Communication interne : son rôle clé dans une démarche QSE

La communication interne dans une démarche Qualité Sécurité Environnement est primordiale, afin de communiquer sur des sujets sérieux, impliquer et sensibiliser les salariés.

La communication interne de l’entreprise est à l’origine sous la responsabilité de plusieurs services. C’est le cas notamment de la direction, le service communication ou bien le service RH.

Chacune de ses entités peut communiquer sur des sujets qui la concerne et travailler autour d’une stratégie collaborative de communication interne sur la même lignée. 

Mais de nouveaux services décident peu à peu de communiquer eux aussi auprès des collaborateurs et d’engager une communication interne plus inclusive. C’est le cas du service Qualité Sécurité et Environnement, communément appelé QSE.

Cette nouvelle manière de communiquer demande de la réflexion. Le service QSE doit s’adapter, changer ses codes et ses habitudes afin de trouver comment bien communiquer au sein de l’entreprise. Découvrez dans cet article comment la communication interne répond aux problématiques du service QSE.

#1 – Le rôle de la communication pour favoriser le service QSE

Le service QSE a des missions variées. Il doit mettre en œuvre et suivre la politique de qualité, de sécurité et d’environnement de l’entreprise. Pour mener à bien ses missions, il doit communiquer et diffuser des messages à l’ensemble des collaborateurs.

Mais alors, concrètement, quel est le rôle de la communication interne dans une démarche QSE ? Voici les différents sujets sur lesquels le service QSE communique au personnel :

• La qualité des produits fabriqués ou vendus 
• Les différentes actions menées en faveur de l’environnement
• La prévention sur la sécurité au travail et les équipements à porter
• Les nouvelles normes et réglementations
• Les différentes procédures à suivre

En effet, beaucoup d’informations doivent être évoquées auprès de toutes les équipes. Pour cela, le service QSE a besoin de toucher l’ensemble des salariés au même moment pour :

• Expliquer en détail certains sujets
• Diffuser des informations sur les missions du service
• Sensibiliser les collaborateurs sur diverses thématiques
• Lancer des sondages, jeux, quiz pour attirer l’attention 

Vous l’aurez compris, la communication interne dans une démarche QSE possède plusieurs enjeux et ne s’improvise pas. Elle permet de :

• Faire évoluer les procédés QSE de l’entreprise
• Dynamiser certaines actions QSE
• Instaurant une approche d’amélioration quotidienne

#2 - Démarche QSE en entreprise : les enjeux

Trois grands enjeux sont à prendre en compte :

• Convaincre : en attirant les jeunes talents qui ont les mêmes valeurs que l’entreprise mais aussi pour fédérer les collaborateurs à l’entreprise.
• Informer des actions mises en place, des actualités, etc.
• Sensibiliser les collaborateurs : en prévenant et en informant des dangers qui peuvent survenir, etc.

Souvent perçu comme un frein au développement de l’entreprise, le service QSE a mauvaise presse. À tort, car la prévention va de pair avec la performance. Elle participe à améliorer la Qualité de Vie au Travail (QVT) et donc d’augmenter la productivité.

Voilà qui prouve que la QSE n’est pas un frein et qu’il faut inévitablement communiquer sur ses missions.

Aussi, la qualité de la communication interne dans une démarche QSE impacte souvent la communication externe de l'entreprise. Pendant longtemps dissociées, les deux formes de communication sont désormais complémentaires. Une communication efficace au niveau interne permet de donner de nouvelles perspectives à la communication externe. À condition d’être bien utilisées.

Si les communications internes et externes de l’entreprise sont cohérentes et en adéquation, elles contribuent à son succès. Par exemple, une entreprise qui prône des valeurs écologiques attirera les jeunes talents.

De même pour une entreprise qui met en place des actions pour assurer le bien-être de ses salariés avec notamment des aides pour le port de charges lourdes. Ainsi, leur taux de turn over sera moins important que leurs concurrents.

#3 – La nécessité de communiquer via un outil de communication adapté

Pour avoir une communication interne efficace, il faut investir dans un outil adapté. Grâce à lui, le service QSE aura un appui pour communiquer et informer les collaborateurs, favoriser les échanges et récolter les avis des salariés. De plus, c’est un réel gain de temps pour le service QSE de se munir d’un outil.

Avec des moyens de communication interne performants, les missions du chargé de QSE seront simplifiées. Il pourra mettre en place des actions pour diffuser des informations, nouveautés et rappels sur les démarches, et impliquer les collaborateurs à différentes causes.

De ce fait, utiliser le bon outil lui assurera d’accroître sa communication afin de répondre à ses missions et enjeux. De plus, le service sera dynamisé, plus connu aux yeux des équipes, et ces dernières seront quant à elles mieux informées et engagées.

#4 - Service QSE : quels types d’outils mettre en place ?

Un outil de communication interne a de multiples objectifs : il permet de favoriser l’engagement des salariés, de les informer en temps réel, d’améliorer la qualité de vie au travail (QVT), de réduire le turnover, d’optimiser les performances mais aussi la rentabilité, etc.

Mais alors quels sont les outils utilisés dans les entreprises ? Comment choisir l’outil le plus adapté ? Traditionnellement et depuis de nombreuses années, la communication interne se résume pour beaucoup d’entreprises à un intranet, un réseau interne qui centralise les informations. Il est privé et accessible uniquement par les salariés.  

Le tableau d’affichage papier est encore très présent dans les salles de pause ou dans les couloirs des entreprises. Il affiche toutes les normes, réglementations, comptes rendus de réunions. Cependant ce dernier est souvent peu consulté par les collaborateurs. Les informations ont tendance à se multiplier, ce qui devient difficile à gérer au quotidien. 

Aujourd’hui, de nouveaux canaux de communication apparaissent et surpassent les outils traditionnels. Nous en avons sélectionné 5 canaux qui peuvent mettre en avant les actions du service QSE :   

Le tableau d’affichage dynamique

Il diffuse de l’information chaude sur les dernières actualités QSE. Mais cet outil a ses limites puisqu’il ne permet pas de communication transverse.

Le réseau social d’entreprise

À l'instar de Teams ou de Workplace, le réseau social d'entreprise propose plusieurs fonctionnalités, une messagerie instantanée, un partage de fichiers, des conversations téléphoniques ou en visioconférence.

Pratique pour le service QSE qui pourra partager des documents mais aussi effectuer des formations pour les équipes en visioconférence. Mais généralement ce type d’outil peut s’avérer coûteux et propose des fonctionnalités qui ne sont pas toujours utilisées.

Une newsletter interne QSE

Elle centralise les informations pour tous vos collaborateurs. Ce support permet de mieux communiquer sur les démarches, missions, évolutions de l’entreprise et donc du service QSE, avec pourquoi pas des témoignages.

Mais ce type d’outil reste limité à un certain nombre de salariés puisque par exemple le personnel terrain n’a pas toujours accès à un ordinateur, un smartphone ou une adresse mail professionnelle et donc ne reçoit pas la newsletter.

L’outil de communication interne Steeple

Les missions de l'outil Steeple ? Digitaliser le tableau d’affichage en le rendant accessible partout et pour tous grâce aux 3 versions disponibles :

• Le mobile
• Le web
• Le tableau d’affichage tactile, placé généralement en salle de pause

Les informations sont transmises en temps réel à l’ensemble des collaborateurs. Une messagerie instantanée, des publications et un panel de fonctionnalités font de l’outil un vrai atout pour améliorer la vie au travail et la communication interne.

Une solution de communication interne est un réel appui pour le service QSE. Il pourra l’appuyer dans ses missions quotidiennes et sensibiliser les collaborateurs de façon plus dynamique, accessible avec des interactions et échanges entre le service et les collaborateurs.

En panne d’inspiration ? Les experts Steeple ont rassemblé dans ce guide pratique des idées de messages pour le service QSE :