Du fait de la digitalisation croissante de nos sociétés et de l'évolution constante du monde du travail, les outils de communication interne sont devenus incontournables dans le monde de l'entreprise.
Force est de constater que le manque de transparence est désormais au premier rang des problèmes de communication, mais ce n’est pas l’unique raison. Il faut aussi prendre en compte les informations partagées au mauvais moment, le manque d’échanges entre les salariés, le manque d’échanges entre les salariés et la Direction, et encore de nombreuses causes possibles.
Si nous reprenons les bases, une communication interne efficace a besoin de deux choses : une stratégie en béton et de bons outils. Un grand nombre d’entreprises n’ont pas encore adopté d’outils ou n’utilisent pas forcément les moyens de communication interne adaptés à leurs besoins. Pourtant, utiliser des outils leur offre des possibilités considérables au quotidien.
Alors comment les outils vont-ils vous aider à renforcer la communication interne de votre entreprise ? Nous vous partageons toutes nos réponses dans notre boîte à outils !
#1 - Outils de communication interne : la définition
Par définition, un outil de communication interne est un moyen permettant de transmettre une ou plusieurs informations afin de véhiculer un ou des messages précis.
Dis-moi quels sont tes outils et je te dirai comment tu travailles
Le choix des outils de communication est étroitement lié aux objectifs fixés par l’entreprise en amont, comme notamment :
- le partage des valeurs de l’entreprise
- le partage de l’évolution de l’entreprise
- l’implication et la valorisation des collaborateurs
Les outils pour communiquer en interne sont multiples et variés - réseau social d’entreprise, intranet, mails, journal interne papier, etc. - et offrent des avantages à l’entreprise, à l’ensemble des services et à l’ensemble des collaborateurs, quelle que soit leur hiérarchie ou leur fonction. Ils permettent de :
- briser les silos
- fluidifier le partage de l’information
- favoriser les échanges
- de renforcer la culture d’entreprise
- engager les collaborateurs
Mais attention, gardons à l’esprit que le terme "outil" peut vite être confusant et qu’il est primordial d’en distinguer les types d'outils :
- pour créer des messages
- pour vous informer
- pour dialoguer
- pour vous organiser
- pour vous structurer
Tout d’abord, voyons ensemble les avantages à mettre en place un outil de communication interne.
#2 - Les avantages de mettre en place des outils de communication interne
Les avantages pour l’entreprise
Vous est-il déjà arrivé de recevoir un nombre incalculable de mails à réponses multiples ? Ou prendre connaissance un mois plus tard d’un mot de la Direction sur le panneau d’affichage papier pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur ?
Si les outils de communication interne n’éliminent pas forcément tous les mails, affiches ou autres supports, ils contribuent à
- créer du lien entre les différents services
- améliorer l'organisation du travail
- favoriser la diffusion de l’information
- tenir informés en temps réel l’ensemble des collaborateurs
- favoriser la communication transversale
- et surtout mettre en place un nouveau rythme et des bonnes pratiques autour du nouvel outil
Tous ses avantages permettent à l’entreprise d’améliorer sa productivité et donc par logique d’augmenter son chiffre d’affaires. Si les moyens de communication interne assurent une circulation fluide de l’information au sein de l’organisation, ils n’en restent pas moins importants pour véhiculer les valeurs auprès des collaborateurs et développer la marque employeur.
Les avantages pour la direction
L’outil de communication interne permet avant tout à la Direction de retirer les barrières qui peuvent exister entre elle et les collaborateurs, de gagner leur confiance et d’engager une relation de transparence avec eux.
La quête de sens au travail est de plus en plus attendue en entreprise, et la transparence et l’écoute permettent aux collaborateurs de se sentir impliqués.
C’est donc la priorité absolue pour la direction. De plus en plus d’outils servent à instaurer un climat de confiance et d’engagement tant dans les relations humaines que dans l’organisation du travail.
Mettre en place un outil permet aussi à la Direction de favoriser la communication transversale et de faire passer des messages plus rapidement et simplement afin que les salariés comprennent les enjeux et objectifs de l’entreprise.
Si la Direction s’aide de l’outil de communication pour valoriser les métiers et bien transmettre les objectifs stratégiques, alors elle ouvre le champ des possibles et une vision plus large pour offrir à l’entreprise un bel avenir.
Les avantages pour les salariés
La communication interne concerne tous les membres de l’entreprise, peu importe leur niveau hiérarchique ou leur fonction : collaborateurs dans les bureaux, collaborateurs terrain, managers, dirigeants, etc. L’outil de communication offre tout simplement un lien entre tous les salariés et permet de mettre en place un grand nombre d’actions pour les intégrer à la vie au travail.
Les salariés disent souvent qu’ils ne ressentent pas la communication au travail comme étant humaine ou qu’ils ne se sentent pas écoutés, valorisés ou impliqués. Par exemple, en mettant en place un moyen de communication avec une boîte à idées digitale ou des sondages, les collaborateurs pourront aisément partager leurs impressions sur les conditions de travail et la vie quotidienne au sein de l’entreprise.
Pour les salariés d’une même équipe, l’outil de communication interne leur permet d’être informés des dernières actualités d’un projet et donc d’avoir le même niveau d’information que leurs collègues, de communiquer facilement entre eux. Tous ses avantages génèrent une meilleure manière de travailler au quotidien et surtout de ne pas oublier les objectifs communs.
Par exemple, mettre en place un outil collaboratif ou un outil de planification (d’organisation) permet aux équipes de mener à bien leurs projets et de façon plus autonome :
- l’outil offre un gain de temps
- il favorise le climat social
- il simplifie le partage de connaissances
Pour les salariés qui ne se connaissent pas forcément ou qui ne travaillent pas sur les mêmes projets, l’outil sera d’une grande aide pour créer des liens autour des grands événements et rituels de l’entreprise.
#3 - Des outils adaptés pour avoir une communication interne efficace
Ce temps passé en entreprise doit être un temps ou la communication est fluide, ou l’échange se fait simplement et ou les collaborateurs se motivent pour venir travailler. Malheureusement, c’est encore loin d’être une réalité.
Pour avoir une bonne communication interne, il faut être asynchrone, c’est-à-dire communiquer de manière différée. Pour cela, rien de mieux que la communication visuelle. Le message est créé puis envoyé quand vous le souhaitez.
Mais alors, quel type d’outil devez-vous adopter pour communiquer de cette façon ? Nous allons voir ensemble qu’il existe divers outils, classés par typologie.
#3.1 - Les outils de communication interne pour créer les messages
En communication interne comme en communication externe, les entreprises sont quotidiennement amenées à créer du contenu, des messages écrits ou visuels. Diversifier ses messages passe par la création de messages écrits accompagnés d’une illustration (image, photo, etc.) ou par des contenus plus modernes comme par exemple :
- la vidéo
- la photo
- le podcast
Vous en conviendrez, l’utilisation de l’audio et de la vidéo est bien plus divertissante et attrayante pour une équipe que la lecture d’un long mail ou d’une note d’information punaisée sur le tableau d’affichage papier du couloir.
En plus d’être actuels, les outils multimédias vous permettent de produire du contenu adapté et plus ciblé, de faire monter en compétences vos collaborateurs sur ces outils, et de rester focus avec la stratégie de communication de l’entreprise préalablement établie. En somme, ils sont une arme redoutable !
Les outils multimédias sont de plus en plus prisés pour créer des contenus qui rassemblent, plus humains et transparents. Prenons l’exemple de la vidéo qui est un format très apprécié quand il s’agit de diffuser une information importante, comme par exemple les vœux de la Direction ou des résultats clés.
Grâce à elle, vous pouvez communiquer différemment sur les résultats de l’entreprise ou encore annoncer les nouvelles arrivées de manière plus originale.
Le choix est assez vaste en ce qui concerne les outils de communication pour créer des messages. De nombreux outils payants sont en concurrence et proposent aux entreprises une multitude de fonctionnalités. Mais de plus en plus d'outils de création de contenu gratuits ont fait leur apparition ces dernières années, comme par exemple l'outil Canva.
Ce dernier propose une version payante, mais la version gratuite propose déjà un grand nombre de possibilités graphiques. Les Chargés de communication ou Community managers ne diront pas le contraire, c’est un outil pratique, simple d’utilisation et de plus en plus utilisé !
#3.2 - Les outils de communication interne : informer, diffuser, partager
Le partage d’information et des projets liés à l’entreprise sont essentiels à la communication et à la productivité des collaborateurs. Rappelez-vous, tenir informés ces derniers et leur donner un meilleur accès à l’information est le rôle principal d’un outil de communication interne.
De plus, il offre une régularité dans l’accès aux informations récentes de l’entreprise, permet aux salariés de communiquer entre eux, de parfois donner leurs avis, etc.
Nous constatons 2 types d’outils pour informer, diffuser et partager :
- les outils digitaux
- les outils physiques
Ces supports de communication se diversifient de plus en plus pour répondre aux problématiques des entreprises.
Les outils digitaux
Les entreprises s’équipent aujourd’hui d’outils innovants et digitaux afin de répondre à plusieurs enjeux :
- améliorer la communication interne
- renforcer l’engagement des collaborateurs
- favoriser la diffusion de l’information
- faire des salariés les premiers ambassadeurs de l'entreprise
Depuis quelques années, nous remarquons que les solutions 2.0 offrent un gage d’innovation, de modernité et de prospérité pour les entreprises.
Le réseau social d’entreprise
Le réseau social d’entreprise est un espace digitalisé qui permet aux collaborateurs d’une même entreprise d'échanger, de collaborer et d’exercer leurs activités plus efficacement, mais sa première fonction est de permettre à toutes les parties prenantes de l’entreprise d’échanger. C’est le cas de
- Workvivo
- Talkspirit
- Teams
- Yammer
Le réseau social d’entreprise est un outil pertinent si vous cherchez à :
- communiquer instantanément
- créer un sentiment d’appartenance
- valoriser l’estime de soi
Mais attention, il n’est pas toujours simple d’impliquer l’ensemble des collaborateurs sur le réseau social d’entreprise puisqu’il s’agit d’un outil digital qui recense de multiples fonctionnalités, c’est notamment le cas pour les collaborateurs terrain.
De plus, l’entreprise doit rassurer les collaborateurs sur la confidentialité des données et l’utilisation des données personnelles. L’accès au réseau social d'entreprise doit donc être rassurant, simplifié et intuitif pour répondre aux besoins des entreprises.
L’intranet
L’intranet est un réseau informatique déployé au sein d’une entreprise qui permet aux salariés d’échanger des informations dans un environnement sécurisé. C’est en quelque sorte un point central sur lequel tous les collaborateurs se connectent et consultent de l’information.
C’est pourquoi nous parlons de l’intranet comme d’un espace de travail pluridisciplinaire. Vous pouvez généralement y retrouver :
- un agenda partagé
- un espace RH pour poser ses congés
- des chiffres clés de l’entreprise : objectifs, résultats, chiffres d'affaires
- etc.
Mais beaucoup d’entreprises se rendent compte que l’intranet regroupe un très grand nombre de documents et d’informations, et que les collaborateurs s’y perdent rapidement. En somme, l’intranet demande une bonne maîtrise de la part des utilisateurs.
Le tableau d’affichage dynamique
Peut-être avez-vous déjà entendu parler ou vu un écran d’affichage dynamique ? Cet écran a pour unique objectif de diffuser de l’information aux salariés. De part son attractivité et son aspect innovant, l’affichage dynamique améliore la mémorisation des messages transmis.
Mais attention, gardons bien à l’esprit que l’information diffusée est descendante. Elle provient de la direction ou des managers et ne permet pas une interaction digitale. Mais l’avantage de l’affichage dynamique c’est que c’est un outil de communication interne qui permet de diffuser des vidéos et des contenus mis à jour en temps réel.
Les emails
Les emails occupent encore une place dominante dans les entreprises. Voici des chiffres édifiants sur l’utilisation des emails en France. Selon Médiamétrie, on dénombre :
- 42,2 millions d’utilisateurs de l’email en France
- chaque jour, près de 1,4 milliards d’emails sont envoyés en France
C’est indéniable, les emails se sont imposés comme étant le moyen de communication interne le plus utilisé par les salariés, mais au fur et à mesure des années, nous constatons que trier ses emails demande du temps et devient chronophage pour beaucoup d’entre eux et que l’information n’est pas toujours lue.
La newsletter interne
La newsletter interne est souvent publiée sur l’intranet ou envoyée par email à l’ensemble des collaborateurs et permet de communiquer l’actualité de l’organisation rapidement. C’est en quelque sorte une lettre d’information dont la fréquence varie, et permet surtout d’atteindre une cible de collaborateurs.
La newsletter interne montre surtout la volonté de partager des informations spécifiques :
- l’arrivée d’une nouvelle recrue
- l’organisation d’un événement interne
- les retombées presse
- les actualités RH
- les réussites et les échecs
- etc.
La boîte à idées digitale
La célèbre boîte en carton dans laquelle on insérait des petits bouts de papier a aujourd’hui laissé place à un outil 2.0 : la boîte à idées digitale. Même si le chiffre est encore moindre, de plus en plus d’entreprises l'utilisent. La collecte des données, le partage et le travail collaboratif sont des enjeux principaux de la transformation digitale.
La boîte à idées numérique est une source de cohésion sociale et de motivation, surtout en cette période ou le télétravail est de plus en plus pratiqué.
Les outils physiques
Si les outils digitaux sont désormais bien présents dans les entreprises, les outils physiques restent toutefois encore très utilisés.
Le journal interne papier
Aujourd’hui, les salariés consomment l’information de manière radicalement différente d’il y a quelques années. Et pourtant, s’il y a bien un support de communication interne qui fait toujours parler de lui, c’est bien le journal interne papier.
En effet, une grande partie des journaux internes ont pu être relookés ces dernières années. Cette refonte permet de toucher les collaborateurs qui n’ont pas accès à un smartphone ou à un ordinateur, ou qui apprécient le format papier.
Mais beaucoup d'entreprises se rendent compte que le journal papier a son lot d'inconvénients :
- un budget conséquent pour la fabrication et l’impression
- des informations qui ne sont pas transmises en temps réel : les journaux internes sont souvent semestriels ou trimestriels
Le tableau d’affichage papier
Le tableau d’affichage est le moyen de communication interne le plus traditionnel, qui permet d’informer les salariés. Il est vrai que certaines entreprises sont soumises à de nombreuses exigences et obligations. Dans ce cas, les dirigeants sont contraints d'informer tous leurs salariés des textes de lois ou des mesures de sécurité. C’est donc de là que le tableau d’affichage papier devient obligatoire.
La boîte à idées physique
Le principe est simple, les collaborateurs déposent par écrit, anonymement ou non leurs idées et suggestions. Ces dernières peuvent traiter de différents sujets :
- les conditions salariales
- les idées d’événements
- les idées pour améliorer la vie au travail
- etc.
De manière générale, la boîte à idées permet aux salariés de se sentir plus impliqués et plus valorisés.
Les réunions
Les réunions restent l’un des outils physiques le plus mis en pratique dans les entreprises. Elles sont utiles pour faire redescendre l’information, à condition qu’elles soient bien organisées de manière efficace, de façon régulière, et qu’elles ne soient pas trop chronophages. Par exemple, elles sont importantes pour suivre l’état d’avancement des projets ou évoquer les éventuels points bloquants.
#3.3 - Les outils pour s’organiser et gérer les projets
Les outils de gestion de projets
Il existe des outils indispensables pour gérer les projets et renforcer la transparence dans les équipes et dans l’entreprise de manière générale. Parmi les outils qui peuvent vous aider au quotidien dans la gestion de projet en interne, nous en retrouvons plusieurs :
- outils de planification
- outils d’élaboration
- outils d'exécution
- et bien d’autres encore
Les outils de planification
Le plan de communication interne doit être votre référence pour établir une stratégie de communication interne en béton. Il vous permet :
- d’établir les objectifs
- déterminer la cible
- de choisir les moyens à mettre en place
- de contrôler ensuite les actions
Pour se faire, plusieurs étapes sont indispensables pour réaliser votre plan de communication interne. Justement, une des étapes de la création de plan de communication est de trouver les bons outils et moyens de communication.
Faire passer les bons messages au bon moment ne s’improvise pas. Pour ne rien oublier et passer à côté d’une date-clé dans votre stratégie éditoriale, vous devez mettre en place un outil de planification. C’est là que le calendrier éditorial rentre en jeu !
C’est un outil de planification crucial et apprécié des communicants puisqu’il garantit une vision globale, une régularité de vos messages, une organisation efficace et donc vous permet de gagner du temps dans la préparation des messages. Vous vous demandez certainement quel outil utiliser pour créer et gérer votre calendrier éditorial. Il en existe beaucoup !
Cela peut être une grille contributeurs, un Google Calendar ou l’utilisation d’un Google Drive avec un document Excel partagé. Trello est un outil spécialement pensé pour la gestion de tâches et parfait pour travailler en collaboration. Par exemple, nous nous sommes basés sur l’outil Trello pour définir les 100 dates clés de notre calendrier de la com' interne 2024.
#4 - Bien choisir vos outils de communication interne
Pour que le choix de vos outils soit réellement efficace, vous devez en amont vous poser les bonnes questions :
- les collaborateurs travaillent-ils principalement sur un ordinateur ou sur le terrain ?
- les collaborateurs sont-ils fréquemment en déplacement (hors des locaux de l’entreprise) ?
- les collaborateurs ont-ils déjà accès à un outil de communication interne ?
- quelles sont les problématiques rencontrées par l’entreprise : relations humaines, manque de cohésion des équipes, problème de planification, mauvaise organisation de travail, etc.
"Si je devais définir Steeple en trois mots, je choisirais facile, utile et également collaboratif car tout le monde peut participer à cette solution"
Marie-Blanche Pessard Debert - Adhérente E.Leclerc Attin
Améliorer la communication interne ne se fait pas d’un coup de baguette magique. Pour bien choisir votre outil, vous devez y réfléchir en amont et prendre en compte les avantages et inconvénients de chacun. Ce choix repose sur une méthodologie fine et sur une stratégie de communication interne préalablement définie.
Il faut choisir l'outil qui aura le plus d’impact sur votre communication interne, qui répondra à vos besoins et/ou problématiques. Ce choix engage l’entreprise sur plusieurs niveaux :
- budgétaire
- humain
- technologique
Pour faire ce choix, vous devez suivre quelques étapes précises :
- établir un cahier des charges
- identifier les objectifs de votre stratégie de communication interne
- définir les usages et les actions de l’outil
- identifier vos critères de choix
#5 - Steeple, l’outil indispensable pour réussir votre communication interne
Steeple est un outil de communication interne phygital, disponible sur un grand écran tactile ainsi que sur une application web et mobile. L’outil permet de maintenir le lien pour les collaborateurs qui sont par exemple en déplacement et de rassembler au quotidien les collaborateurs de bureau ou de terrain.
La solution encourage la circulation de l’information au sein de l’entreprise et permet aux collaborateurs de s'impliquer davantage, ce qui facilite la communication transversale.
L’outil Steeple est adapté aux PME comme aux grands groupes issus de divers secteurs :
- grande distribution
- industrie
- hôtellerie et restauration
- transport et logistique
- BTP
- service
- santé
C’est donc un outil qui s’adapte à différents métiers comme les métiers bureautiques ou les métiers de terrain :
- salariés en production
- ouvriers
- personnel roulant
- commerciaux en itinérance
- etc.
Steeple est un outil centré sur l’humain et le partage pour améliorer la communication interne et la qualité de vie au travail.
Le bonus de Steeple ? Pour ajuster sa mise en place selon le contexte propre à chaque entreprise, l’outil propose un accompagnement personnalisé avec :
- un onboarding complet
- un coaching pour vous conseiller et vous apporter des astuces
- un support client toujours disponible
Un outil de vie au travail et collaboratif
Steeple est aussi connu pour être un outil de vie au travail et un outil collaboratif grâce à sa bibliothèque de modules. Les différents modules permettent de varier les actions de communication et d’animation au sein de l’entreprise :
- des modules Vie au travail : la boîte à idées, l’organigramme, la réservation de salle, le top contributeur, la sonnette, etc…
- des modules Événements : le compte à rebours pour tenir en haleine les collaborateurs, les anniversaires, les tirages au sort, le calendrier de l’Avent, etc.
- des modules informatifs : le compteur accidents de travail pour sensibiliser les collaborateurs, la météo, le compte à rebours, les citations, etc.
- des modules Sports : des modules sportifs comme par exemple le module Pronostics Ligue 1
- une fonctionnalité Statistiques qui permet d’avoir un suivi de l’activité de votre activité
Steeple rassemble un large panel de fonctionnalités pour faciliter le quotidien des collaborateurs et répondre à leurs besoins. Ces fonctionnalités permettent un travail collaboratif et de nombreuses possibilités pour améliorer la communication interne :
- les publications
- la messagerie instantanée
- les événements
- les sondages
- etc.
Steeple : l’outil idéal pour rassembler et animer
L'outil de communication interne Steeple offre des avantages multiples à l’entreprise et à ses collaborateurs. Il répond à des problématiques d’entreprise et d’aider certains secteurs à impliquer les collaborateurs terrain :
- personnel en production
- personnel roulant
- commerciaux en déplacement
- etc.
Elle permet également :
- d’établir une transparence et une relation de confiance
- de rassembler les collaborateurs qui n’ont pas accès à l’outil avec un ordinateur ou un smartphone autour de l’écran d’affichage tactile placé en salle de pause
- de rassembler autour d’événements internes et externes ou encore rituels du quotidien.
#6 - Le comparatif des outils de communication interne
La transformation digitale a apporté avec elle son lot de nouveaux outils collaboratifs, si bien qu’il n’est pas facile de s’y retrouver. Avant de foncer bille en tête dans le choix de votre outil de communication interne, il est nécessaire de prendre en compte quelques éléments et de se poser les bonnes questions :
- qu’est-ce qui pose problème aujourd’hui dans l'entreprise ?
- quelle solution est la plus adaptée à votre organisation et comment faire pour l’identifier parmi tous les choix possibles ?
Se munir d’outils de communication interne est indispensable pour que l’ensemble de l’entreprise ne souffre pas d’une mauvaise communication. Les outils de communication interne sont des piliers essentiels pour assurer une bonne cohésion entre les salariés et conduire à la réussite de l’entreprise.
Vous vous êtes peut-être demandé quels outils de communication interne vous pourriez utiliser et surtout, à quoi servent-ils ? Pour comparer, nous nous sommes basés sur des quelques critères essentiels :
- le coût de l’outil
- l’accompagnement
- la temporalité de l’information
- la mesure de l’impact sur la communication interne
