Intranet vs. Steeple : quel outil pour votre communication interne ?

Aujourd’hui les entreprises veulent changer leur manière de travailler et améliorer leur communication interne. Pour cela, elles se tournent vers des outils de communication interne, et spécifiquement vers des outils de travail collaboratifs comme par exemple l’intranet ou des outils de vie au travail comme Steeple.

Avec le développement du digital, l’intranet est vite apparu comme un outil de travail nécessaire pour les entreprises.

• Qu’est-ce que propose réellement l’outil Intranet ?
• Comment peut-on le différencier d’un outil de communication interne phygital comme Steeple ?

C’est ce que nous avons souhaité comprendre dans cet article comparatif.

#1 – Qu’est-ce qu’un intranet ?

Un intranet est un réseau informatique déployé au sein d’une entreprise. Il permet aux collaborateurs d’avoir accès à des informations dans un environnement sécurisé. C’est en quelque sorte un point central sur lequel les salariés peuvent se connecter et consulter de l’information à travers différents documents. 

Depuis les années 90, l’intranet s’est fait sa place au sein des entreprises et a su se moderniser au fil des années. Selon l’étude de l’Observatoire Intranet et Digital working (2019), 78% des dispositifs intranet d'alors disposent de fonctions collaboratives.

À l’origine, l’intranet était utilisé pour la communication interne. C’était en quelque sorte un portail où les collaborateurs pouvaient retrouver une multitude d’informations. Beaucoup d’entreprises utilisent encore cet intranet d’origine.

Aujourd’hui, nous constatons une forte évolution avec cet outil puisque l’intranet se veut collaboratif. Regroupant de plus en plus de fonctionnalités. il présente des interfaces plus ergonomiques.

Il est enrichi avec un moteur de recherche, un calendrier, un organigramme, et un ensemble d’outils de travail qui permettent aux collaborateurs d’être plus performants au quotidien.

Beaucoup d’entreprises utilisent l’intranet "cloud", c’est-à-dire qu’elles effacent les limites des serveurs et permettent aux salariés de se connecter de chez eux. Nous pouvons donc parler d’intranet comme étant un outil de travail ou un espace de travail pluridisciplinaire pour :

• partager de l’information : flash info, chiffres de l’entreprise, organigramme, annuaire du personnel…
• partager des documents : procédures, formulaires…
• d’accéder à un agenda partagé rassemblant les événements internes importants
• mettre en place des visioconférences/audioconférences
• accéder à un espace RH pour poser ses congés, soumettre ses notes de frais…
• accéder au Comité d’Entreprise (CE)
• partager des sondages internes

Mais les entreprises se rendent compte que l’intranet est un outil efficace uniquement si son utilisation est simple et si les salariés le maîtrisent.

#2 – Qu’est-ce que Steeple ?

Steeple est une solution de communication interne phygitale qui change la vie de l’entreprise en améliorant sa communication interne. Steeple digitalise le tableau d’affichage en liège et le rend accessible de partout et pour tous, même pour les collaborateurs les moins connectés.

L’outil modernise la vie au travail et la rend plus dynamique. En plus de rassembler les collaborateurs grâce à de nombreuses fonctionnalités, il leur permet de créer plus de liens, de communiquer plus simplement et plus rapidement.

L’outil permet également de :

• réduire l’envoi d’emails en utilisant directement des fonctionnalités comme la messagerie instantanée ou les publications

• mettre en lumière les victoires de l’entreprise, comme par exemple les objectifs du mois atteints ou la création d’un nouveau produit. Célébrer les victoires permet aux différentes équipes d’avancer de façon positive
• évoquer les défaites de l’entreprise, même si elles sont minimes. En effet, communiquer sur une défaite permettra aux collaborateurs de se poser les bonnes questions pour avancer et réussir la prochaine fois
• favoriser la transparence au sein de l’entreprise. Les différentes équipes partagent leurs progrès, leurs succès, ce qui permet de communiquer à tout le monde au même moment et que chacun sache ce qui se passe dans l’entreprise
• Communiquer en temps réel via l’application mobile Steeple avec soi, même en déplacement

“L’utilisation de Steeple se fait majoritairement sur mobile car les salariés sont souvent en déplacement ou sur des chantiers.”

Antoine Rivens, Conducteur de travaux chez Waat

#3 – Intranet vs. Steeple

Quelle sont les différences entre un intranet - qui est un outil de travail collaboratif - et Steeple qui est un outil de vie au travail ?

#4 – Alors quelle solution choisir ?

Il apparaît que Steeple et l’intranet sont deux outils bien opposés qui sont utiles au quotidien pour des tâches et des besoins différents, mais qui sont similaires sur plusieurs éléments :

• l’accès à des documents comme l’organigramme
• l’agenda des événements internes
• les actualités de l’entreprise

Créer de l’interaction

L’intranet peut être une solution intéressante si vous souhaitez accéder à de l’information et à des documents de tous types :

• documents légaux, administratifs et techniques
• annuaire interne
• photothèque, vidéothèque
• tutoriels écrits ou vidéos
• chiffres/résultats de l’entreprise

La seule interaction que l’intranet peut susciter, ce sont les bruits de couloir suite à une note interne ou une annonce officielle générée dans l’outil. Si les salariés ont des questions ou veulent réagir à une annonce, ils ne pourront pas le faire via l’intranet et devront s’adresser directement à leur manager ou à la direction.

Steeple permet de générer des interactions en toute simplicité, avec des fonctionnalités comme les publications qui permettent d’informer en un éclair, les likes qui rendent plus vivante la communication interne ou encore les commentaires pour permettre aux salariés de :

• commenter des messages ou des annonces
• faciliter les échanges
• mentionner directement des collaborateurs
• les mettre en avant ou les remercier

Un outil multi supports

L’utilisation de l’intranet se fait uniquement via mobile ou ordinateur. La différence avec Steeple, c’est que l’intranet n’est pas un outil phygital, c’est-à-dire qu’il n’y a pas d’utilisation avec un écran tactile.

Steeple permet grâce à cet écran tactile d’attirer l’attention des collaborateurs ou de rassembler les salariés non connectés à l’heure de la pause.

Prenons l’exemple d’un agent de production dans le secteur industriel. Sur sa pause  quotidienne de 30 minutes, il peut se rendre en salle de pause et accéder à l’écran tactile, tandis que pour se connecter à l’intranet de l’entreprise, il lui faut un accès à un ordinateur ou à un smartphone.

Dans certaines fonctions ou certains secteurs, les salariés n’ont pas de téléphone ou d’ordinateur, d’où l’importance d’avoir un outil multi supports, comme Steeple, avec un accès à :

• la version mobile
• la version web
• au support physique avec l’écran tactile

L’implication des collaborateurs

Nous nous apercevons que les collaborateurs n’ont pas le réflexe d’aller sur l’intranet car il y a une masse d’informations et les utilisateurs sont vite perdus. De ce fait, la navigation devient difficile. C’est en quelque sorte une usine à gaz.

“Notre intranet est bien, on y trouve plein de choses. Mais on ne sait pas toujours les retrouver et il y a une multitude d’informations…”

Laurence, assistante administrative dans le secteur industriel

L’intranet implique les collaborateurs dans le sens ou des documents et informations leur sont proposés, mais l’outil ne leur permet pas de créer du lien avec des collègues, de publier un message à l’ensemble des collaborateurs, etc…

Par exemple, Nicolas aimerait proposer à ses collègues de créer une équipe de soccer. Malheureusement, il va avoir du mal à proposer son idée directement sur l’intranet.

Avec la solution Steeple, Nicolas va pouvoir proposer son idée via une publication. Ses collègues vont pouvoir à leur tour répondre ou liker la publication et interagir avec lui dans la conversation groupée sur la messagerie instantanée. Il va pouvoir animer le groupe, fédérer du lien et créer une équipe de soccer soudée.

D’autres fonctionnalités peuvent aussi impliquer les salariés, comme par exemple les sondages, puisqu’ils permettent de récolter les avis des collaborateurs en quelques secondes seulement. De plus, ils rendent les collaborateurs moteurs des actions liées à la vie de l’entreprise.

Communiquer une information en temps réel

Si l’intranet permet aux collaborateurs d’avoir accès à de nombreuses informations liées à l’entreprise, il ne permet pas de signaler une nouvelle information via l’outil. Les salariés doivent se rendre directement à l’outil. 

Avec Steeple, les collaborateurs ont accès à l’information en temps réel. En effet, chacun peut communiquer facilement en un clic depuis son smartphone, son ordinateur ou depuis l’écran tactile placé en salle de pause.

L’information est diffusée en temps réel et accessible à tous les collaborateurs, qui n’auront donc pas besoin d’attendre qu’une information s’affiche.

“Le mot d’ordre a été d’oser […] Grâce à l’outil, nous pouvons nous permettre de publier et d’interagir sans craindre le jugement des autres.”

Antoine Rivens, conducteur de travaux chez Waat

De plus, la messagerie instantanée permet de communiquer en temps réel avec ses collègues sur des sujets professionnels ou personnels. Elle est très pratique car elle permet de converser individuellement ou  en groupe, notamment avec des conversations par équipe, par projet, etc…

La messagerie instantanée a démontré qu’elle était indispensable depuis le début de la crise sanitaire avec la mise en place du télétravail. Échanger via la messagerie instantanée est pratique, rapide et permet de limiter le nombre d’envois d’emails. Pour assurer la gestion de crise, les dirigeants peuvent communiquer avec leurs équipes grâce à la messagerie instantanée.

Un accompagnement personnalisé

L’accompagnement est une des priorités de Steeple. Il démarre avec la création et la personnalisation de l’outil pour une totale correspondance aux besoins de l’entreprise : logo, couleurs, images, catégories…

Ensuite une formation et un accompagnement sont mis en place lors de la phase de lancement de la solution. La formation personnalisée vous permettra de découvrir l’administration de Steeple avant le lancement.

Dès le lancement de la communauté, une équipe de coachs et d’experts en communication interne aident l’entreprise à atteindre ses objectifs. Au programme :

• des conseils et un suivi du coach
• des suggestions de publications
• une synthèse statistique mensuelle aussi appelée météo Steeple.

Ensuite, des points d’avancement personnalisés avec des conseils sont mis en place tout au long de l’année, et une hotline est disponible 7j/7, 24h/24.

Mesurer l’impact de la communication interne

Il est difficile de mesurer l’impact et la réussite de sa communication avec un outil tel que l’intranet. En effet, sans des mesures comme des likes, commentaires, retours suite à un message de la direction, il est difficile d’engager les collaborateurs.

Steeple a pensé à tout avec l’interface d’administration de la communauté qui est utile pour fixer des objectifs et pour permettre de retrouver les statistiques facilement.

Steeple mesure l’efficacité de sa communication interne via des interactions comme le nombre de likes ou de commentaires sur les publications, mais aussi via la participation aux sondages et enquêtes internes.

Sonder les salariés sur la communication interne de l’entreprise permettra de connaître leurs avis et de connaître les axes d’amélioration. L’accompagnement mensuel avec le coach permet aussi d’avoir en plus de l’analyse des statistiques et des publications des conseils adaptés. Les coachs aident à mesurer, faire des analyses et à trouver des solutions.

Le coût de la solution

Le coût d’un intranet peut varier du simple au double en fonction de plusieurs éléments :

• la taille de l’entreprise, c’est-à-dire le nombre d’utilisateurs
• le type de la solution : clé-en-main, sur-mesure (personnalisation)
• si l’entreprise fait le choix de développer son intranet ou de l’acheter
• de la solution Cloud choisie
• du support et de la maintenance interne ou externe, des mises à jour…

Tous ces éléments ont un impact sur le coût d’un intranet. En moyenne, un intranet clé-en-main pour une entreprise de 200 salariés coûte entre 5 000 € et 20 000 € et un intranet sur-mesure coûte entre 30 000 € et 100 000 €.

Steeple propose quant à lui un coût moindre, car même si la solution est personnalisable, elle reste plus standardisée. L’attrait de la solution réside principalement dans l’interaction entre les collaborateurs et le partage d’informations.

Steeple propose une interface épurée et simple d’utilisation, avec une équipe produit toujours aux petits soins pour améliorer  l’outil. Dernièrement, les équipes ont mis en place la traduction automatique des publications. Elle permet aux entreprises internationales d’avoir directement une traduction des publications.

L’intégration avec d’autres outils et applications (API)

Si vous recherchez un point d’entrée vers des outils de travail, alors l’intranet collaboratif est fait pour vous. Ne l’oublions pas, l’intranet est avant tout un outil de travail qui permet aux salariés d’être efficaces.

Désormais, l’intranet renvoie vers des outils de travail ou de productivité et des applications utiles pour les collaborateurs, comme par exemple un accès direct à un Trello ou à des outils Google. C’est donc un outil qui recense l’intégralité des services liés au travail.

L’objectif de Steeple quant à lui est d’améliorer la vie au travail des salariés et donc l’efficacité de la communication interne.

Pour cela, l’outil aide à faire circuler l’information de manière fluide avec la diffusion de l’information en temps réel, mais surtout permet une communication descendante, ascendante et transversale. Il ne priorise pas sur la mise en avant d’outils de travail comme peut le faire l’intranet, même s’il est possible de personnaliser l’interface.

Une utilisation pour les collaborateurs non-connectés

“Près d’un tiers des salariés n’utilisent pas ou très peu les outils numériques de manière générale”.

D’après une enquête réalisée en 2017 par le CEREQ

Les salariés plus âgés ou qui occupent une fonction d’ouvrier dans le secteur agroalimentaire ou une fonction de personnel roulant dans le secteur du transport n’ont pas recours à un ordinateur. L’intranet ne s’adresse donc pas à tous les collaborateurs.

“L’intranet n’est pas adapté aux salariés qui ne sont pas connectés. Les collaborateurs en production ou sur le terrain n’ont pas forcément accès à un ordinateur”.

Clément Abassi, Responsable des ventes chez Steeple

Alors comment adapter sa communication interne à l’ensemble de ses publics et en particulier aux personnes déconnectées ? Comment garantir un traitement équitable à l’ensemble des collaborateurs d’une même entreprise ?

Steeple s’adresse à tous les collaborateurs et notamment aux salariés non connectés. Pratique, l’outil est disponible sur un écran tactile généralement placé dans un lieu de vie où les salariés se rassemblent et échangent comme par exemple :

• la salle de pause
• la salle de déjeuner
• le réfectoire
• la cafétéria, près de la machine à café, etc.

L’outil est également disponible en version web et en version mobile pour s’adapter à divers métiers et secteurs, et répondre à un grand nombre de besoins. La multiplicité des supports permet donc d’accueillir tout type de collaborateurs sur l’outil, et que tout le monde ait accès à l’information.

Il est essentiel de bien distinguer l’intranet, qui est un outil de travail de Steeple, qui est un outil de vie au travail. Il est important pour l’entreprise de définir ses objectifs avant de choisir son outil. Si cette dernière cherche un outil pour aider les salariés au quotidien, leur donner un accès à des outils internes comme la messagerie, l’agenda ou les tenir informés des actualités de l’entreprises et améliorer leur productivité alors l’intranet répondra à ces besoins.

Si l’entreprise souhaite améliorer l’efficacité de sa communication interne, impliquer les collaborateurs (même les moins connectés) en créant de l’interaction, les tenir informés des actualités en temps réel, diffuser des messages en toute mobilité, proposer des sondages et événements, mesurer les résultats de sa communication interne…

Alors Steeple répondra à vos attentes. L’intranet peut être un complément de Steeple pour la boîte à outils métiers.

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#5 – Combien coûte Steeple ?

L’objectif de Steeple rejoint des enjeux humains, d’engagement et d’accès à l’information au sein des entreprises. La communication interne est l’avenir, il faut donc passer par le choix d’un outil adapté aux besoins des entreprises.

Voici ce que propose Steeple :

• un grand nombre de fonctionnalités (gestion multi-communautés, brouillon et programmation, traduction automatique, catalogue de modules, messagerie instantanée, gestion des notifications, tableau de bord, accompagnement personnalisé…)
• une solution sécurisée (certification de sécurité, confidentialité des données, gestion des accès et des membres, authentification…)
• un support fiable et disponible (coach référent, suggestions de publication, communautés d'échange, support technique, chat support 5j/7…)

“Steeple propose un prix simple, sans surcoût ni surprises.”

Toute cette offre clé en main coûte 2€ HT/mois par salarié aux entreprises de plus de 100 salariés. Pour les entreprises de moins de 100 salariés, le forfait minimum est de 200€ HT/mois.