¿Cómo organizar una convención de empresa en 3 pasos?

Estrés, respiración agitada, drama, caos, muchas preocupaciones… No, no hablamos de la última película de suspense que se acaba de estrenar en los cines españoles. ¡Si no del estado en el que puede entrar el equipo de RRHH para organizar la convención de empresa!

Este tipo de eventos siempre vienen acompañados de imprevistos… ¡Pero no te escondas debajo de la mesa de tu oficina! Las convenciones de empresa pueden tener un impacto muy profundo en el conjunto del equipo.

Es una oportunidad para transmitir mensajes inspiradores y crear proximidad entre la dirección y los empleados.

Pero antes... Échale un vistazo a esta plantilla con un checklist para organizar convenciones, eventos o seminarios de empresa. ¡Te será de gran ayuda!

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#1 - Dedica tiempo a pensar los detalles

Yendo demasiado rápido te arriesgas a cometer errores. ¡Tendrías que empezar a prepararlo todo con 6 meses de antelación! Ten en cuenta lo siguiente:

El tema de la convención

Determina el hilo conductor. Tener un tema definido asegura que cada idea y mensaje transmitidos sea coherente. Recuerda que es importante ajustarse a los valores de la empresa, pues estos eventos sirven para fortalecer la cultura empresarial.

Los miembros del equipo organizador

¿Por qué no involucrar a más gente? Cargar con todo el trabajo es difícil y seguro que hay personas de distintos departamentos que se sentirán encantados de poder ayudar.

¿Y qué mejor manera que comunicarlo que con una herramienta de comunicación interna? Puedes hacer una publicación en Steeple que llegue a todo el equipo para ver quién quiere participar en el proyecto. Es una forma práctica, ágil y eficaz. ¿Verdad?

De verdad, te será de gran utilidad. Descargarte nuestra
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Establece fechas límite y delimita el tiempo.

Se trata de un proyecto importante. ¡No lo dejes para el último minuto! Establece fechas para ir completando los objetivos poco a poco, habla con el resto del equipo y organiza en función de su disponibilidad.

Es importante adaptarse a la agenda del equipo y acordar una fecha lo antes posible. También es esencial asegurarse de que el mensaje del evento llega a todo el mundo. Comunícalo internamente y de forma regular.

¡Sin dinero no hay evento!

El presupuesto dependerá de las ambiciones de la empresa. Algunas llegan a destinar de 40.000 a 70.000 euros para convenciones de 300 personas. Es decir, puede llegar hasta una media de 180 euros por empleado.

Pero no hace falta mucho dinero para organizar una buena convención de empresa. ¡No prometas lo que no se puede cumplir! Hasta que no haya un presupuesto aprobado por dirección para destinar al acto, debes evitar crear falsas expectativas.

El sitio de celebración

Un espacio demasiado pequeño es incómodo, pero demasiado grande puede parecer demasiado vacío. ¿Tu presupuesto es limitado? Podrías optar por decorar el espacio junto a algunos empleados acorde al tema de la convención.

Planificar todo esto es más fácil creando una sección dedicada a ello a través de una herramienta de comunicación interna.

Con una herramienta como Steeple también puedes hacer una encuesta proponiendo, por ejemplo, tres espacios diferentes y que sean los empleados los que voten su lugar favorito.

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Actividades durante la convención de empresa

Reforzar vínculos, crear recuerdos, vivir nuevas experiencias, divertirte mientras aprendes… ¿Qué te parece la idea de organizar una gincana o un Escape Room? Este tipo de actividades siempre promueven la cooperación y la comunicación.

¿Cómo animar el ambiente? Photocalls, una tarima, sesión de karaoke… ¡Con estas actividades, tendrás la oportunidad de crear vínculos, recuerdos fuertes, experiencia e incluso un entrenamiento efectivo!

Tenlo todo preparado

Anticipa las preferencias de cada uno de los miembros del equipo y prepara un menú adaptado para todos. Ten en cuenta que los proveedores también son una parte importante de la empresa, quizá invitarlos a asistir a la convención es una buena idea. ¡Piensa en ellos!

También piensa en la accesibilidad del sitio. ¿Es necesario contratar a un servicio de transporte o será suficiente con unas cuantas indicaciones y que los empleados se desplacen con sus propios medios?

¡No te olvides de la comunicación interna! Crea un calendario para asegurar que la información llega a todos los empleados en el momento adecuado:

• Con 4 meses de antelación, anuncia el evento de forma un tanto misteriosa, sin dar demasiados detalles para despertar la curiosidad…
• Ve compartiendo información adicional de manera regular para que todo el mundo tenga en cuenta el evento y vayan sabiendo poco a poco más de él.
• Al fijar una hora semanal para publicar, creas una cierta expectación a los empleados.
• Al enviar las invitaciones, añade recordatorios. También aprovecha para incluir en ellas la información más relevante.
• Y si tienes problemas para centralizar toda la información… ¡No dudes en utilizar Steeple para hacer tus publicaciones y compartir información!

#2 - Coordinación y comunicación para el éxito de la convención

El plan B…

La organización de un evento de tal magnitud requiere una gran capacidad de anticipación y adaptación. Pero muchas veces, los imprevistos son inevitables. Por lo tanto, cuenta siempre con un plan B por si acaso.

Por ejemplo: si el plan es proyectar una presentación, cuenta con un ordenador de respaldo, un pendrive, un guion, un documento impreso…. También es importante ensayar y repetir la presentación las veces que haga falta. ¡Esto siempre es bueno para ganar confianza!

¿No sabes por dónde empezar? Empieza por nuestro:
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Reparte los roles de responsabilidad

Dale a una persona el papel de coordinador. Al dar unas indicaciones de lo que hacer en caso de imprevisto, los responsables podrán actuar rápidamente para que el resto de asistentes ni siquiera note los incidentes en caso de sucederse.

¡Inmortaliza el momento!

Siempre es importante sacar fotos y hacer vídeos. Incluso podrías transmitir la convención de empresa en tiempo real a través de tus herramientas de comunicación interna. De esta forma, darás más vida al evento y los que no hayan podido asistir estarán al corriente de lo que sucede en todo momento.

#3 - Anticípate a lo que vendrá

Mantén la cohesión del equipo y los vínculos creados durante la convención

La magia del evento puede perdurar a lo largo del tiempo. Para mantener este agradable recuerdo, podrías preparar un vídeo de los mejores momentos. Los empleados podrán compartirlo en redes sociales, convirtiendo el acto en una poderosa publicidad de tu marca y estimulando tu employer branding.

Por supuesto, también puedes compartir el vídeo internamente, en un canal que pueda llegar a todos los empleados de forma cómoda y segura. Estarán encantados de reunirse para verlo y recordar el momento con una sonrisa.

Piensa en cómo mejorar los futuros eventos…

Es importante conocer directamente la opinión de los empleados. Elabora una lista de preguntas y difúndelas. Con Steeple recoger la opinión de los empleados es fácil y rápido. Y además, no te hace falta ni repartir documentos impresos, ni preguntar quién lo ha hecho y quién no.

En caso de que te fuera de utilidad, recuerda recoger también la opinión de los proveedores y demás interesados. Además, estos se sentirán halagados de saber que su opinión cuenta y eso reforzará tu relación de negocio con ellos.

Es una estrategia win-win en toda regla. ¿Te ha gustado este contenido? Entonces, no dudes en descargar nuestra checklist para organizar convenciones. En ella encontrarás la información de este artículo resumida y que nada se te olvide en la organización de este evento.

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