10 pasos para elegir un software de comunicación interna en tu empresa

¿Cuáles son las claves para elegir un software de comunicación digital dentro de tu empresa? En este artículo te mostramos cómo hacerlo.

Una buena comunicación interna es esencial para lograr mejorar distintos aspectos de tu empresa. Encontrar una herramienta que nos ayude con ello, no es una tarea fácil. Para establecer una estrategia de comunicación interna eficaz, este software, debe amoldarse a todas las necesidades de la empresa.

Debe llegar a todos los empleados y centralizar toda la información, entre otras cosas. Entonces, ¿qué debe tenerse en cuenta para escoger una buena herramienta de comunicación interna?

Para ayudarte a responder a esta importante pregunta, hemos creado este articulo. Te ayudará a comparar entre las mejores herramientas de comunicación interna. De esta forma podrás elegir la que más te convenga.

#1 - ¿Qué software de comunicación interna debo escoger?

Antes de escoger un software de comunicación interna, primero debes plantearte una serie de preguntas.

• ¿Todos tus empleados están 100% conectados o disponen de una cuenta de correo electrónico?
• ¿Se encuentran a menudo en la oficina?
• ¿Hay empleados que trabajen fuera de la oficina, en el campo, etc?
• ¿Cómo puedes comunicarte con los empleados que no están 100% conectados?
• ¿Cómo transmitir la información a aquellos que siguen usando el tablón de anuncios y el papel como fuente de comunicación interna?

Si la respuesta a las dos primeras preguntas es « NO », entonces no podrás utilizar una herramienta que sea 100% digital. Ya que sino, dejarás a los empleados menos conectados sin la información que necesitan tener. Debes buscar una herramienta de comunicación interna inclusiva, que permita a todos los empleados estar igual de informados.

#2 - ¿Claves a seguir para dar con el mejor software de comunicación interna?

1) Fácil acceso a la información

¿Qué debe un software para una optima comunicación interna? Debe contar con una red informática que permita a todos los empleados acceder a la información de manera segura. La Intranet, es un software que permite, entre otras cosas:

• compartir información
• acceder a distintos documentos en la nube
• poder acceder a un calendario compartido
• hacer videoconferencias
• etc.

Según un estudio del Observatorio de Intranet y Trabajo Digital, el 78% de los sistemas de intranet tienen funciones colaborativas. Más a menudo, las empresas se dan cuenta de que este software es eficaz sólo si es fácil de usar y si los empleados logran dominarlo. La Intranet no permite realmente crear vínculos y unir empleados.

Este software permite transmitir información pero, ¿es realmente eficaz a la hora de informar de manera ascendente, descendente y transversal? No es una de las herramientas más colaborativas a la hora de unir a los empleados.

La intranet es una herramienta de trabajo. Pero no termina de ser un software de comunicación interna ya que cuenta con muchas carencias. Por eso, debes buscar una herramienta que se adapte a todas tus necesidades .Y que también, te permite optimizar tu comunicación interna al 100%

Steeple, te permite transmitir la información sin discriminar a los menos conectados. Las empresas cada vez buscan más desesperadamente sin éxito, unir a todos sus empleados en torno a la comunicación interna.

Adoptan herramientas que, finalmente, no cubren todas sus necesidades. Steeple es el primer software de comunicación interna que se adapta a todos los empleados, tanto a los mas conectados como a los menos.

2) Herramienta multi entorno

Llegar a todos los empleados no es tarea fácil, sobre todo a los que se encuentran en el terreno o en las fabricas. Slack, por ejemplo, es una app de comunicación interna que permite a los empleados que están conectados comunicarse de manera efectiva y en tiempo real. 

Pero tampoco termina de ser al 100% válida si eres una empresa que busca conectar y unir a todos los empleados, incluso an aquellos que no tienen ni ordenador ni teléfono móvil.

MailChimp por ejemplo, es una herramienta de Newsletter que permite a los empleados conectados acceder o enviar información a cerca de las novedades de la empresa. Además, permite diseñar y enviar correos electrónicos.

Se pueden crear modelos que sean atractivos para atraer la atención de quien los lee. Pero, aún así, sigue siendo una herramienta que no termina de unir y crear vínculos entre todos los empleados.

Steeple, ademas de incluir infinidad de funcionalidades, cuenta con una pantalla táctil. Ésta, se adapta a todos tus empleados: los de la oficina, los conectados, los empleados en el campo. Un multi-soporte, que se puede usar tanto en pantallas táctil, ordenador, smartphones, o tablet.

Tus empleados podrán reunirse entorno a la pantalla táctil es su pausa mientras se toman el café. Podrán estar informados de todas las novedades de la empresa y al mismo tiempo crear vínculos y debatir sobre la información.

Antes podían pasar días hasta que la información llegase a los empleados. Ahora con la pantalla táctil, los que no trabajan con ordenadores ni móvil acceden a la información en tiempo real.

Gaëtan Rocaboy – Director de Producción

3) Debe contar con un buzón de ideas o sugerencias

Si se emplea bien, esta función puede ser un arma de crecimiento muy poderosa en una empresa. Los empleados podrán sugerir sus ideas de mejora. También podrán proponer soluciones a distintas problemáticas y dar a conocer sus propuestas de iniciativas para la empresa.

DiBooks, es una herramienta en linea que te permite crear buzones de sugerencias e invitar a distintos usuarios a participar en él. Permite añadir imágenes, comentarios, hacer anónimas las respuestas, tiene una función de moderador de ideas, etc.

Typeform, es un software que te ofrece la misma opción que diBooks. Además, puedes añadir videos, sonidos, también personalizarlo a tu gusto con las plantillas que te ofrecen. Ademas, también te permite crear encuestas y apps de manera fácil e intuitiva.

Steeple, por su parte, cuenta con distintas funcionalidades a parte de las anteriormente vistas. Cuenta, también, con un módulo de buzón de sugerencias para ayudarte a fomentar la motivación de tus empleados. Este módulo te permite llegar a todos los empleados, recoger sus opiniones y beneficiarte de la inteligencia colectiva.

Puedes encontrar el módulo Buzón de ideas desde la web, el móvil o el panel táctil. Este modulo de Steeple te ayudara mucho a poder medir y mejorar la eficacia de tu comunicación interna.

4) Poder crear encuestas

Cuanto más grande es una empresa, más complicado es transmitir información ya sea de manera descendente, ascendente o transversal. Es importante conocer la satisfacción de los empleados o su opinión acerca de algunos aspectos.

Por ello, es necesario encontrar una manera efectiva de hacerlo. En este sentido, las encuestas permiten mejorar la comunicación interna con la ayuda de los empleados.

SurveyMonkey, es un software que permite a los usuarios crear encuestas online, cuestionarios y recopilar datos. Permite también, enviar dichas encuestas por correo electrónico o a través de las redes sociales. Es una herramienta muy intuitiva y fácil de usar.

Su plan básico, es gratuito y en él , se pueden crear y enviar una encuesta con 10 preguntas como máximo. Es ideal si lo que buscas es una herramienta independiente para crear de manera puntual alguna encuesta. Si lo que buscas es tener todas tus herramientas centralizadas, Steeple es tu aliado.

El módulo Encuestas de Steeple, te permitirá crear y publicar tus encuestas, añadir imágenes, etc.. De esta manera, serán más visuales e invitarán al público a participar. Podrás también publicar las encuestas a través del módulo publicaciones de la herramienta.

Una de las habilidades maestras de un comunicador es la capacidad de escuchar, por lo que pasar por el módulo de encuestas es un paso esencial.

Charlotte Fourchon, Experta en comunicación interna

5) Debe integrar una red social corporativa

La finalidad de contar con una red social corporativa, es la de comunicar información en interno de manera más desenfadada. Esta herramienta, permite compartir conocimientos y potenciar la comunicación interna en todos los sentidos, tanto vertical como horizontal. Motiva a los empleados a participar y a ser más productivos. Según un estudio de Gartner Group, estas redes sociales aumentan la productividad en un 25%.

Steeple, incluye un módulo que te permitirá crear publicaciones y añadir fotos, videos, encuestas, etc. Los empleados podrán comentar, dar « like » y compartir las publicaciones. De esta manera animarás tu comunicación interna. Podrás ver el impacto que ha tenido la publicación a través de las reacciones y los comentarios de los empleados.

Con una red social corporativa convencional, te arriesgas a que la publicación no llegue a todos los empleados. Y que así, la información se pierda por el camino. Con Steeple esto no ocurre gracias a su pantalla táctil que llega incluso a los empleados menos conectados. Todos y cada uno de los empleados podrán leer e interactuar con la información que publiques.

Un buen contenido dentro de un tablón de anuncios puede ser muy beneficioso y motivador. Siempre y cuando se utilice correctamente. El tablón de anuncios convencional, el que se encuentra en el pasillo, puede ser leído por algún que otro empleado que pasa por delante. En los tiempos que corren, y en plena era digital, es crucial contar con instrumentos para una buena comunicación interna que te permita tener un tablón de anuncios en línea.

Steeple es una solución de comunicación interna figital, que cambia la vida de las empresas mejorando su comunicación interna.  Esta herramienta de la vida en el trabajo digitaliza el tablón de anuncios y lo hace accesible desde cualquier lugar. Incluso para los empleados menos conectados, gracias a la pantalla táctil, que suele colocarse en la sala de descanso.

7) Que sea efectiva a la hora de ayudarte a comunicar un evento

Los eventos internos ofrecen una gran oportunidad para mejorar la comunicación interna con los empleados. Ayudan a transmitir con éxito los valores de la empresa y los mensajes que se quieren transmitir de una manera más cercana a los empleados. Un evento claro, firme, y coherente es la clave para que llegue el mensaje.

Otro de los beneficios de los eventos internos es ayudar a incrementar el sentido de pertenencia y de esta manera retener talentos. Estos son algunos de los tipos de eventos internos que puedes crear dentro de la empresa:

• Eventos formativos: Cuando sale un nuevo producto, es importante reunir a todos los empleados e informarles acerca de ello, esto estimula el sentido de pertenencia, al igual que las charlas y los talleres.
  
  
• Eventos de celebración: Ayudan a los empleados a alejarse de la rutina y a crear vínculos y unión. Es una muy buena manera de transmitir a los empleados el agradecimiento por los éxitos y victorias logrados. Para motivarles a seguir con los objetivos que todavía no se han alcanzado.
  
  
• Reuniones: Son muy comunes en todas las empresas. para poder llevar a cabo una reunión de manera óptima, es mejor establecer los objetivos y los puntos a tratar. Dichas reuniones pueden ser planeadas o improvisadas.
  
  
• Charlas: Las charlas en las horas de descanso también se consideran pequeños eventos internos. En ellos, los empleados comparten información e intercambian ideas. ¿Qué mejor lugar que tomando un café alrededor de la pantalla digital de Steeple para hacerlo?
  
  
• Team building: Estas actividades incrementan la cohesión de equipo. Estos eventos siempre ayudan a trabajar el liderazgo, el trabajo en equipo y las relaciones sociales con el resto de empleados.

Comunicar un evento

Sabemos que es muy difícil comunicar con éxito un evento interno y que tenga el alcance esperado. Cada vez más empresas utilizan instrumentos de comunicación interna para dar visibilidad a sus eventos ya sean internos o externos.

Hacer una encuesta para obtener ideas antes del evento, enviar anuncios o invitaciones, cubrir el evento, dar las gracias e informar al final del mismo… Todo esto sólo se puede hacer con la ayuda de una herramienta de vida laboral como Steeple.

Con la funcionalidad Caja de ideas podrás recibir sugerencias por parte de los empleados antes del día del evento para mejorar en todos los aspectos. La funcionalidad de publicaciones, te ayudará a dar voz a tu evento y hacer que llegue a todos los empleados. Para dar un toque de intriga y misterio tienes el módulo de cuenta atrás, esto te ayudará a generar interés y emoción.

8) Asesoramiento y formación

De que sirve tener el mejor software de comunicación interna si no sabemos sacarle el máximo partido. A parte de incluir todas las funcionalidades anteriores, Steeple, cuenta con un programa de acompañamiento de expertos que nunca te dejarán solo.

Desde el momento del lanzamiento del software, contarás con un soporte que te asesorará para la puesta en marcha. También te formará en la herramienta entre otras muchas cosas.

Desde Steeple, consideramos que el acompañamiento es una parte crucial en el éxito que pueda alcanzar un software dedicado a la comunicación interna. Por eso, con Steeple dispondrás también de un coach dedicado que te ayudará y asesorará durante todo el camino.

Este acompañamiento, desemboca en un aumento en la eficiencia y un crecimiento en la organización. Contar con un soporte te ayuda a minimizar errores, problemas o confusiones. Garantiza la óptima continuidad y estabilidad de la herramienta, ayudándote a resolviendo los problemas en mucho menos tiempo.

9) Mensajería instantánea

La mensajería instantánea es una parte importante en la comunicación interna. Por lo cual, el software que escojas, debe contar con esta opción. La mensajería instantánea, te permite dialogar en tiempo real con todos tus compañeros de trabajo.

Steeple, te ofrece a través de la funcionalidad Mensajería instantánea, la posibilidad de intercambiar información con tus compañeros de manera individual o grupal. Podrás también, compartir archivos PDF, imágenes, videos, etc.

Se ha utilizado la mensajería instantánea de Steeple para mantener los vínculos personales: Si un compañero esta de baja, en un mensaje, le preguntamos como va su progreso. 

Bruno Bacquet, CIO en Transports Depaeuw

10) Que te ayude a tener una buena organización en el trabajo

Una buena organización, es un desafío al que se enfrentan constantemente las empresas. La implementación del software de comunicación interna adecuado, aporta una mejor y eficaz organización. Como por ejemplo, organizar mejor las tareas que debe cumplir cada equipo y así gestionar mejor el tiempo.

La constancia y la rutina también son una parte fundamental. Es importante implementar en los empleados el hábito de utilizar la herramienta de comunicación interna.

Con Steeple, los empleados pueden tener una vision mas amplia del proyecto y tener claras cuales son sus tareas y también tener visibilidad sobre las tareas de los damas. La transparencia es esencial en la comunicación interna de una empresa y una de las claves del éxito.

Por último, una mejora de la productividad conduce naturalmente a un aumento del volumen de negocios. Ahora que ya tienes claro cuales son las claves a seguir para elegir la mejor herramienta de comunicación interna para tu empresa, te mostramos como implementarla.

Descubre en esta guía metodológica los 9 pasos, consejos y mejores prácticas para elegir la herramienta de comunicación interna adecuada.

¿Quieres mejorar tu comunicación interna? Háblanos de tu proyecto y descubre cómo Steeple está mejorando la vida laboral de más de 250.000 empleados.