Pourquoi et comment adopter une boîte à idées digitale en entreprise ?

La boîte à idées est un outil trop souvent oublié, presque controversé, dans de nombreuses structures. Considérée comme obsolète ou inefficace par son apparence vieillissante, cette solution se révèle pourtant être un véritable symbole.

À la fois d’engagement, de participation et de contribution collective.

Découvrez toutes les raisons d’adopter l’incontournable boîte à idées digitale puis suivez nos conseils pour vous adapter au tournant digital.

#1 - Pourquoi disposer d’une boîte à idées en entreprise ?

La boîte à idées en entreprise : avantages et enjeux pour l’entreprise et ses salariés

L’installation d’une boîte à idées en entreprise, ou boîte à suggestions, comporte de nombreux avantages pour les collaborateurs. Elle leur permet de partager leur feedback et d’apporter de nouvelles idées afin d’améliorer l’activité ou le fonctionnement de la société.

C’est un outil de communication interne simple et efficace. Assurant également la pérennité de l’entreprise, il représente un réel intérêt pour l’ensemble des acteurs.

Du côté du personnel, la boîte à idées permet de :

• Faire connaître ses intentions, son avis. Chaque salarié est encouragé à partager ses idées ou son feedback sur des thématiques précises.
• Se sentir valorisé et écouté. La participation des collaborateurs dans la communication interne, renforce leur implication pour la réussite de l’entreprise. En étant véritablement écoutés puis engagés dans son développement, les salariés sont davantage motivés, épanouis et productifs.
• Participer à l’amélioration de l’entreprise. Avec la boîte à idées, les collaborateurs sont eux-mêmes à l’origine de nouvelles idées pour booster les performances de l’organisation. Cela renforce considérablement leur sentiment d’appartenance et leur fidélité.

Du côté de l’entreprise, cet outil de communation est idéal pour :

• Sonder facilement l’ensemble des équipes. La boîte à idées en entreprise est une des solutions de communication interne les plus simples pour récolter les feedbacks et les suggestions. Avec cet outil, les salariés de toutes les équipes peuvent prendre librement la parole.
• Améliorer les performances de l’entreprise. Dans certaines situations, les collaborateurs sont ceux qui sont les plus touchés par les problématiques de fonctionnement. Ils sont donc les acteurs les mieux placés pour comprendre et fournir des avis pertinents. Ainsi, en répondant aux suggestions évoquées par les salariés, l’entreprise peut booster ses performances.

Selon une étude menée par Paccioli, "une entreprise est 43% plus productive que la moyenne lorsque les salariés sont épanouis. On estime que ses collaborateurs sont en moyenne 86% plus créatifs et fournissent 65% plus d’énergie dans leur activité".

Tout compte fait, la boîte à idées en entreprise établit un rapport gagnant/gagnant pour une communication interne efficace et collaborative.

Choisir la boîte à idée digitale en entreprise

Au sein des entreprises, on distingue deux modèles de boîte à idées : le format physique et l’outil digital.

La boîte à idées physique a connu un grand succès pendant de nombreuses années. Ayant vu le jour dans les années 1920, il s’agit d’un des premiers outils dédiés au feedback des collaborateurs.

Il est vrai que cette boîte à idées traditionnelle est avantageuse pour l’engagement et la motivation des salariés. Cependant, elle n’est pas vraiment pratique, puisqu’elle ne facilite pas la récolte des données.

Pour que cette méthode soit efficace, elle nécessite la mise en place plusieurs boîtes dans l'entreprise, une seule n’étant pas suffisante. C’est notamment le cas pour les grands groupes ou les entreprises en multi-sites. Le traitement des idées récoltées n’est donc pas optimisé.

Il faut rassembler tous les bulletins, les lire, les trier et les classer, sans compter que ces bouts de papier peuvent se perdre facilement. De plus, les données n’étant pas sécurisées, les résultats obtenus ne sont pas très justes ni pertinents.

Désormais, cette boîte en carton a été mise de côté, remplacée par des solutions plus pratiques.

Il existe maintenant des boîtes à idées digitales largement plus efficaces et simples d’utilisation. Ce type d’outil de communication interne rend l’indicateur plus collaboratif et accessible en deux clics par l’ensemble des collaborateurs. Cette version permet de traiter les données simplement et rapidement.

La collecte est optimisée, sécurisée, et les feedbacks sont rassemblés sur un seul et même support. Ainsi, il est plus facile d’effectuer un rapport complet des suggestions récoltées et de pouvoir y répondre.

La boîte à idées physique a aujourd’hui majoritairement été remplacée par une boîte à idées digitale.

#2 - Comment mettre en place une boîte à idées digitale en entreprise ?

La mise en place d'une boîte à idées digitale en entreprise est un véritable coup de pouce pour améliorer la communication interne. Cela, notamment grâce à l’intelligence collective. Le déploiement de cet outil est généralement à la charge de la direction, du service RH ou du service Communication.

Simple d’utilisation, la boîte à idées digitale nécessite cependant d’être dirigée et animée par certaines équipes dédiées. Cela afin de garantir une utilisation optimale et des résultats pertinents. 

Il est primordial d’annoncer la mise en place d’une boîte à idées digitale en entreprise. En invitant les collaborateurs à y participer, vous profiterez au mieux des avantages de l’outil.

Les personnes en charge de la boîte à idées doivent notamment transmettre :

• Les instructions d’utilisation avec des exemples concrets,
• Créer les grandes catégories pour conserver une structure efficace, 
• Indiquer précisément la thématique en cours pour obtenir un feedback efficace. 

En expliquant l’utilisation et l’intérêt de la boîte à idées, les collaborateurs auront envie de partager leurs suggestions.

Le module Boîte à idées digitale de Steeple

La solution de communication interne Steeple propose une large bibliothèque de modules pour personnaliser et améliorer votre communication. P

armi ces modules, une boîte à idées digitale est disponible sur les versions web et mobile ainsi que sur le tableau tactile. 

Véritable outil collaboratif, c’est la solution idéale pour consulter et impliquer facilement l’ensemble du personnel sur des sujets clés. En permettant aux salariés de faire remonter leurs suggestions, vous favorisez la motivation et l’engagement de vos collaborateurs.

Ces derniers se sentent écoutés et seront par conséquent davantage concerné par les besoins de la société.

Ainsi, notre module développe plus largement la culture de l’innovation participative et instaure un climat de confiance dans l’entreprise. Les salariés prennent la parole, permettant à l’ensemble des équipes de l’entreprise d’avancer dans le même sens.

"92 % des collaborateurs très engagés au travail se sentent entendus, contre 30 % des salariés désengagés" selon une enquête de Workforce Institute.

Avec Steeple, chaque collaborateur peut partager facilement et librement ses idées. À la fois le personnel terrain, les salariés les moins connectés ou encore ceux qui se trouvent en télétravail !

Des fonctionnalités nombreuses, pour impliquer l’ensemble des collaborateurs

Le système de points fait la différence entre la boîte à idées Steeple et les autres outils du marché. Chaque collaborateur a la possibilité de remporter des points à chaque participation, selon un système de gamification.

Plus il participe, plus il gagne des points, plus il remonte dans le classement Top Contributeurs. Cette solution permet de créer un véritable engagement, mais aussi de valoriser leur participation. Steeple favorise ainsi la motivation des collaborateurs.

À travers la contribution des salariés, notre boîte à idées digitale peut être d’une grande utilité pour de nombreuses équipes. Le service Communication peut l’utiliser pour obtenir des suggestions de lieux ou d’activités pour un prochain évènement interne. 

Pour le service des Ressources Humaines elle permet de récolter le feedback des collaborateurs. Que cela soit sur une formation qu’ils ont passé ou pour des idées afin d’améliorer les conditions de télétravail.

Enfin, le service QSE peut également profiter de ce module, idéal pour avoir l’avis des salariés. Sur les nouvelles réglementations en lien avec la sécurité par exemple, ou pour récolter leurs idées concernant le recyclage et l’écologie en interne.

Avec Steeple, chacun peut créer une boîte à idées digitale sur des thématiques précises et pertinentes pour l’avenir de l’entreprise. Qu’attendez-vous pour solliciter vos collaborateurs à travers un outil collaboratif et ludique ? N’attendez plus, choisissez Steeple.

Maintenant que vous connaissez notre boîte à idées digitale, découvrez le guide retraçant les 10 raisons d’adopter Steeple dans votre entreprise :