5 pasos para comunicar un Evento de Empresa

Para el éxito de tu evento interno, es esencial que te comuniques bien con tus empleados. Antes, durante e incluso después de que el evento termine. Aquí hay una lista de 5 pasos a seguir para evitar encontrarse con 3 personas en vez de las 45 que se esperaban.

Responsables de RRHH, ¡depende de vosotros!

#1 - Convocatoria de votos

Es un hecho, los eventos internos contribuyen al bienestar de tus empleados. ¡Siempre y cuando les guste! Una mala cita, un lugar demasiado lejos, un horario ocupado, una actividad inaccesible… muchas son las razones que pueden empujar a tus compañeros a negarse a venir, o a retroceder. En este caso, el evento es un fracaso y el objetivo no se logra.

Para estar seguros de proponer un momento que encantará a los equipos, no dudes en pedirles su opinión de antemano. Para ello, puedes crear encuestas a través de la herramienta de comunicación interna. Elección del tema, formato, ubicación, pero también recopilación de registros.

En resumen, ¡haz que participen!

#2 - ¡Compartir y volver a compartir la información!

Sí, los fundamentos de la comunicación también se aplican internamente. Tomemos un ejemplo concreto: organizas un seminario y traes a un ponente clave para la empresa. Digamos que Barack Obama y su director de comunicaciones, Robert Gibbs.

Sí, pensamos en grande en Steeple. Un momento que muchos de los empleados no se perderían por nada del mundo, y, sin embargo, tan fácil de perder si la información no les ha sido comunicada adecuadamente.

Para evitar esto, el evento debe ser retransmitido más de una vez. Con varios días o incluso semanas de antelación, a diferentes horas del día y en diferentes formatos. Asegúrate de que toda la información necesaria (fecha, lugar, agenda, etc.) se comunique en un medio accesible para todos, a través de tu herramienta de comunicación interna, por ejemplo.

#3 - Haz algunas bromas

Hacer un recordatorio 24 horas antes del evento es una buena manera de ahorrarte el «ah miércoles, ¿eso era hoy?!», de tus empleados. Bueno, tal vez no todos… ¡Pero al menos una buena parte de ellos! Se puede hacer de varias maneras.

A través de la función de cuenta atrás de la herramienta interna, si la tienes, por correo electrónico (pero más intrusivo), en persona (pero más largo), etc.

Un recordatorio es también una oportunidad para bromear. Dependiendo del tema, hay muchas posibilidades:

• Enviar el video de una conferencia previamente dada por el ponente,
• Da una pista sobre la actividad sorpresa de formación de equipos que estás reservando,
• Anuncie el menú de la comida que se va a servir,
• Crear una prueba sobre el tema a tratar,
• Revela algunas lecciones que pueden ser aprendidas…

La idea no es rogar a los equipos para que participen en tu evento, sino demostrar que se equivocan al perdérselo.

#4 - Cubrir el evento

¡Eso es, es el Día! Os animamos a que toméis y compartáis las fotos del evento. ¿Por qué deberías hacer eso? Para crear recuerdos, para hacer que el evento cobre vida con el tiempo y para animar las noticias de tu empresa.

Esto también te permitirá hacer que los ausentes quieran unirse al evento, o al menos participar en el próximo. Por ejemplo, puedes hacer un post en tu herramienta de comunicación interna con unas cuantas fotos del momento que pasáis todos juntos. Tus compañeros también podrán participar compartiendo sus fotos, vídeos o comentando las publicaciones!

Todas estas pequeñas interacciones ayudan a tejer aún más el vínculo entre los equipos. Tienes todas las de ganar al promover el intercambio y la colaboración.

#5 - Planificar el próximo evento

Estos eventos internos dan vida a la oficina y generalmente son muy apreciados por los equipos. Son momentos de unión que contribuyen a la calidad de vida en el trabajo. ¡Puedes aprovechar esta oportunidad para anunciar la fecha de la próxima cita! Esto también mostrará qué le das importancia a este medio de comunicación y que no ha sido una excepción.

Un evento de éxito es tan bueno como la comunicación. Por lo tanto, le invitamos a repetir los pasos anteriores cada vez, ya sea el aniversario de la empresa, una actividad de creación de equipos o simplemente una copa con los colegas.

Como habrás comprendido, la comunicación de tu evento es esencial para su éxito y no es necesariamente sinónimo de acciones complicadas, que consumen energía y tiempo.

Validar todos estos pasos de comunicación con una sola herramienta, ¿cómo suena eso?

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