Communication interne
Le calendrier éditorial : un outil pour organiser sa communication interne
Le succès d’une démarche de communication interne passe par l’outil, mais pas seulement. Dans tous les cas, quelle que soit la solution choisie, c’est votre stratégie éditoriale qui fait la différence.
Or, pour faire passer les bons messages au bon moment, pour captiver et engager les collaborateurs, ça ne s’improvise pas. Il est essentiel de planifier vos publications. C’est pourquoi le calendrier éditorial est incontournable en communication interne.
Vous vous demandez quels sont concrètement les avantages du planning éditorial, comment le créer et surtout comment l’alimenter ? Nous vous partageons plusieurs éléments de réponse.
#1 – Pourquoi créer un calendrier éditorial ?
Le calendrier éditorial (ou planning éditorial) est un outil de planification qui répartit le travail (les tâches) à fournir sur les publications pour une période donnée.
Il est construit en cohérence avec la ligne éditoriale préalablement définie par le comité éditorial, puis partagé aux différents intervenants de la communication interne.
Concrètement, il se présente sous la forme d’un agenda dans lequel vous inscrirez :
- Les dates de rendu/publication de votre contenu
- L’état d’avancement des tâches
- La personne ou le service en charge
- Les plateformes mobilisées
- Plus généralement, toute information utile permettant aux personnes concernées de travailler efficacement
Il est intéressant d’y faire figurer les dates importantes pour communiquer (fête du travail, Noël, Nouvelle année, rentrée de septembre…). Ce sont des dates-clés sur lesquelles il est facile de trouver des idées de sujet et d’événements.
En planifiant, vous éviterez les trous d’air dans votre stratégie de communication interne. Et, le cas échéant, vous n’aurez qu’à décaler pour pouvoir rebondir sur une actualité chaude.
#2 – Quels sont les avantages du calendrier éditorial ?
Parmi les outils de communication interne, le calendrier éditorial est votre meilleur allié. Il garantit la régularité de publication, essentielle pour maintenir l’engagement des collaborateurs, mais aussi la diversité et la qualité des messages.
Sans calendrier éditorial, nous travaillons dans l’improvisation et sans vision d’ensemble sur la stratégie. La planification ne présente que des avantages :
- Organiser votre stratégie éditoriale en anticipant les périodes les plus intenses : vous pourrez ainsi anticiper du temps de travail et des ressources en prévision.
- Préparer et programmer à l’avance les communications qui peuvent l’être : si les publications sont planifiées, les personnes en charge de la communication interne peuvent préparer à l’avance les programmations qui ne relèvent pas d’une actualité chaude.
- Avoir plus de temps et donc moins de stress en cas d’imprévus de dernière minute : la planification doit aussi permettre de se laisser de la marge en cas d’imprévu. Par exemple, si vous vous êtes laissé un délai assez long entre le rendu et la publication, un léger retard ne mettra pas en péril votre calendrier de publication.
- Être plus efficace dans la gestion du temps et dans la manière de travailler
- Avoir une vision globale : la planification permet de se rendre compte de la pertinence et de la cohérence des actions de communication interne, par exemple elle aide à voir si vous sollicitez bien les différents services de l’entreprise.
- Rendre compte plus facilement à sa direction des intentions et du travail à réaliser ou déjà réalisé.
- Communiquer plus facilement avec les collaborateurs
- Impliquer d’autres acteurs de la communication interne (RH/Commerce/QSE/CSE…)
- Aider les membres de l’équipe à bénéficier du même niveau d’information : comme il s’agit d’un document partagé, chaque participant a accès aux mêmes informations.
- Développer le travail d’équipe
- Améliorer la productivité
#3 – Comment réaliser un calendrier éditorial ?
Ici, vous avez le choix ! Le calendrier éditorial est un outil interne. Donc, il n’y a pas de formule unique sur la forme. Sur le fond, il vous appartient, avec les membres du comité éditorial et les contributeurs, de définir les rubriques nécessaires pour assurer la régularité, la qualité et la variété des contenus.
Pour réaliser un calendrier éditorial, vous pouvez très bien opter pour une solution souvent adoptée par les grandes entreprises : l’utilisation de Google Drive avec un document Excel partagé.
Il conviendra de décider en amont quelles informations doivent apparaître (livrables, éléments-clés, dates, personnes dédiées, étapes,…).
En parallèle, chez Steeple, nous utilisons un autre document partagé : la grille contributeurs, qui permet à chacun de visualiser en un coup d’œil ce qu’il a à faire mais aussi d’avoir une vue d’ensemble sur les autres contributions.
Vous pouvez aussi utiliser des outils de planification comme Asana ou Trello ! Cette dernière application est la plus utilisée par les entreprises et permet de créer des cartes que chacun peut modifier, afin de remplir progressivement le tableau au fur et à mesure des accomplissements ou des éléments à fournir. On peut utiliser à sa guise un code couleur, intégrer des documents, ajouter des commentaires, taguer des collaborateurs et interagir facilement. En un coup d’œil, Trello permet d’avoir une vue d’ensemble !
Imaginez un grand tableau blanc, empli de post-its, avec sur chaque post-it le nom d’une tâche à faire et le nom du responsable. A ces posts-it’s, vous pouvez ajouter des photos, des pièces jointes, que vous puissiez ajouter des commentaires etc…
Exemple : un nouveau projet est lancé et une équipe se réunit pour faire un brainstorming. Dans leur espace de travail, les collaborateurs créent un nouveau tableau pour leur projet et changent de vue afin de pouvoir lister toutes les idées comme ils le souhaitent sans contrainte. Puis, ils peuvent facilement regrouper les cartes en listes, pour ensuite revenir à la vue Tableau pour mettre ces idées en action. Pratique, n’est-ce pas ?
Trello permet de travailler de manière asynchrone, de fixer des dates de fin de projet. Mais l’outil permet aussi de :
- Faciliter la communication avec le système de tag, la mention des personnes, prévenir qu’un projet est terminé etc…
- Réaliser du management visuel. Exemple : avec les étiquettes de couleur pour catégoriser une tâche ou une action/projet
- Organiser visuellement ce que vous voulez avec qui vous voulez
- Contrôler ses tâches, s’organiser individuellement et collectivement
- Personnaliser son profil : nom, prénom, photos
C’est un outil pratique pour réaliser un calendrier éditorial et qui permet de ne pas oublier des actions essentielles. Il crée de la transparence, de la responsabilisation et de la solidarité.
L’installation est simple : il suffit de créer son compte gratuitement, créer un tableau, des listes, des cartes, ajouter des membres et suivre des activités.
#4 – Créer un marronnier hebdomadaire type pour structurer votre calendrier éditorial
Le calendrier éditorial est un outil qui vise à faciliter la collaboration et fluidifier le processus de publication. Mais, au-delà de l’outil, le plus important, c’est de définir une stratégie éditoriale.
Vous ne savez pas trop quelle stratégie de publication adopter ou quels éléments mettre dans votre calendrier éditorial ?
Pas de panique, nous allons vous parler du marronnier hebdomadaire, avec l’exemple du CCEVV pour une stratégie bien pensée.
Le CCEVV correspond à Chiffres, Clients, Emploi, Veille, Victoires ! C’est une routine qui indique quel sujet aborder chaque jour. Il permet d’aider à la création de votre stratégie de communication interne, tout en évitant les pannes d’inspiration. Puisqu’il est cyclique et ordonné, toutes les personnes concernées pourront facilement publier ce contenu rituel.
Voyons comme cette méthode se décline en pratique :
- Le lundi, on publie les chiffres : par exemple, l’augmentation d’un pourcentage de vente des magasins de la semaine passée, le nombre de véhicules qui ont assuré une livraison (ou les kilomètres parcourus),…
- Le mardi, c’est le jour des clients ! On peut alors partager leurs retours, leurs félicitations et d’autres mots d’encouragement qui augmentent la confiance de toutes et tous !
- Le mercredi, partagez les offres d’emploi, pour améliorer la cooptation et la visibilité.
- Le jeudi, c’est jour de veille : avec ce condensé d’actualités, on partage des informations importantes liées à notre secteur d’activité (nouvelles régulations, nouvelles tendances, nouvelles opportunités).
- Le vendredi, on célèbre ensemble les victoires ! C’est très important. Selon Teresa Amabile dans le Harvard Business Review, c’est même l’un des “7 facteurs de réussite d’une entreprise, vecteur de productivité et de climat de travail positif”.
#5 – Utiliser un calendrier pour s’organiser avec le comité éditorial
La communication interne a vocation à impliquer tous les niveaux de l’entreprise. Il s’agit d’un projet transversal qui requiert la participation de la direction et des différents services.
Pour piloter le projet, il est nécessaire de mettre en place un comité éditorial. Ce comité a pour rôle de définir la feuille de route éditoriale et de valider les choix stratégiques du contenu sur l’ensemble des supports.
Il implique a minima un membre de la direction, un représentant du service QSE, un membre du service RH et une personne de la communication.
L’élaboration et le suivi du calendrier éditorial font partie des missions du comité éditorial. C’est lui qui garantit la régularité et la variété des informations. Excel, Trello, grille contributeurs, là encore, le choix du support est secondaire. Ce qui importe, c’est la disponibilité et l’accessibilité de l’information.
Une stratégie de communication interne performante demande de la régularité et de la diversité dans les contenus. Pour cela, la planification est essentielle. Le calendrier éditorial est le meilleur allié du communicant interne car il facilite la participation de toutes les équipes concernées et une dynamique de publication plus efficace.
Pour mieux vous organiser et planifier vos actions sur toute l’année, découvrez le Calendrier éditorial 2021 et impliquez les collaborateurs dans la communication interne de l’entreprise !
