible afin d’élaborer des actions efficaces par la suite. Par exemple, cela passe par la mise en place d’enquêtes internes afin de connaître les avis des collaborateurs, des entretiens avec la direction, des entretiens avec le service des Ressources humaines, pour lister les besoins des collaborateurs concernant la communication interne.
Identifiez dans un premier temps la cible qui pourrait être touchée et dans un second temps comment adapter votre communication en fonction du profil des collaborateurs ciblés (tranche d’âge). Par exemple, si vous vous adressez à un jeune collaborateur (18-30 ans), optez alors pour une communication interne 2.0. Vous aurez plus de chance de capter son attention.
Il n’y a pas de communication sans écoute active !
Etape 5 : définir les sujets à aborder
En fonction des objectifs liés à la stratégie choisie, un axe va alors se construire petit à petit. Ce dernier permettra d’orienter la ligne éditoriale et la création de message à diffuser.
Optez pour le planning éditorial, qui vous permettra de vous organiser au mieux, de ne rien oublier et de ne pas partir dans tous les sens. Plus précisément, il vous permettra de :
- choisir les thématiques et sujets à aborder en fonction des événements (saisonniers, fêtes traditionnelles, etc…)
- définir la fréquence de publication (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle…)
- créer un marronnier avec les sujets à associer entre eux
- définir le rôle de chacun : le calendrier éditorial facilite la répartition des tâches de planification des membres du comité éditorial.
Qui dit sujets à aborder, dit actions de communication à mettre en place et une “organisation” à établir.
Mais alors, comment marche le calendrier éditorial ?
Souvent établi sur une période de 12 mois par le comité éditorial, le calendrier éditorial permet de garder le contrôle sur la publication de contenu. Il est généralement partagé sur une plateforme collaborative pour que tous les collaborateurs puissent faire les modifications et avoir les mêmes informations en temps réel. Notre conseil : planifiez un brainstorming pour organiser au mieux le calendrier éditorial et distribuer les missions de chacun.
Certaines décisions importantes doivent être communiquées à l’ensemble des collaborateurs.
Par exemple, si l’entreprise compte mettre en place un nouvel objectif lié à la stratégie, effectue un changement de direction ou une restructuration dans les effectifs, alors les messages à faire passer sont essentiels. Les objectifs sont alors d’impliquer les équipes, à travers des messages sincères, et de leur redonner du sens au travail. Ces messages se doivent d’être clairs et transparents, en proposant des actions à mettre en place. Pour cela, il est nécessaire de trouver l’outil adapté pour communiquer à tous les collaborateurs.
Etape 6 : choisir le bon outil et les canaux utiles
Choisir un unique et bon outil
Vous avez envie de renforcer la vie de l’entreprise ? Vous ne savez pas comment définir les canaux et choisir le bon outil pour informer les collaborateurs ?
Ce n’est pas une surprise, la communication interne est un exercice délicat. Afin d’éviter les faux-pas et utiliser un seul et même outil, il faut d’abord connaître votre cible et ensuite adapter vos canaux en fonction :
- téléphone
- courrier
- intranet de l’entreprise
- réseau social d’entreprise
- tableau d’affichage papier
- écran d’affichage dynamique
Par exemple, Steeple est un outil collaboratif qui permet de mettre en place une communication interne optimale. L’idée est donc pour l’entreprise de se servir de cet unique outil, et d’utiliser les différents canaux de cet outil pour communiquer. Cela passe par des messages écrits via des fonctionnalités comme les publications ou la messagerie instantanée, mais aussi de communiquer en partageant des photos ou vidéos.
Choisir les canaux et supports
Pour une communication interne optimisée, profitez des réunions et des discours pour booster votre communication orale. Les messages s’adapteront en fonction de l’auditoire, et cela instaurera un dialogue entre les collaborateurs.
Vous préférez communiquer par écrit ? Privilégiez le journal interne ou la newsletter. Bien entendu, le choix des canaux dépend de plusieurs facteurs : les objectifs attendus, la cible souhaitée, le budget alloué…
Notre conseil : n’hésitez pas à innover dans vos supports pour capter l’attention de vos collaborateurs, comme par exemple avec une vidéo
Et pour les collaborateurs “non connectés” ? Il existe de multiples façons de communiquer avec cette cible. La communication orale est l’une des solutions possibles, avec, par exemple, des points d’échange entre managers et salariés. Cependant, la communication écrite reste le moyen le plus utilisé. Les collaborateurs non connectés apprécieront utiliser Steeple. Simple et facile d’utilisation, l’outil relayera efficacement les actualités de l’entreprise et permettra aux collaborateurs non connectés d’avoir le même niveau d’informations.
Etape 7 : mesurer
Est-ce que les collaborateurs sont satisfaits de la communication interne de l’entreprise ? Est-ce que l’outil utilisé est le bon ? Est-ce la bonne cible ? Autant de questions qui sont trop souvent sans réponses…
Le saviez-vous ? Mesurer la communication interne dans une entreprise est une étape primordiale pour connaître quels axes d’amélioration établir.
Prendre de la hauteur vous aidera à définir quels sujets ont eu le meilleur taux d’engagement de la part des collaborateurs. Alors comment mesurer les effets de votre communication interne ?
- Interrogez directement vos collaborateurs avec un sondage interne, avec par exemple un questionnaire pour savoir ce qu’ils pensent. Pour cela, suivez une bonne méthodologie pour proposer des questions pertinentes.
- Testez la maturité de votre communication interne à l’aide d’un audit. Il vous aidera à comprendre où vous vous situez dans votre stratégie de communication interne et d’avoir les bons arguments pour convaincre la direction d’investir.
Vous l’aurez compris, la communication interne joue un rôle majeur puisqu’elle a de réels bénéfices pour l’entreprise et l’ensemble de ses salariés. Le plan de communication interne permet de transmettre les informations aux collaborateurs à travers différents outils, offre une meilleure productivité, une meilleure cohésion d’équipe, augmente la motivation des salariés et instaure plus de confiance.
Pour réaliser votre plan de communication interne, il est essentiel de suivre les 7 étapes : comprendre les enjeux, définir le budget, réaliser un audit, bien connaître sa cible, créer un calendrier éditorial, choisir les bons outils, prendre le temps d’interroger vos collaborateurs et de vous ajuster. Ces éléments clés vous aideront à réaliser un plan de communication et à mettre en place une stratégie en béton !
Vous avez besoin d’un outil de communication interne et vous souhaitez le présenter à votre direction ?
