Comunicación interna
El calendario editorial: una herramienta para organizar la comunicación interna
El éxito de un enfoque de comunicación interna depende de la herramienta, pero no solamente de ella. En cualquier caso, sea cual sea la solución que elijas, es la estrategia editorial la que marca la diferencia.
Sin embargo, para transmitir los mensajes correctos en el momento adecuado, para cautivar y comprometer a los empleados, no se puede improvisar. Es esencial planificar las publicaciones. Por eso el calendario editorial es esencial en la comunicación interna.
¿Te preguntas cuáles son las ventajas de la planificación editorial en la práctica, cómo crearla y, sobre todo, cómo alimentarla?. Tenemos varias respuestas para ti.
#1 – ¿Por qué crear un calendario editorial?
El calendario editorial (o planning editorial) es un instrumento de planificación que asigna el trabajo (tareas) a realizar en las publicaciones durante un período de tiempo determinado.
Se construye de acuerdo con la línea editorial previamente definida por el comité de redacción. Luego, se comparte con los distintos equipos que intervienen en la comunicación interna.
Concretamente, se presenta en forma de una agenda en la que escribirás:
- Fechas de presentación/publicación de tu contenido.
- El estado de las tareas.
- La persona o el departamento a cargo.
- Plataformas movilizadas.
- De manera más general, toda información útil que permita a las personal a las que concierne, trabajar eficazmente.
Es interesante incluir las fechas importantes para la comunicación (Día del Trabajo, Navidad, Año Nuevo, el comienzo del año escolar en septiembre, etc.). Estas son fechas clave en las que es fácil encontrar ideas para temas y eventos.
Con la planificación, evitarás las lagunas de aire en tu estrategia de comunicación interna. Y, si es necesario, sólo tendrás que recular para poder volver a las noticias de actualidad.
#2 – ¿Cuáles son las ventajas del calendario editorial?
Entre las herramientas de comunicación interna, el calendario editorial es tu mejor aliado. Garantiza la regularidad de la publicación, que es esencial para mantener el compromiso de los empleados, pero también la diversidad y la calidad de los mensajes.
Sin un calendario editorial, trabajamos en la improvisación y sin una visión global de la estrategia. La planificación sólo tiene ventajas:
- Organiza tu estrategia editorial anticipando los períodos más intensos. Así, podrás anticipar el tiempo de trabajo y los recursos.
- Preparación y programación de las comunicaciones por adelantado. Si se planifican las publicaciones, los responsables de las comunicaciones internas pueden preparar por adelantado las programaciones que no sean de actualidad.
- Disponer de más tiempo y por lo tanto menos estrés en caso de imprevistos de última hora. La planificación también debe permitir dejar espacio para lo inesperado. Por ejemplo, si te has permitido un retraso bastante largo entre la presentación y la publicación, un ligero retraso no pondrá en peligro el calendario de publicación.
- Ser más eficiente en la gestión del tiempo y en la forma de trabajar.
- Tener una visión global. La planificación permite ver la relevancia y la coherencia de las acciones de comunicación interna, por ejemplo, ayuda a ver si se está solicitando a los diferentes departamentos de la empresa.
- Facilitar a la dirección las informaciones sobre las intenciones y el trabajo a realizar o ya realizado.
- Comunicarse más fácilmente con los empleados.
- Ayudar a los miembros del equipo a beneficiarse del mismo nivel de información. Al tratarse de un documento compartido, cada participante tiene acceso a la misma información.
- Desarrollar el trabajo en equipo.
- Mejorar la productividad.
#3 – ¿Cómo se crea un calendario editorial?
¡Aquí tienes una opción! El calendario editorial es una herramienta interna. Por lo tanto, no hay una fórmula única en la forma. En cuanto al fondo, te corresponde a ti, con los miembros del comité de redacción y los empleados, definir los títulos necesarios para garantizar la regularidad, la calidad y la variedad de los contenidos.
Para crear un calendario editorial, se puede optar por una solución a menudo adoptada por las grandes empresas. El uso de Google Drive con un documento Excel compartido.
Será necesario decidir de antemano qué información debe aparecer (elementos clave, fechas, personas dedicadas, pasos, …).
Paralelamente, en Steeple utilizamos otro documento compartido. La tabla de contribuyentes, que permite a todos ver de un vistazo lo que tienen que hacer, pero también tener una visión general de las demás contribuciones.
También puedes utilizar herramientas de planificación como Asana o Trello! Esta última aplicación es la más utilizada por las empresas y te permite crear mapas que cualquiera puede modificar, para rellenar la tabla progresivamente como logros o elementos a proporcionar. Puedes usar códigos de colores, integrar documentos, añadir comentarios, etiquetar empleados e interactuar fácilmente. ¡De un vistazo, Trello te permite ver el panorama general!
Imagina una gran pizarra blanca, llena de post-its, con el nombre de una tarea a realizar y el nombre del responsable de cada post-it. A estos post-it’s, puedes añadir fotos, archivos adjuntos, puedes añadir comentarios, etc…
Herramientas compartidas que te facilitaran las tareas
Exemple : un nouveau projet est lancé et une équipe se réunit pour faire un brainstorming. Dans leur espace de travail, les collaborateurs créent un nouveau tableau pour leur projet et changent de vue afin de pouvoir lister toutes les idées comme ils le souhaitent sans contrainte. Puis, ils peuvent facilement regrouper les cartes en listes, pour ensuite revenir à la vue Tableau pour mettre ces idées en action. Pratique, n’est-ce pas ?
Trello permite trabajar asincrónicamente, para establecer las fechas de finalización del proyecto. Pero la herramienta también permite:
- Facilitar la comunicación con el sistema de etiquetado, mencionando a las personas, notificando que un proyecto está terminado, etc…
- Realizar la gestión visual. Ejemplo: con etiquetas de color para categorizar una tarea o una acción/proyecto.
- Organiza visualmente lo que quieras con quien quieras.
- Controla tus tareas, organízate individual y colectivamente.
- Personaliza tu perfil: apellido, nombre, fotos.
Es una herramienta práctica para hacer un calendario editorial y permite no olvidar las acciones esenciales. Crea transparencia, responsabilidad y solidaridad.
La instalación es sencilla. Sólo tienes que crear tu cuenta gratuita, crear un tablón, listas, mapas, añadir miembros y hacer un seguimiento de las actividades.
#4 – Crear una organización tipo árbol (como el genealógico) para estructurar tu calendario editorial.
El calendario editorial es un instrumento que tiene por objeto facilitar la colaboración y agilizar el proceso de publicación. Pero más allá de la herramienta, lo más importante es definir una estrategia editorial.
¿No estás seguro de qué estrategia de publicación adoptar o qué elementos poner en tu calendario editorial
No te asustes, vamos a hablarte del «árbol», con el ejemplo del CCEVV para una estrategia bien pensada.
El CCEVV corresponde a Cifras, Clientes, Empleo, Vigilancia y ¡Victoria!. Es una rutina que indica qué tema se debe discutir cada día. Te ayuda a crear su estrategia de comunicación interna, evitando los fracasos de la inspiración. Como es cíclico y ordenado, todos los involucrados pueden publicar fácilmente este contenido ritual.
Veamos cómo funciona este método en la práctica:
- Los lunes se publican las cifras. Por ejemplo, el aumento porcentual de las ventas en tiendas de la semana pasada, el número de vehículos que hicieron una entrega (o los kilómetros recorridos), …
- ¡El martes es el día del cliente!. Podemos entonces compartir sus comentarios, felicitaciones y otras palabras de aliento que aumentan la confianza de todos!
- Los miércoles, compartid las ofertas de trabajo para mejorar la cooptación y la visibilidad.
- Los jueves son el día de vigilancia. Con este resumen de noticias, compartimos información importante relacionada con nuestro sector de actividad (nuevas regulaciones, nuevas tendencias, nuevas oportunidades).
- Los viernes, celebramos las victorias juntos!. Es muy importante. Según Teresa Amabile en el Harvard Business Review, es incluso uno de los «7 factores de éxito de una empresa, un vector de productividad y un clima laboral positivo«.
#5 – Utiliza un calendario para organizar con el comité de redacción
La comunicación interna tiene como objetivo involucrar a todos los niveles de la empresa. Se trata de un proyecto multifuncional que requiere la participación de la dirección y de los diversos departamentos.
Para dirigir el proyecto, es necesario crear un comité editorial. El papel de este comité es definir la hoja de ruta editorial y validar las elecciones estratégicas de contenido en todos los medios de comunicación.
En él participan al menos un miembro de la dirección, un representante del departamento de QSE, un miembro del departamento de RR.HH. y una persona de comunicación.
La elaboración y el seguimiento del calendario editorial es una de las misiones del comité de redacción. Garantiza la regularidad y la variedad de la información. Excel, Trello, cuadrícula colaboradora, aquí de nuevo, la elección del medio es secundaria. Lo importante es la disponibilidad y accesibilidad de la información.
Una estrategia de comunicación interna eficaz requiere regularidad y diversidad de contenido. Para esto, la planificación es esencial. El calendario editorial es el mejor aliado del comunicador interno porque facilita la participación de todos los equipos interesados y una dinámica de publicación más eficaz.
Para organizarte mejor y planificar tus acciones a lo largo del año, descubre el Calendario Editorial 2021 y haz que tus empleados se involucren en la comunicación interna de la empresa!
