Mettre en place une stratégie de pre-boarding : comment et pourquoi

Première étape de la phase d’onboarding, le pré-boarding est essentielle pour maintenir le lien avec votre candidat avant son arrivée dans l’entreprise.

Le nouveau collaborateur s’attend à découvrir la culture de l’entreprise et à être accompagné. Malheureusement, le pre boarding n’est pas assez pris en considération dans les entreprises, ce qui n’est pas sans conséquences :

• Pourquoi accorder de l’importance à l’arrivée d’un nouveau collaborateur

• Comment le fidéliser afin qu’il soit bien présent lors de son premier jour ?

Nous avons réuni quelques idées à mettre en place pour réussir votre stratégie de pre boarding 🚀

#1 – Pourquoi le pre boarding est-il important ?

14% des entreprises ont déjà dû faire face à un collaborateur qui ne se présente pas lors de son premier jour en entreprise

D’après le Cabinet Robert Walters

L’absence de communication entre la promesse d’embauche et la date d’intégration fait partie des principales justifications du refus de se présenter le premier jour pour 35% des candidats interrogés par le Cabinet Robert Walters.

Prendre soin de son futur collaborateur avant son arrivée vous permettra :

• De réduire le risque qu’il ne change d’avis
• D'éviter qu'il ne décide finalement d’intégrer une autre entreprise ou de rester dans son entreprise actuelle pour un meilleur salaire/poste
• De gagner du temps sur toute la phase d’onboarding

Mais l’étape du pre boarding est essentielle pour plein d’autres raisons :

• Permettre au futur collaborateur de prendre connaissance des valeurs et de la culture de l’entreprise
• Commencer à l’intégrer à son équipe
• Le mettre en relation avec son futur manager et échanger sur ses futures missions
• Gagner du temps sur la partie administrative

Mais comment gérer cette période intermédiaire durant laquelle vous devrez maintenir le contact et commencer à créer des liens avec votre futur salarié que vous ne connaissez finalement que peu ?

#2 – Organiser une rencontre avec sa future équipe

Pour s’intégrer dans sa nouvelle entreprise, rien de tel qu’une rencontre informelle. Apprendre à se connaître autour d’un verre ou même d’un repas est idéal. Lorsque le premier jour arrivera, le candidat reconnaîtra ainsi des visages familiers et se sentira moins stressé. Il saura qui sont ses collègues et quelles missions leurs sont attribuées.

Nous vous l’expliquions dans notre article Boire un verre (ou plus) avec ses collègues, 60% des salariés estiment que l’afterwork est important pour le bien-être en entreprise. Ne négligez pas cette étape !

#3 - L’intégrer dans l’outil de communication interne

Vous utilisez un outil pour communiquer en interne ? Intégrez-y votre nouveau collaborateur avant son arrivée. Il pourra ainsi se familiariser avec l’outil, les habitudes de communication au sein de l’entreprise et les interactions entre les collaborateurs.

Il sera également au courant des sujets en cours avant son arrivée.  Par exemple, si l’entreprise utilise l'outil de communication Steeple, le nouveau salarié pourra :

• Avoir accès au fil d’actualité
• Découvrir toutes les publications et les communautés
• Prendre connaissance de l’organigramme,
• Découvrir la boîte à idées digitale
• Etc.

#4 - Pre boarding : prendre de l’avance sur la partie administrative

Il n’y a rien de pire que d'être submergé par la paperasse administrative quand on commence un nouveau travail. Le collaborateur sera déjà noyé sous les informations liées à l’entreprise et à son poste, évitez d’en rajouter avec des éléments qui peuvent être anticipés.

Ainsi, pensez à prendre contact en amont (par téléphone ou par mail) avec votre futur salarié. Vous pourrez lui envoyer son contrat pour qu’il prenne le temps de le lire, des informations liées à la mutuelle, etc. Il appréciera cette démarche.

#5 - Organiser une première journée d’onboarding

Profitez en amont pour lui annoncer le programme de sa première journée, voire de sa première semaine. C’est toujours plus rassurant de savoir à l’avance que notre emploi du temps sera bien chargé :

• rendez-vous avec le dirigeant ou le manager
• présentation des services de l’entreprise
• présence aux différents points hebdos, etc.

Le premier jour est important pour rapidement créer un sentiment d’appartenance et mettre à l’aise le salarié. Vous pouvez par exemple ajouter quelques actions dans son planning :

• un petit-déjeuner d’accueil (ou un déjeuner)
• une rencontre avec le parrain ou la marrainage pour lui apporter du soutien
• découverte du livret d’accueil
• découverte du planning des premières semaines
• une visite des locaux et des espaces communs (salle de pause, cantine, etc.)
• une rencontre avec le manager et la personne en charge de son intégration

#6 - Pre boarding : envoyer régulièrement du contenu sur l’entreprise

Et si vous pensiez à inscrire votre nouvelle recrue à votre newsletter ? Destinée à vos prospects ou clients, elle peut lui permettre de se faire une idée de la manière dont vous communiquez avec eux et la tenir informée de vos actualités.

Par exemple, chez Steeple nous présentons nos derniers articles et contenus téléchargeables dans notre newsletter l’Éclaircie. En lui envoyant régulièrement du contenu sur votre entreprise, vous gagnez du temps sur le processus d’onboarding et maintenez un lien régulier !

Vous l’aurez compris, intégrer correctement vos nouveaux collaborateurs est primordial. Mais cela commence bien avant le Jour-J. Vous devez maintenir le contact durant la période charnière entre la promesse d’embauche et la date d’arrivée afin d’éviter qu’on ne vous pose un lapin !

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