Dirigeants : pourquoi vous devez mettre en place une stratégie de cooptation

Dans un contexte de pénurie de candidats, la cooptation apparaît comme un moyen rapide et efficace non seulement d'attirer de nouveaux talents, mais aussi de fidéliser les collaborateurs déjà en poste.

D’ailleurs, ce constat est d’autant plus vrai dans les secteurs en tension (restauration, bâtiment, transports, etc.).

• Qu’est-ce que la cooptation ?
• Quels sont les acteurs concernés ?
• Quels sont les avantages et inconvénients de la cooptation pour chacune des parties prenantes ?
• Et comment mettre en place un programme de ce type au sein de votre entreprise ?

Voici les réponses à ce que vous devez savoir sur la cooptation.

#1 - Que signifie cooptation ?

Selon le dictionnaire Larousse, la cooptation est la désignation d’un membre nouveau d’une assemblée, par les membres qui en font déjà partie.

#2 - Qu'est-ce que la cooptation en entreprise ?

Aussi appelé recrutement participatif, ou encore parrainage, la cooptation est une méthode de recrutement qui permet à un salarié de recommander une personne de son réseau pour un poste ouvert aux candidatures.

Selon l’étude des techniques de recrutement de l'Apec réalisée en 2022, 45% des PME et 59% des ETI et des groupes pratiquent la cooptation 

Étude des techniques de recrutement de l'Apec réalisée (2022)

En d’autres termes, un recrutement par cooptation consiste à faire appel au réseau professionnel ou personnel des collaborateurs de l’entreprise.

#3 - Quels sont les acteurs d'une cooptation ?

Dans le cadre d’une cooptation, trois acteurs sont mobilisés : 

• Le service des ressources humaines (RH) qui diffuse l’offre d’emploi à pourvoir sur un canal externe et/ou un outil de communication interne.
• Les collaborateurs de l’entreprise, aussi appelés “coopteurs”. Dans le cadre d’une cooptation, les coopteurs peuvent dénicher le candidat idéal aussi bien dans leur réseau personnel (famille, amis) que dans leur réseau professionnel (ancien collègue, partenaire, etc.)
• Les candidats, aussi appelés les “cooptés”

#4 - Qu'est-ce qu'une prime de cooptation ?

La prime de cooptation est une récompense qui vise à encourager les collaborateurs à faire appel à leur réseau professionnel ou personnel afin de dénicher des talents, dans le cadre d’un recrutement au sein de leur entreprise.

Cette récompense prend souvent la forme d’une prime, mais il peut s’agir également d’avantages ou de cadeaux divers (chèque cadeau, expériences, invitation à un événement, etc.). 

Néanmoins, l’entreprise n’a pas l’obligation de mettre en place une prime de cooptation. Son instauration est au bon vouloir de l’employeur. 

💡 Bon à savoir

Si l’employeur décide de mettre en place une prime de cooptation, les conditions de sa mise en œuvre doivent être négociées avec le Comité social et économique (CSE).

Cet accord d’entreprise qui est à renouveler tous les 5 ans vise à clarifier les conditions d’attribution de la prime (montant, salariés concernés, etc.).

#5 - Quels sont les avantages de la cooptation ?

Les avantages pour l'employeur

La cooptation présente de nombreux avantages pour l’employeur. 

Tout d’abord, mettre en place un programme de recrutement par cooptation permet à l’employeur de réaliser de belles économies, et ce même si une prime est versée au collaborateur coopteur.

En effet, sachant qu’un cabinet de recrutement facture en moyenne 15 à 20 % du salaire brut annuel du candidat, la cooptation permet de réduire les coûts de recrutement, d’autant plus s’il s’agit d’un profil de type cadre. 

De plus, la cooptation a également des effets bénéfiques sur le turn-over.

Le taux de rétention des salariés cooptés après 2 ans était de 45 %, contre 20 % pour les recrutements classiques

Source : The Social Referral de Bill Boorman

La plupart du temps, les personnes cooptées n’auraient pas postulé d’elles-mêmes. La cooptation permet donc d’accéder au marché caché sans avoir recours à un chasseur de tête dont les frais peuvent atteindre 30 % du salaire brut annuel du candidat. 

Par ailleurs, la prime de cooptation n’est versée aux collaborateurs que si l’embauche est validée, ce qui les incite à présenter au recruteur une personne sérieuse correspondant au maximum au profil recherché.  

En diffusant, dans un premier temps, l’offre d’emploi en interne, le recrutement par cooptation évite à l’employeur de procéder au tri des candidatures puis à de nombreux entretiens d’embauche.

La cooptation représente donc un gain de temps pour l’employeur.

En moyenne, la durée d’un recrutement classique est de 60 jours, contre 20 jours pour un recrutement par cooptation.

Enfin, la cooptation renforce la marque employeur. En effet, en parlant de leur travail et en cherchant à convaincre des personnes de leur entourage de postuler à une offre au sein de leur entreprise, les collaborateurs deviennent de véritables ambassadeurs.

En résumé

Pour une entreprise, la cooptation permet de :

• réaliser des économies en réduisant les coûts et la durée des recrutements
• encourager les collaborateurs à dénicher eux-même de nouveaux talents
• accéder au marché caché de l’emploi en recrutant des personnes qui n’étaient pas en recherche d'emploi
• renforcer la marque employeur

Les avantages pour le coopteur

La cooptation bénéficie au coopteur pour deux raisons.

➡️ La récompense

Premièrement, si le recrutement et la période d’essai sont validés, le coopteur reçoit une récompense d'ordre pécuniaire ou sous forme d’avantage. Cette récompense motive d’autant plus les collaborateurs à faire jouer leur réseau afin de dénicher la perle rare pour le poste proposé.

➡️ Le sentiment d'appartenance

Deuxièmement, les collaborateurs d’une entreprise où un programme de cooptation est mis en place ont un sentiment d’appartenance renforcé envers leur entreprise. Ils comprennent que leur employeur a toute confiance en eux pour leur présenter de nouveaux talents.

Ce sentiment de confiance et d’appartenance renforce la fidélité des salariés envers leur entreprise.

Les avantages pour le coopté

Tout d’abord, rechercher des offres d’emploi, sélectionner celles en adéquation avec son profil, mettre à jour son CV, sont des étapes qui demandent du temps. Grâce à la cooptation, le candidat contourne ces étapes et passe directement à la case entretien devançant ainsi les autres candidats. C’est un réel gain de temps. 

De plus, en bénéficiant de la recommandation d’un salarié de l’entreprise, la candidature du coopté à plus de poids que celle d’un candidat anonyme.

27 % des français ont déjà été contactés pour être cooptés.
Étude CleverConnect et YouGov

Par ailleurs, en bénéficiant d’un recrutement par cooptation, les chances d’entrer dans une entreprise aux valeurs fortes et qui remporte l’adhésion de ses salariés sont maximisées. En effet, si un salarié recommande à une personne de son entourage de le rejoindre au sein de son entreprise cela signifie que celui-ci s’y sent bien et partage ses valeurs. 

Aussi, un manager accorde plus facilement sa confiance à une personne cooptée qu’à une personne totalement étrangère à l’entreprise. Ainsi, le coopté se sent à l’aise plus rapidement et des missions plus importantes peuvent lui être confiées.

#6 - Quels sont les inconvénients de la cooptation ?

Les inconvénients pour l’employeur

En embauchant des profils similaires aussi bien sur le plan professionnel que personnel, la cooptation a tendance à uniformiser les équipes. Or, disposer d’une équipe composée de profils variés et diversifiés offre de nombreux avantages :

• Diversité des compétences
• Ouverture d’esprit
• Créativité
• Multiculturalisme
• Etc.

Pour pallier cet inconvénient, il convient de coupler la cooptation à d’autres méthodes de recrutement.

Les inconvénients pour le coopteur

Recommander une personne pour un poste revient en quelque sorte devenir garant de ses compétences et de son travail. Dans le cas où l’expérience se passe mal, c’est la réputation du coopteur qui risque d’être impactée.

Avant de recommander une personne, il est donc important de veiller, non seulement, à ce que son état d’esprit et ses valeurs soient en adéquations avec celles de l’entreprise, mais aussi à ce que ces compétences correspondent à celles du poste visé. 

Les inconvénients pour le coopté

Avoir décroché un poste grâce à une recommandation d’un proche peut être source de stress. En effet, une pression peut se faire sentir de la part du coopteur qui joue sa réputation.

Si le salarié coopté échoue à son poste ou qu’il ne répond pas aux objectifs qui lui ont été fixés, l’image du coopteur pourrait être impactée.

De plus, dans le cas où l’expérience se passe mal pour le coopté, il peut être réticent à l’idée de démissionner ou de rompre sa période d’essai car il aurait développé un sentiment de loyauté à l’égard de son coopteur. 

#7 - Comment mettre en place une stratégie de cooptation ?

Établir un cadre et définir les objectifs du programme

Définir précisément les contours de ce processus de recrutement est essentiel. Pour ce faire, vous devez être en mesure de répondre à ces questions :

• Pourquoi mettre en place un programme de cooptation au sein de votre entreprise ?
• Qu’attendez-vous précisément de ce programme ? 
• Comment s’inscrit-il dans votre stratégie ?
• Comment envisagez-vous de mesurer les résultats ? Quelles KPI’s serait-il intéressant de suivre ?

Plus les réponses à ces questions sont précises, plus il est facile de communiquer sur cette nouvelle stratégie de recrutement auprès des équipes.

Enfin, au-delà de la stratégie, les modalités pratiques du programme doivent être également définies. 

• Quels postes sont concernés ? Tous les postes de l’entreprise ou seulement ceux relevant du statut cadre ?
• Comment les coopteurs seront-ils récompensés ? S’il s’agit d’une prime, quel sera son montant ?

Pour non seulement recevoir un maximum de candidatures, mais aussi pour diversifier les profils au sein de votre équipe, nous vous conseillons de donner l’accès à votre programme de cooptation à un nombre important de collaborateurs.

Construire le programme

Une fois les objectifs et le contour définis, place à l’organisation du programme. Voici les questions auxquelles vous devez apporter une réponse précise et concrète :

• Par quel moyen les offres d’emploi seront-elles diffusées ? Vous pouvez choisir de les diffuser par mails ou de les afficher, par exemple, sur un tableau d’affichage. La solution la plus pratique et la plus efficace est de les diffuser via un outil de communication interne. Ainsi, tous les collaborateurs ont accès aux offres d’emploi quel que soit leur emplacement. 
• Comment gérer le suivi des candidatures ?
• Qui sera le référent ?
• Les équipes RH sont-elles formées à la cooptation ? Même si elles le sont, un accompagnement spécifique est nécessaire pour les aider à faire face aux changements.

La formation des équipes RH à ce nouveau processus de recrutement est essentielle pour la réussite du projet.

Choisir un outil pour gérer l'ensemble du processus

Pour encourager les collaborateurs à s'engager dans la politique de cooptation, mieux vaut éviter de leur proposer un énième outil.

Il peut être intéressant pour l'ensemble des concernés (Direction, Ressources Humaines, salariés) de choisir d'un outil de cooptation ou d'une application qui permette de gérer l'ensemble du processus de cooptation telle que celle développé par Steeple : du dépôt de l'annonce, au dépôt de la candidature du profil coopté, jusqu'à la réponse donnée au candidat.

Ainsi, le processus est facilité pour l'ensemble des parties et le taux d'engagement des collaborateurs sera favorablement impacté.

Communiquer autour du programme

Pour rencontrer du succès, à l’instar d’un nouveau produit, votre programme de cooptation doit être connu de tous vos salariés. Pour ce faire, plusieurs actions peuvent être mises en place : 

• Informer les managers et les chefs de service de ce nouveau process en amont
• Rendre le programme identifiable facilement, en lui donnant un nom ou en créant un logo
• Diffuser l’information auprès de tous les collaborateurs et proposer des discussions pour répondre à leurs questions. Un collaborateur bien informé sera d’autant plus proactif autour de ce nouveau projet.

Faire vivre le programme au quotidien

Afin que la cooptation reste dans les esprits des collaborateurs bien au-delà après son lancement, communiquer régulièrement à son sujet est essentiel. Les nouveaux projets suscitent souvent un grand intérêt au moment de leur lancement mais celui-ci peut s'essouffler très vite quelques mois après.

65 % des recruteurs interrogés affirment utiliser un outil spécifique de gestion de la cooptation comme l’App Jobs de Steeple. 

Sondage Intotheminds

Pour éviter cela, une communication régulière est conseillée. Ainsi, vous pouvez opter pour la diffusion de messages ciblés via différents canaux (outil interne, réseaux sociaux, etc.),

Tout en veillant à varier leur format (flyers, vidéos, posts, etc.). 

Vous pouvez également créer des événements autour de la cooptation, tels que des déjeuners d’entreprise, des journées incentives ou des afterworks.

Cooptation en entreprise, ce qu'il faut retenir

La cooptation s’avère être une méthode de recrutement à la fois efficace et peu coûteuse. En contribuant à la création d’un trio gagnant entre recruteur, coopté et coopteur, la cooptation représente un levier de recrutement stratégique des entreprises. 

Vous souhaitez mettre en place un programme de cooptation au sein de votre entreprise ? Découvrez l’App Jobs de Steeple, l’application qui facilite la mobilité interne et la cooptation de vos collaborateurs. 

Vous souhaitez être accompagné sur la mise en place de votre stratégie de cooptation ou en savoir plus sur notre App Jobs ?