Instrumentos para una buena comunicación interna en la empresa

Contar con instrumentos de comunicación interna, es esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Pero no cualquier instrumento puede amoldarse a tus necesidades. Por eso, escoger una herramienta de comunicación interna no es tarea fácil. Debe cubrir todas las necesidades con las que cuente una empresa.

La comunicación interna es un factor muy importante para conseguir el éxito en los proyectos de una empresa y lograr sus ambiciones. Fomenta el compromiso de los empleados, el espíritu de equipo, la motivación y la creatividad…

Como ya ha quedado demostrado, las herramientas de comunicación interna son una poderosa palanca para lograr los objetivos dentro de la empresa.

La comunicación interna no consiste en decir a los empleados lo que tienen que pensar. Consiste en crear y posibilitar un diálogo abierto y genuino con y entre ellos.

Paul Barton, ABC

En este articulo te mostramos los instrumentos necesarios con los que debe contar una herramienta para una buena comunicación interna dentro de la empresa. ¡Agárrate que despegamos! 🚀

#1 - Newsletter

La newsletter es uno de los instrumentos mas útiles en una estrategia de comunicación interna. Por eso, es importante conocer el enfoque que se le quiere dar antes de implementar una newsletter interna.

Si no tenemos claros los objetivos ni el enfoque de nuestra newsletter, lo mas probable es que acabe sin leerse por la mayoría de los empleados. La función de una newsletter, a parte de la de informar, es la de crear con los empleados una relación fuerte y sólida entre los empleados y la empresa.

Con este instrumento, debes demostrar a los empleados que los consideras una parte importante del proyecto de la estrategia de comunicación interna y hacerles ver que sin ellos los logros de la empresa no hubiesen sido posibles.

Para ello, te puedes basar en distintos objetivos para tu newsletter:

• Implicar a los empleados: Debes recordar que para el éxito de la newsletter (y de la comunicación interna), debes hacer participes a los empleados ya que son ellos los verdaderos protagonistas de la empresa. Para que sientan interés y la lean, habla de ellos y permíteles hablar. Utiliza un tono cercano y desenfadado, incluye historias o anécdotas sobre el personal para hacerla mas atractiva.
  
  
• Romper con la jerarquía: Es muy importante que los mandos de la empresa participen en la newsletter mostrándose cercanos con los empleados. No hay que dar solo visibilidad a los managers y directores, sino a cada uno de nuestros empleados. Intenta usar nombres concretos de los empleados para describir una anécdota. Esto hará que aumente su sentido de pertenencia y que se sientan valorados.
  
  
• Informar: La función inicial de la newsletter es informar. Por eso la información que contenga una newsletter también debe servir al empleado como manual. A la hora de tener alguna duda en relación al funcionamiento de la empresa, pueda acudir a la newsletter y consultar la información. 
  Puede incluir también información sobre los nuevos cursos y formaciones por parte de RRHH, y siempre ha de incluir un apartado de noticias con las novedades más recientes de la empresa.
  
  
• Animar: En este sentido puedes incluir una sección de chistes o anécdotas cómo decíamos anteriormente e incluir imágenes para hacer el contenido mas visual.
  
  
• Compartir con los empleados: Comparte información valiosa a cerca de los proyectos y de la estrategia de negocio para que el empleado tenga una visión de todo lo que se hace en la empresa. La transparencia es una de las claves del éxito, ser transparente, hara que los empleados se sientan seguros, motivados y quieran seguir formando parte de la empresa.

#2 - Encuestas

Las encuestas ayudan a entender de manera más efectiva cuales son los deseos y expectativas de los empleados. Este instrumento es una fuerte palanca para obtener el máximo de información y poder mejorar en todos los aspectos de la empresa. Para sacar el máximo partido a una encuesta debes:

• Definir los objetivos y la finalidad de la encuesta.
• Conocer a la audiencia a la que va destinada la encuesta.
• Redactar las preguntas de manera adecuada para que puedas recabar la maxima información posible.
• Difundir la encuesta en interno y hacer que llegue a todos los empleados.
• Promociona la encuesta para obtener un mayor numero de resultados.

Utiliza una app de comunicación interna como Steeple, que te ayudará a realizar encuestas en pocos minutos También te ayudará a difundir la encuesta y hacerla llegar a todos los empleados ya que Steeple, llega incluso a los menos conectados.

#3 - Intranet

La comunicación es necesaria para el máximo rendimiento. Por eso, contar con un software de comunicación interna que te permita difundir la información a todos los empleados es muy importante. La intranet, inicialmente se ha utilizado como una especie de espacio al que los empleados podían acudir para buscar información. Esta herramienta te permite:

• Compartir información con los empleados.
• Tener acceso a distintos espacio como el espacio RRHH.
• Acceso al comité de empresa.
• Organizar videollamadas o reuniones.
• Poder acceder a un calendario compartido.
• etc.

Ha quedado demostrado que con la modernización de las herramientas, los empleados cada vez interactúan menos con la Intranet. Es una herramienta que solo es útil si sus empleados la entienden y saben como sacarle partido.

Nos hemos dado cuenta de que los empleados no tienen el reflejo de entrar en la intranet porque hay mucha información, se pierden y no saben cómo encontrarla. Como resultado, la comunicación en interno se vuelve difícil. Steeple, es la herramienta de comunicación interna que facilita la vida en el trabajo ya que dispone de numerosas funcionalidades que a parte de ser muy útiles, son muy fáciles de usar.

Nuestra intranet es buena, hay mucha información en ella. Pero no siempre sabemos cómo encontrarla.

Laurence, auxiliar administrativo en el sector industrial

#4 - Buzón de sugerencias

La creación de un buzón de sugerencias incrementa la motivación y el compromiso de los empleados. Es una buena manera de implicar a todos los empleados en las actividades de la empresa.

Con este buzón, podrás dar voz a las ideas, sugerencias, quejas, etc. por parte de los empleados. No olvides que esta es una manera muy eficaz de obtener información valiosa por parte de los empleados y mejorar en todos los aspectos de la empresa.

Está comprobado que utilizar este instrumento, incrementa la motivación y mejora el clima laborar. Los empleados se sienten mejor sabiendo que su empresa tiene en cuenta sus opiniones y sugerencias. Cada empleado forma parte del proyecto, y por lo cual tiene derecho a aportar ideas de mejora o simplemente sugerencias.

Esto ayudará a la empresa a mejorar en todos los sentidos. Te explicamos rápidamente como mejorar la comunicación a través del buzón de sugerencias:

• Responde a todas las sugerencias o críticas: esto no significa que las vayas a poner en marcha pero sí hacer ver al empleado que se van a estudiar sus sugerencias.
• Explica y deja claro a los empleados cuál es la función de este instrumento.
• Crea un formulario de recogida de ideas.
• Da la opción de realizar las sugerencias de manera anónima.

El el módulo « buzón de sugerencias » de Steeple, te permite llegar a todos los empleados, recoger sus opiniones y beneficiarte de la inteligencia colectiva. Además, podrás medir y mejorar la eficacia de tú comunicación interna.

#5 - Red social corporativa

La red social corporativa es una herramienta de seguimiento colaborativo, y un instrumento de comunicación interna muy eficaz. Su principal objetivo es el de compartir e intercambiar conocimientos. Una red social profesional, permite a los individuos gestionar su comunicación profesional.

Una red social corporativa permite a los empleados de una empresa discutir en interno, sobre distintos temas y permite compartir entre ellos las mejores practicas.

Este instrumento, también es muy útil a la hora de gestionar proyectos, ya que a parte de favorecer los intercambios de manera fluida, cuenta con la posibilidad de crear grupos de trabajo. Sus objetivos son:

• Reducir al máximo el numero de correos electrónicos.
• Facilitar el intercambio de conocimientos.
• Comunicar de manera fluida y a tiempo real.
• Crear un sentido de pertenencia.
• Gestionar proyectos de manera eficaz.

Steeple es una herramienta de comunicación interna colaborativa que te ayuda a comunicar e informar internamente en la empresa. Es muy inclusiva, así que, podrás incluir a todos los empleados, incluso a los menos conectados.

Steeple, te ofrece la oportunidad de tener distintos instrumentos dentro de la misma herramienta de comunicación interna. Así podrás centralizar toda la información.

#6 - Chat interno

A veces existe un brecha comunicacional muy importante entre los empleados y la dirección. Esto se traduce en una falta de motivación y compromiso y por consecuencia, en un descenso de la productividad. El chat interno, es un medio ideal para compartir información de manera rápida y eficaz. Puedes transmitir información entre todos los departamentos y personas de una empresa, de manera grupal o individual.

Estas son algunas de las ventajas de contar con un instrumento de mensajería instantánea:

• Simplificación en la toma de decisiones: Al centralizar la información se agilizan los procesos de comunicación.
• Mayor eficiencia: Utilizar un chat interno ayuda a ir mas rápido a la hora de obtener la información. Permite a los equipos avanzar de manera rápida y eficiente cuando falta la información.
• Centralización de la información.
• Reduce al mínimo todo aquello que obstaculiza la comprensión del mensaje.
• Permite la inclusion y participación de los empleados.
• Facilita la comunicación.
• Une a los equipos.
• etc.

Utilizamos mucho la mensajería instantánea de Steeple para comunicarnos. Con el fin de mantener la proximidad con nuestros empleados y entre los equipos.

Marie-Blanche Pessard Debert – Miembro de los hipermercados E.Leclerc

A través de la mensajería instantánea de Steeple, podrás dialogar en tiempo real. Podrás hacerlo con diferentes compañeros de manera individual y privada. También podrás hacerlo con varios compañeros, para que todos puedan tener el mismo nivel de información al mismo tiempo.

#7 - Eventos internos

Los eventos internos de empresa, pueden ser una herramienta muy potente para la comunicación interna de la empresa. Los eventos internos presentan ocasiones diferentes, originales y únicas para romper con la rutina. De esta manera lograrás hacer que la comunicación fluya con más fuerza. En cuanto a sus beneficios, podemos observar los siguientes:

• Aumenta el compromiso y la motivación por parte de los empleados.
• Une a los equipos.
• Mejora la cultura corporativa y la marca empleador.
• Fortalece y mejora la reputación de la empresa.
• Te permite transmitir los valores.

No basta con transmitir la información para mejorar la comunicación interna y organizar eventos. Es necesario invitar a los empleados a compartir y participar en el evento, lo cual no es una tarea fácil. ¿La solución? Steeple, una herramienta de vida en el trabajo que dinamiza a los empleados. También refuerza la cultura de la empresa y permite una comunicación descendente, ascendente y transversal.

¿Quieres mejorar tu comunicación interna? Háblanos de tu proyecto y descubre cómo Steeple está mejorando la vida laboral de más de 250.000 empleados.