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Publié le 27/06/2021
Ce n’est plus un secret : l’adoption d’un outil de communication interne renforce les liens entre une entreprise et ses collaborateurs. Le sentiment d’appartenance augmente la fidélisation des salariés, ce qui améliore
- leur motivation
- leur implication
- et donc leur efficacité.
Depuis sa création en 2017, la solution Steeple accompagne des entreprises issues de multiples secteurs pour les aider à mieux communiquer :
L’outil inclut tous les collaborateurs à la vie au travail et de les tenir informés, mais aussi de centraliser les messages de communication interne pour mieux fédérer les équipes au quotidien.
Les inscriptions des collaborateurs, la modération des publications et commentaires mais également l’organisation des informations : avec Steeple, tout est simple et sous contrôle.
Vous voulez savoir comment c’est possible ? On vous dit tout dans cet article 🚀
#1 – Comment l'outil Steeple empêche les débordements
Tout accès à une communauté est contrôlé et vérifié
Un processus d’inscription verrouillé
Les invitations sont gérées par l’administrateur de la communauté qui remplit les invitations avec les noms et prénoms. Un système de notifications permet à ou aux administrateur(s) de prendre connaissance des demandes d’accès à la communauté.
Le SSO
Pour assurer une fiabilité à la gestion des comptes, Steeple présente un système d’authentification par matricule. Ce dernier est un identifiant unique à chaque salarié de l’entreprise. Cette authentification unique permet de gérer les comptes rapidement et automatiquement, mais permet aussi de s’assurer de l’identité de la personne avec son nom et son prénom.
Il n’y a pas d’anonymat sur Steeple
Vos collaborateurs peuvent simplement consulter l’écran tactile sans obligation d’inscription. En revanche, pour éviter toute confusion, un collaborateur souhaitant s’exprimer et interagir sur la solution doit s’inscrire avec ses nom et prénom, ainsi qu’une photo.
Le collaborateur reçoit une invitation ou demande l’accès à l’outil, puis entre dans le processus d’inscription et les modalités de création de compte. Ensuite, le collaborateur est véritablement invité à assumer publiquement son identité.
Dès le départ, le collaborateur est responsabilisé sur ses interactions avec ses collègues, la direction et les managers.
Une modération simplifiée
Steeple prévoit une modération par le(s) administrateur(s) de la communauté.
Le rôle d’administrateur consiste à gérer les accès et les sorties des membres de sa communauté.
Ils accèdent à l’interface d’administration de leur communauté, aux différents modules, catégories et sous-catégories. Ils peuvent inviter de nouveaux membres ou en supprimer, consulter les statistiques, etc…
Ils ont pour mission de veiller à la bienveillance et au respect mutuel dans les publications. Si nécessaire, ils peuvent modifier ou supprimer simplement et rapidement les publications ou les commentaires inappropriés.
Une catégorisation de l’information
Steeple va encore plus loin dans l’accompagnement du collaborateur puisque l’outil permet de catégoriser l’information.
En quoi cela consiste concrètement ? En créant une publication, le collaborateur choisit de l’attribuer à une catégorie, ce qui permet un partage d’informations hiérarchisé. Le collaborateur accède ainsi facilement aux informations qu’il recherche.
De plus, un système de contributeurs et de droit de publications existe pour attribuer le droit à certains collaborateurs de publier dans des catégories/sous-catégories identifiées.
Avec Steeple, vous avez deux niveaux de communication :
a) La communication dite descendante
La communication descendante est la communication initiée par la direction et les managers vers les collaborateurs. Elle vous permet de diffuser les informations institutionnelles.
Pour ce type de communication, vous pourrez désigner des administrateurs pour gérer les publications de certaines catégories et sous-catégories :
- direction
- managers
- CSE
- RH
Le reste des collaborateurs de l’entreprise peut juste commenter ou liker l’information.
b) La communication dite transversale
Dans le cas de la communication transversale, l’information est partagée entre tous les collaborateurs de l’entreprise, par exemple dans la rubrique "Entre Nous", qui permet à chacun de partager librement des informations :
- petites annonces
- partages
- covoiturage
- etc.
Vous l’aurez compris : la plateforme Steeple est facilement modulable et permet de veiller au bon respect de la diffusion des informations.
#2 – L’accompagnement Steeple : la clé pour éviter les débordements
Les 3 phases de l’accompagnement Steeple
L’outil Steeple prévoit des mécanismes pour éviter les mauvaises surprises. Néanmoins, il est essentiel de faire en sorte que chacun adopte dès le départ les codes et les bonnes pratiques de l’outil. C’est pourquoi l’accompagnement est aussi un pas vers une utilisation vertueuse de Steeple.
Notre accompagnement se déroule en 3 phases :
a) L'onboarding
Cette première étape démarre dès la mise en place de Steeple et dure un mois. Elle se décline en 3 réunions au cours desquelles le chargé d’onboarding vous présente Steeple, vous aide à définir une stratégie de lancement et forme les personnes identifiées comme futurs contributeurs.
b) Le coaching
Il s’agit d’un accompagnement sur-mesure avec un coach dédié. Votre coach fixe avec vous des objectifs réalisables pour améliorer votre communication interne et répond à vos questions sur l’utilisation de l’outil.
c) Le support client
En cas de difficulté technique avec la solution, la chargé de support client est à votre disposition. Il peut vous aider sur le fonctionnement des écrans tactiles ou encore la mise en place des communautés
Grâce à cet accompagnement, vous êtes normalement en mesure de prévenir les débordements sur Steeple. En outre, vous êtes à tout moment en relation avec des interlocuteurs qui peuvent vous aider dans la gestion de l’outil.
Pourquoi l’accompagnement est-il important ?
L’accompagnement Steeple est important car il permet de former à l’outil les chargés de communication, les managers et, de manière générale, l’ensemble des personnes impliquées dans l’animation de la communauté interne.
Il permet aussi de mieux expliquer aux collaborateurs l’intérêt de la solution. Vous avez toutes les cartes en main pour présenter les avantages de Steeple du point de vue du collaborateur :
- se tenir au courant de ce qui se passe dans l’entreprise
- participer à la vie de l’entreprise
- renforcer les liens entre les services et entre les collègues
- faire entendre sa voix
Suite à cet accompagnement, vous serez en mesure de former vos collaborateurs sur les bonnes pratiques de communication interne et de préparer une stratégie de communication interne efficace.
La finalité de l’accompagnement, c’est de faire en sorte que l’outil soit compris, bien perçu et bien utilisé, sans débordement.
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La communication interne offre de nombreux avantages à condition que les outils soient bien maîtrisés. Avec Steeple, les risques de débordement sont quasiment nuls car il est impossible de publier anonymement et les propos inappropriés sont faciles à modérer.
De plus, l’accompagnement Steeple permet de prévenir ce genre de dérives en sensibilisant les collaborateurs à l’utilité et aux bonnes pratiques de l’outil.
