Recrutement RH : comment choisir le meilleur outil de cooptation

Le recrutement par cooptation et l’utilisation d’un outil de cooptation sont des pratiques de plus en plus fréquentes au sein des entreprises :

• Ils garantissent un recrutement externe de qualité dans les secteurs les plus concurrentiels ou en pénurie de personnel 
• Ils constituent un moyen efficace de compléter le recrutement interne avec des talents externes

Mais ce mode de recrutement par cooptation mobilise davantage les services des Ressources Humaines (RH) qui souhaitent : 

• Éviter de faire appel à des cabinets de recrutement onéreux 
• Réduire leur temps de recherche sur les réseaux professionnels comme Linkedin

Les enjeux sous-jacents pour les RH sont donc les suivants : 

• Attirer des candidats cooptés qui soient compétents et qui s’adaptent facilement à l’entreprise 
• Fidéliser ces nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise en augmentant le taux de rétention et en diminuant celui de turnover
• Répondre aux attentes et aux besoins en talents des différents services de l’entreprise

Cette démarche suppose pour les services de disposer des meilleurs outils RH disponibles afin d’atteindre leurs objectifs de recrutement, comme par exemple : 

• L'outil de cooptation, utilisé pour optimiser le recrutement externe
• L'outil de communication interne : il faut savoir diffuser en interne auprès de tous les collaborateurs des offres d’emploi attractives
• L'outil de mobilité interne, utilisé lors des phases de recrutement interne

Le choix d’un outil de cooptation par un RH s’avère donc décisif pour mener à bien le processus de recrutement externe et embaucher les meilleures candidats, qualifiés et fiables.

Vous trouverez listés dans cet article nos conseils pour choisir le meilleur outil de cooptation, c'est-à-dire complètement adapté à votre entreprise et à vos besoins.

#1 - Qu’est-ce que la cooptation en recrutement ?

Définition de la cooptation

La cooptation est une méthode de recrutement qui consiste à :

• Solliciter les collaborateurs de votre entreprise
• Les rendre acteurs du recrutement
• Les impliquer dans le choix des nouvelles recrues 

Lorsqu’un candidat (le coopté) est recruté par l’intermédiaire de l’un de vos collaborateurs (le coopteur), ce dernier est alors gratifié d’une prime de cooptation dont le montant varie généralement de 500 à 1000€.

La seule condition : que le contrat du coopté ne soit pas rompu durant sa période d’essai.

Le recrutement par cooptation se fait généralement en plusieurs étapes selon un processus prévu dans la charte de cooptation de chaque organisation. Le numérique via un outil de cooptation vient simplifier, fluidifier et accélérer ce processus de recrutement externe.

#2 - Recrutement : comment utiliser un outil de cooptation ?

➡️ Étape n°1 :  l’offre d’emploi est publiée par les RH sur votre outil de cooptation

Vous venez de publier une nouvelle offre d’emploi sur votre outil de cooptation (poste vacant ou création de poste) contenant les informations suivantes :

• L'intitulé du poste
• La fiche et les missions détaillées du poste
• La géolocalisation de l’emploi : utile pour les entreprises multi-sites ou les grands groupes internationaux
• Le type de contrat : contrat à durée indéterminée (CDI), à durée déterminée (CDD) ou en alternance
• Le profil recherché : les compétences professionnelles (hardskills) et sociales/comportementales (softskills)

➡️ Étape n°2 : la prise de connaissance de l'offre par vos collaborateurs

Vos collaborateurs sont notifiés/alertés dès qu’une nouvelle offre de cooptation a été publiée par le service RH. Les offres d’emploi en mobilité interne ou en cooptation se distinguent dans l’outil de cooptation grâce à un code couleur distinct. Tout comme le contrat de travail à la clé : CDI, CDD, alternance…

En un coup d'œil, vos collaborateurs repèrent les informations qui les aideront à cibler les futurs profils : soit dans leur entourage proche (famille, amis, anciens collègues…), soit au sein de leur réseau professionnel (via Linkedin par exemple).

➡️ Étape n°3 : le ciblage des candidats par vos collaborateurs

Vos collaborateurs sollicitent alors des profils appartenant à leur entourage proche ou à leur réseau professionnel. 

Il est bien évidemment possible de coopter des parents, ses amis, son/sa conjoint(e), ses ex-collègues. Mais cette pratique n’est pas tout le temps souhaitable d’un point de vue affectif. Votre entreprise doit encadrer précisément les règles de recommandation dans la charte de cooptation. 

L’idéal est de faire appel au réseau professionnel via un post classique (avec un lien un hyperlien ou la description de l’annonce) ou d’y rechercher les profils susceptibles de matcher avec l’entreprise et le profil recherché. 

Le futur coopteur réalise sa recherche sur Linkedin en ciblant :

• Le profil par mot-clé (ex : “développeur fullstack”)
• La géolocalisation du potentiel coopté (ex : “rennes” ou “bretagne”)
• Voire son niveau de relation (1,2,3) pour une question de confiance

Puis il entre en contact avec le profil ciblé. Nous vous conseillons d'ailleurs de fournir à vos  collaborateurs des exemples de messages d’approche personnalisés et structurés.

➡️ Étape n°4 : la recommandation du candidat sur l’outil de cooptation

Le potentiel coopté (un ancien collègue ou un membre du réseau professionnel) a donné son accord pour postuler à l’offre d’emploi. Il est temps pour votre collaborateur de recommander son candidat dans l’outil de cooptation. 

Par exemple, l’App Jobs de Steeple dispose d’une fonctionnalité intitulée “Je recommande” apparaissant sur chaque offre d’emploi. 

Le collaborateur y renseigne les champs de formulaire pour l’offre concernée :  

• L’identité du candidat : nom et prénom
• Les moyens de le contacter : adresse email et numéro de téléphone
• Le curriculum vitae du candidat ou le lien vers son profil Linkedin
• Un champs de saisie libre pour appuyer sa candidature et transmettre des éléments qui pourraient s’avérer convaincants dans le processus de sélection

➡️ Étape n°5 : vous enclenchez le processus de recrutement dans l’outil de cooptation

Votre collaborateur vient de renseigner le formulaire et d’envoyer sa recommandation. Vous réceptionnez immédiatement dans l'outil de cooptation la candidature et tous les éléments joints (dont le CV). 

Le processus de recrutement par cooptation est enclenché. Vous avez ont toute latitude pour gérer et suivre les candidatures à votre rythme. 

Un statut est donné à chaque candidature en un clic dans l'outil de cooptation : 

• Nouvelle candidature
• Candidature à l’étude
• Candidature acceptée
• Candidature non retenue

#3 - Utiliser un outil de cooptation en entreprise : que du win !

L’utilisation d’un outil de cooptation est à court terme le meilleur moyen de garantir le succès de votre recrutement externe. Cette pratique apporte des bénéfices à la fois à l’entreprise et aux collaborateurs.

Les bénéfices d’un outil de cooptation pour les entreprises

Tout d’abord, un outil de cooptation offre de nombreux avantages aux entreprises :

➡️ Structuration de la cooptation dans votre entreprise

L’intérêt qui est porté par les entreprises au recrutement par cooptation se traduit par : 

• La mise en place d’un programme de recommandations
• L’élaboration d’une charte de cooptation, qui fixe le cadre précis du recrutement en cooptation
• L’adoption d’un outil de cooptation

Les actions sont déclinées et structurées en campagnes de cooptation.

➡️ Centralisation des informations dans l’outil de cooptation

Vous centralisez les informations relatives aux candidatures et aux postulants dans un outil unique. Le recrutement par cooptation est un excellent moyen de réaliser du sourcing : les nouveaux profils sont souvent plus qualitatifs et diversifiés que ceux identifiés par d’autres canaux de recrutement. 

Il y a donc un intérêt à s’outiller correctement pour tirer parti du réseau professionnel de vos collaborateurs, ceux qui sont satisfaits par votre entreprise, sa culture et les valeurs défendues.

➡️ Réduction du coût et du temps de recrutement

Vous réduisez les coûts et le temps de recrutement : la candidature est créée, publiée, modifiée si besoin, diffusée auprès de l’ensemble de vos collaborateurs (voire désactivée lorsque le recrutement est clos) en quelques clics dans votre outil.

Le processus de recrutement peut débuter, la gestion des candidatures s’avère on ne peut plus simple. 

➡️ Amélioration de la communication interne

Grâce à votre outil de cooptation, la communication interne au sein de votre entreprise se trouve améliorée et fluidifiée : les coopteurs discutent avec le service RH et les recruteurs internes.

Les informations concernant les postes à pourvoir, les profils d’experts recherchés, les contours des postes circulent entre les employés, les managers et les RH. 

Les bénéfices de l'outil de cooptation pour vos collaborateurs

➡️ L’outil de cooptation au service de l’employee advocacy

Par l’intermédiaire du recrutement par cooptation, vos collaborateurs deviennent les meilleurs ambassadeurs de votre marque : ils font la promotion efficacement de votre marque employeur. Ce qui profite logiquement à votre stratégie d’employee advocacy.

➡️ L'implication accrue de vos collaborateurs grâce à l'outil de cooptation

Vous proposez une plateforme de cooptation ergonomique et simple à vos collaborateurs : ils accèdent ainsi facilement aux opportunités d’emploi et aux possibilités de cooptation de nouveaux talents.

Ce qui favorise le recrutement participatif au sein de votre entreprise et l’engagement de vos collaborateurs.

Dans le cas de la solution Steeple, le recrutement par cooptation se fait directement dans l’outil de communication interne, qui est accessible depuis un portail web ou sur une application mobile.

Notre outil de cooptation est disponible sur plusieurs écrans : ordinateur, mobile et même sur l’écran tactile interactif installé en salle de pause.

➡️ L’incitation financière, un argument à ne pas négliger

Devenir coopteur signifie dans certains cas obtenir une prime de cooptation. L'incitation financière est un levier sûr afin de dénicher des profils qualifiés et intéressants pour l’entreprise.

Mais ce n’est pas le seul moyen de récompenser les collaborateurs qui ont recommandé une nouvelle recrue : cela peut se faire par l’intermédiaire de bonus, de cadeaux, d’avantages divers.

Il est recommandé de valoriser les efforts de vos collaborateurs pour dénicher des talents même ces derniers ne sont pas sélectionnés par l’entreprise.

#4 - Comment choisir le meilleur outil de cooptation ?

Les fonctionnalités d’un outil de cooptation doivent répondre aux challenges qui attendent les services RH et les recruteurs internes et d'abord gagner en :

• Efficacité
• Performance
• Transparence

Un outil de cooptation doit offrir une excellente expérience utilisateur avec un service Support & Assistance réactif et efficace. 

Il doit s’adapter à chaque environnement de travail, aux besoins de chaque entreprise. Il est d’ailleurs important si besoin d’accompagner vos collaborateurs dans la prise en main de cet outil. Le succès de votre recrutement en dépend !

Un outil de cooptation doit posséder un nombre de qualités indispensables :  

• Simple
• Ludique 
• Ergonomique
• Interactif
• Collaboratif
• Fiable

Un outil de cooptation centralise les informations nécessaires à la collecte, à la gestion et au suivi des candidatures. La démarche de recrutement externe est simplifiée par l’outil de cooptation et plus particulièrement les étapes suivantes : 

• La publication de candidatures détaillées
• Le partage des offres de cooptation avec tous les collaborateurs sans discrimination
• L’ouverture et la fermeture des offres d’emploi
• Le dépôt de candidatures, de CV voire de lettres de motivation
• Le contact direct avec le coopteur via l’outil de communication interne pour l’informer de l’avancement des candidatures

#5 - L’outil de cooptation by Steeple : l’App Jobs

La mise en place d’un programme de cooptation en entreprise est l’occasion de créer de l’engagement collaborateur tout en musclant votre recrutement externe. Vous créez chez vos collaborateurs un sentiment d’appartenance et de la fierté.

Ils participent ainsi activement à la recherche et à l’embauche de nouvelles recrues au sein de votre organisation. 

Mais ce programme de recommandations serait vain sans l’appui d’un outil de cooptation performant et qui puisse impliquer l’intégralité de vos collaborateurs. C’est la clé du succès.

L'App Jobs, un outil pour faciliter le travail du service RH

Chez Steeple, nous savons que cooptation rime avec communication interne. Et qu’il est primordial de faciliter au maximum le travail des Ressources Humaines et des recruteurs internes. 

C’est pour cela que nous avons créé l’App Jobs. Cette application est intégrée à notre plateforme Saas de communication interne, accessible à la fois sur ordinateur, sur mobile et sur l’écran tactile installé dans les entreprises (en salle de pause ou dans le hall d’accueil par exemple). 

L’App Jobs est à la fois un outil de cooptation et un outil de mobilité interne. Un en clic, vous liez une offre d’emploi à un canal de recrutement : cooptation ou mobilité interne.

L’application Jobs se distingue des Jobboards et autres ATS par sa simplicité d’utilisation, ce qui en fait la meilleure alliée des RH :

• Les annonces sont renseignées et publiées en quelques clics
• Elles sont visibles par tous les salariés sur l’écran d’accueil de la plateforme de communication interne
• Vos collaborateurs sont notifiés et informés en temps réel
• Le processus de recrutement et les candidatures affluent dans l’outil à destination des RH
• La lecture des candidatures est rapide 
• Les échanges entre les coopteurs et les RH se font en toute sécurité sur notre outil de communication interne

Ainsi, pour résumer les apports de l’App Jobs dans le processus de cooptation :

• Les offres d’emploi éligibles à la cooptation sont l’ensemble des collaborateurs
• Les délais de recrutement sont réduits
• Les salariés cooptent un tiers en quelques clics
• Le versement de la prime de cooptation est simplifié
• Les performances et les résultats sont scrutés dans la plateforme Steeple
• Le plus important : votre recrutement par cooptation est réussi !