Calendario Editorial, la herramienta indispensable para organizar tu comunicación

El éxito del enfoque de la comunicación de una empresa depende de muchos aspectos. Si seguimos la definición de comunicación interna, herramientas como Steeple son indispensables para mejorar la relación con los empleados. Sin embargo, requieren una buena planificación, ya que es la estrategia editorial la que marca la diferencia.

Para transmitir los mensajes correctos en el momento adecuado y cautivar a tu interlocutor no se debe improvisar. Es esencial planificar tus mensajes corporativos. Por eso, el calendario editorial es esencial en la comunicación de toda empresa.

¿Te preguntas cuáles son las ventajas de contar con un calendario editorial? ¿Cómo debes ponerlo en práctica, crearlo y alimentarlo? En Steeple tenemos varias buenas prácticas que te resultarán interesantes.

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#1 – ¿Por qué crear un Calendario Editorial?

El calendario editorial es un instrumento de planificación que asigna las tareas a realizar en cada mensaje de empresa dentro de un timming o período de tiempo determinado. Se construye de acuerdo con la línea editorial de la empresa, previamente definida, por la dirección o el departamento de marketing.

Posteriormente, se comparte con los equipos que intervienen en la comunicación de la empresa.

Se debe presentar como si de una agenda se tratara. Debe incluir:

• Fechas de presentación y publicación del contenido.
• Estado de la tarea.
• Persona o departamento responsable de su ejecución.
• Plataforma o medio por el que se realizará la comunicación.
• El resto de información útil que permita al personal y los equipos de trabajo ejecutar su función de forma eficaz.

Es interesante incluir las fechas importantes para tu comunicación: Día del Trabajo, Navidad, Año Nuevo, el comienzo del curso escolar, el lanzamiento de un producto, la inauguración de nuevas instalaciones… Estas fechas son clave, sirven para encontrar ideas originales y diferenciadoras en diversos temas y eventos.

Con un calendario editorial evitarás que existan largos periodos sin publicaciones dentro de tu estrategia de comunicación y te servirán de excusa para interactuar con tu audiencia.

#2 – ¿Cuáles son las ventajas de contar con un calendario editorial?

Para dinamizar una herramienta de comunicación interna o las redes sociales de la empresa, el calendario editorial es un gran aliado. Su principal función es regular los comunicados, esencial para mantener el compromiso de la audiencia, la diversidad de contenido y los mensajes de calidad.

Sin un calendario editorial, se trabaja a base de improvisación y sin contar con una visión global de la estrategia de la empresa. Contar con una planificación tiene muchas ventajas:

• Organiza tu estrategia editorial anticipando los períodos más intensos. Así, podrás anticipar el tiempo de trabajo y los recursos.

• Permite preparar y programar los contenidos. Si se planifican las publicaciones, los responsables de las comunicaciones pueden preparar el contenido y programarlo en función de la actualidad y el día a día de la empresa.

• Disponer de más tiempo y poder reaccionar mejor a los imprevistos. La planificación ofrece flexibilidad para reaccionar a los imprevistos. Por ejemplo, si tenías preparado anunciar un nuevo cliente de la empresa y, por algún motivo, la firma se retrasa, dispondrás de otros contenidos que puedan suplir este anuncio.

• Ganar eficiencia en la gestión del tiempo y en la forma de trabajar.

• Tener una visión global de todo lo que está por venir. La planificación permite ver la relevancia y la coherencia de las acciones de comunicación.

• Ayuda a toda la organización a estar al corriente sobre los asuntos importantes que afronta la empresa de forma coherente y organizada.

• Permite involucrar fácilmente a otros departamentos en las acciones de comunicación interna o externa de la empresa. Puedes compartir la planificación del contenido con terceras personas con suma facilidad, desde dirección, otros departamentos o agencias externas.

• Permite a todo el equipo estar al mismo nivel de información. Al tratarse de un documento compartido, todos tienen acceso a la misma información.

#3 – ¿Cómo se crea un calendario editorial?

El calendario editorial es una herramienta puramente interna. Por lo tanto, no hay una fórmula única en la forma de crearlo. En cuanto al fondo, le corresponde a las personas que definen la línea editorial de la empresa establecer las reglas que garanticen la regularidad, la calidad y la variedad del contenido.

Para crear un óptimo calendario editorial una de las herramientas más utilizadas por gran cantidad de empresas en España es un documento de Excel. En esta documento se puede establecer la información organizada en casillas y posteriormente ser compartido mediante Google Drive o One Drive de Windows.

Previamente, debe existir un consenso sobre los contenidos clave a nivel editorial: contenidos, fechas, personas dedicadas, pasos… Junto al calendario editorial también se puede crear un segundo documento, nosotros lo llamamos la tabla del contribuyentes.

Aquí indicamos de forma resumida y esquemática qué contenido corresponde a cada personas. Esto es importante si participan diversos actores en la comunicación interna de la empresa, como por ejemplo es el caso de un software de comunicación interna como Steeple.

Otras herramientas de planificación, como Asana o Trello, son ideales para ser utilizadas como sustitutos de la tabla del contribuyente. Trello, por ejemplo, es muy utilizado en empresas. Permite crear listas de tareas fáciles de adaptar que pueden moverse y asignarse en función del estado de cada tarea.

Permite usar códigos de colores, adjuntar documentos, añadir comentarios, etiquetar personas y compartir información. ¡Trello permite ver el panorama general con un simple vistazo!

Herramientas compartidas que te facilitaran las tareas

Un ejemplo del buen uso de Trello. En tu empresa creáis un nuevo proyecto y el equipo se reúne para hacer brainstorming. En el espacio de trabajo, creáis un nuevo tablero con el proyecto y un largo listado de tarjetas de diferentes tareas a ejecutar.

No hay límite, la cuestión es recopilar todas las ideas para posteriormente hacer una criba. Finalmente, se pueden agrupar fácilmente las tarjetas en listas, asignar cada tarjeta a las personas responsables de cada apartado. Práctico, ¿no?

Trello permite trabajar con deadlines, estableciendo fechas de fin de proyecto. Y, además:

• Dispone de un sistema de etiquetado que facilita la comunicación entre personas. Mencionando a personas, notificando que un proyecto está terminado…
• Categorizar las tareas de forma visual. Por medio de las etiquetas de color, Trello categoriza tareas, acciones o proyectos de forma visualmente atractiva y fácil de gestionar.
• Control total de tareas. Es útil tanto para la organización individual como colectiva.
• Perfil personalizado: nombre, apellido, fotos, contacto…

En definitiva, Trello es una herramienta práctica para organizar un calendario editorial, permite una buena organización y que las tareas no caigan en el olvido. Además, es transparente, asigna responsabilidades y es solidario. Al ser una herramienta SAS, no requiere siquiera instalación. Sólo con tener acceso a internet y un navegador es posible de usarlo. Sólo debes crear una cuenta gratuita, el tablón, las listas, añadir a los miembros y hacer seguimiento de su actividad.

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#4 – Crear una organización para estructurar tu calendario editorial

El calendario editorial es un instrumento que tiene como objetivo facilitar la colaboración y agilizar los procesos de publicación. Pero más allá de esto, el calendario editorial es esencial para definir una estrategia editorial.

¿No estás seguro de qué estrategia seguir o qué elementos poner? No te asustes. Vamos a hablar como lo hacemos nosotros internamente, esperamos que te sirva de ejemplo. La forma de estructurar el calendario depende del tipo de contenido a compartir. No es lo mismo utilizarlo para comunicación interna que para comunicación externa.

Nosotros, en Steeple, seguimos la siguiente estructura para nuestra comunicación interna de empresa:

Cifras, Clientes, Ofertas de Empleo, Novedades y Éxitos

Esta es nuestra rutina que indica qué tema se debe discutir cada día. Nos ayuda a crear una estrategia de comunicación interna, evitando equivocarnos como sucede cuando todo es improvisación. Como es cíclico y ordenado, todos los involucrados cuentan con una rutina de contenido.

Así funciona nuestro método:

• Los lunes publicamos informes con cifras. Es el día del aumento de las ventas, los kilómetros recorridos, las visitas realizadas a clientes, los lanzamientos que se van a realizar a lo largo de la semana…
• El martes es el día de nuestros clientes. Compartimos comentarios, felicitaciones, palabras que levanta el ánimo, la confianza en el proyecto…
• Los miércoles es el día de las ofertas de trabajo. Compartimos las vacantes de la empresa con los empleados para fomentar la visibilidad de las ofertas y los procesos de cooptación.
• Los jueves son los días de las novedades. Este día realizamos un resumen de noticias, compartimos información importante relacionada con nuestro sector de actividad, nuevos reglamentos, tendencias, oportunidades…
• Los viernes, celebramos los éxitos de la empresa. Es muy importante compartir los logros. Según Teresa Amabile en el Harvard Business Review, es incluso uno de los « 7 factores de éxito de una empresa, un vector de productividad y ayuda a lograr un clima laboral positivo ».

#5 – La comunicación interna, el calendario editorial y el comité editorial

Si has creado un calendario editorial para gestionar tu comunicación interna debes tener presente que su éxito depende de involucrar a las personas que conforman la compañía a todos los niveles. Se trata, por tanto, de un proyecto multifuncional que requiere la participación de la dirección y sus departamentos.

Para dirigir este proyecto con éxito, es recomendable contar con un comité o junta editorial. El papel de éste es definir la línea de contenidos y la estrategia a seguir en los diversos canales por los que comunicar. En este sentido, es recomendable que participen en este comité: miembros de la Dirección, RRHH, Marketing, Calidad, Riesgos Laborales, Responsabilidad Social Corporativa o el Comité de Empresa.

La elaboración y el seguimiento del calendario editorial es responsabilidad del comité editorial. Garantiza la regularidad y la variedad de la información. Para una buena organización y hacer seguimiento de las acciones, lo ideal es utilizar las herramientas anteriormente mencionadas: Excel, Trello, un Documento compartido… Lo importante es que la información esté disponible y accesible.

Una estrategia de comunicación interna eficaz requiere regularidad y diversidad de contenido. Para esto, la planificación es esencial. El calendario editorial es el mejor aliado de la personas responsable de comunicación corporativa, porque facilita la participación de todos los equipos interesados y una dinámica de publicación eficaz.

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