Herramientas y Check-list indispensables para la comunicación interna

« Dime, Pablo, ¿Podrías programar esta publicación rápidamente para mí? Necesito comunicar algo a cerca del nuevo proyecto es urgente. » 

¡Definitivamente no es fácil organizarse en las misiones de comunicación interna! Cuando se producen periodos intensos y se acumulan tareas “minúsculamente” variadas y urgentes, además de los logros diarios, ¡No se sabe por donde empezar! Y aunque nuestro ordenador se parezca a un árbol de Navidad lleno de Post-it, la atmósfera no es necesariamente la mas festiva.   

¿Tienes un equipo bien construido y eficiente para apoyarte en tu comunicación interna?, pero ¿te encuentras en una situación mas enrevesada que un cubo de Rubik? ¡Puede ser porque no usas las herramientas adecuadas a diario!

Como podéis ver, Steeple se ha arremangado para preparar la mejor caja de herramientas de comunicación interna para vosotros. Y así, permitiros optimizar tiempo y eficiencia. 💪

#1 - El calendario editorial: una herramienta para organizar la comunicación interna

La comunicación interna incluye todo lo que se dice y comparte dentro de una organización. Como función, su objetivo es seleccionar, habilitar y asesorar sobre las mejores prácticas para que las organizaciones se comuniquen de manera efectiva y eficiente.

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¿Por qué crear un calendario editorial?

Entre las herramientas de comunicación interna, el calendario editorial es tu mejor aliado. Es una agenda en la que tendrás las fechas en las que tu contenido será publicado. Podrás controlar también, los elementos hechos y por hacer, las plataformas movilizadas, las fechas clave para comunicarte. ¡Así es mas fácil enterarse de las noticias! 

Las ventajas del calendario editorial son múltiples. Podrás organizarte mejor anticipando los periodos más intensos, programando y preparando por adelantado las comunicaciones. Entonces tendrás más tiempo (y menos estrés), para centrarte en imprevistos de ultima hora.

También es una herramienta crucial para establecer la estrategia. Tendrás una visión global, y así serás más consciente de la importancia de tus acciones de comunicación interna.

Esto facilita la comunicación las intenciones y el trabajo que tienes a la dirección. Por ultimo, ayuda a que todos los miembros del equipo se beneficien del mismo nivel de información, lo que es esencial para el trabajo en equipo y la productividad. 

¿Cómo hacer un calendario editorial?

¡Aquí puedes escoger! Para crear un calendario editorial, se puede optar por una solución a menudo tomada por muchas empresas. La utilización de Google Drive con un documento de Excel compartido. Sera necesario decidir de antemano que información debe aparecer(fechas, personas, claves…).

También puedes usar Trello. Esta aplicación permite crear fichas que cualquier persona puede modificar, con el fin de rellenar progresivamente la tabla, a medida que se completen las tareas. Puedes usar un código de colores, integrar documentos y ¡todo lo que quieras!

En fin, hay muchas alternativas como Airtable, Asana o Avaza. En resumen, has entendido que necesitas tener una solución dedicada a la gestión de proyectos dentro de tu comunicación interna. 

Estructurar tu calendario editorial

¿No estas seguro de que estrategia de publicación adoptar o que elementos poner en tu calendario editorial?. No te asustes, vamos a hablar de esto con el ejemplo de CCEVV para una estrategia bien pensada. 

El CCEVV corresponde a Cifras, Clientes, Empleo, Vigilancia, Victoria. 

En realidad es una guía de que tema abordar cada día. Te ayuda a crear la estrategia de comunicación interna, evitando los bloqueos de inspiración. Como es cíclico y ordenado, todos los involucrados podrán publicar este contenido.

Sigamos hablando sobre la organización de las operaciones semanales:

• El lunes se comparten las cifras: Por ejemplo, el aumento porcentual de las ventas en las tiendas durante la semana pasada, el numero de vehículos que hicieron una entrega (o kilómetros recorridos), etc. 
• El martes es el día del cliente: Podemos entonces, compartir sus comentarios, felicitaciones y otros mensajes de aliento que aumentan la confianza de todos. 
• Los miércoles se comparten las ofertas de trabajo internamente, para mejorar la cooptación y la visibilidad.
• El jueves es el día de vigilar (de estar atentos): Con este resumen de noticias, compartimos información importante para nuestro sector de actividad(nuevas regulaciones, nuevas tendencias…).  
• Y finalmente, el viernes, ¡celebramos las victorias juntos!. Es muy importante. Según Teresa Ambile en el Harvard Business Review, es incluso uno de los 7 factores de éxito en una empresa. Es también un vector de productividad y genera un clima laboral positivo. 

Utilizar un calendario para organizarse con el equipo de redacción

Para ayudarte a animar al equipo de redacción, y comprender quien hace que. Al final del articulo te dejamos un enlace para que te descargues, gratuitamente, un modelo de calendario para que organices tu comunicación interna.

Este documento te ayudara a saber que publicar, pero más importante aún, quien tiene que hacerlo y cuando. Una herramienta de comunicación interna con un buen espíritu de equipo y maximizar la productividad. También te recomendamos que programes puntos mensuales para debatir temas que todos consideran importantes para ser tratados en un futuro próximo. Un vez mas, la anticipación es la clave del éxito.

#2 -Instrumentos de comunicación interna eficaces para enriquecer y diversificar tus mensajes

Las funcionalidades a dominar en una herramienta de comunicación interna

Para transmitir correctamente los mensajes en una empresa, hay que dominar las herramientas de comunicación interna y sus funcionalidades. 

• Por ejemplo, en Steeple, hay un modulo de encuestas. Aprender a utilizarlo, es darse la oportunidad de organizar eventos de manera más eficiente. Y así, perfeccionar tu comunicación interna para satisfacer las expectativas de los empleados. 
• La programación, como ya se ha mencionado, suele ser una característica presente en una herramienta de comunicación interna. Asegúrate de mantenerla bajo control. Como ya hemos dicho, te ahorrará un tiempo muy valioso y reducirá el estrés diario.
• ¿Tienes un modulo de buzón de sugerencias? Esta puede ser una muy buena manera de diversificar tu comunicación. Basarse en los comentarios y sugerencias de aquellos que dan vida a la comunicación interna (los empleados) a diario, es un éxito asegurado. 

Las mejores herramientas de comunicación interna para variar tus mensajes

En la era digital, es vital diversificar el contenido compartido. Hacerlo mas vivo , captar la atención de los receptores y evitar demasiada redundancia, a riesgo de perder visibilidad. Aquí hay una selección de herramientas que te permitirán enriquecer tus publicaciones:

• GIPHY: banco de gifs. Este sitio te permitirá dar un toque de fantasía y vida a tus comunicaciones.
• Canva : Canva: esta aplicación web, te permite crear, de forma intuitiva y sencilla, varios diseños. Redes sociales, carteles, boletines de noticias. Aprovechando las 5muy numerosas) plantillas. Un alivio para todos aquellos que tienen licencia o formación en Photoshop.
• Pablo Buffer : Particularmente adaptado a las redes sociales, Pablo By Buffer, es la herramienta de creación de contenido visual para web de publicaciones Buffer.
• Filmora Wondershare o EaseUS : herramientas de edición de video instintivas para aquellos que no necesariamente dominan Primer o FinalCut. Estos programas, suelen ofrecer un periodo de prueba o versión gratuita. Es ideal para un pequeño proyecto. 
• Unsplash : No puedes crear un bonito contenido visual sin un buen material para ello. Este banco de imágenes online gratuito, te permitirá dar un toque profesional y estético.

¿Quieres mejorar tu comunicación interna? Háblanos de tu proyecto y descubre cómo Steeple está mejorando la vida laboral de más de 250.000 empleados.