¿Cómo convertir un evento interno de empresa en un éxito?

Las empresas se han dado cuenta ahora de que la comunicación interna no se limita a los boletines informativos, la intranet y la comunicación descendente… En definitiva, ¡no se trata sólo de difundir información!

Los eventos son muy importantes, pero: ¿cómo convertir un evento interno de empresa en un éxito?

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La dimensión humana es esencial para federar a los equipos, desarrollar un sentido de pertenencia y conseguir que todos se impliquen.

¿Cómo se puede hacer esto? A través de eventos internos.

La diferencia entre lo ordinario y lo extraordinario es ese pequeño extra.

Jimmy Johnson, entrenador deportivo

Es, de hecho, una herramienta de comunicación interna formidable para todos los directivos y comunicadores: el evento corporativo permite a los empleados ir más allá de su lógica individual para desarrollar una visión colectiva centrada en un objetivo común.

Los eventos internos representan ese pequeño extra que marca la diferencia y ayuda a que cada empleado esté motivado, involucrado y entusiasmado: en resumen, ¡un empleado feliz!

Entonces, ¿cómo puede estar seguro de convertir un evento en un éxito? Steeple te da las claves para que tu evento interno sea un éxito. 🚀

#1 - Evento interno de empresa: ¿quién lo organizamos?

Existen multitud de eventos internos relacionados con momentos concretos de la vida de la empresa y que persiguen diversos objetivos:

• El cumpleaños de un empleado
• Fiesta de Navidad
• Actividades de creación de equipos
• Saludos de la dirección
• Eventos deportivos
• Llegada o salida de un nuevo empleado
• …

Dependiendo del tipo de evento, pero también de la cultura y las costumbres de la empresa, el organizador puede ser:

• El departamento de comunicación: generalmente el responsable de eventos o el responsable de comunicación
• El CSE: Comité Económico y Social
• El departamento de recursos humanos
• La gestión

#2 - ¿Cuál es el rol del organizador?

En colaboración con los servicios transversales, el papel del organizador es desarrollar las operaciones de comunicación y diseñar el evento interno de la A a la Z.

Definir el objetivo

El primer paso esencial para el éxito del proyecto es definir con precisión los objetivos, antes de determinar el formato adecuado del evento.

¿Quiere desarrollar la cultura de la empresa? ¿Valora y agradece a sus empleados? ¿Aumentar la motivación? ¿Crear vínculos y compromiso? ¿Informar y formar? ¿Asegurar a los equipos? ¿Celebrar un éxito? Etc.

Dependiendo de los objetivos que se persigan, el tipo de evento más apropiado será diferente. Por ejemplo, si quiere reforzar la cohesión del equipo, un taller de team building será pertinente. Si quiere desarrollar los vínculos entre los empleados en un entorno menos formal, las sesiones después del trabajo o los almuerzos de equipo serán especialmente eficaces.

En cuanto al seminario de la empresa, cumple muchos requisitos:

El 81% de los participantes en los seminarios de empresa creen que ayudan a reforzar el espíritu de equipo

Estudio Bird-Office- 2018

Pero no solo: casi 1 de cada 2 empleados considera que el seminario es una oportunidad para pasar un buen rato y conocer a nuevos compañeros, y el 72% de ellos indica que les permite hablar con todo el mundo: ¡por tanto, crear un vínculo!

Piensa en el proyecto en todas sus dimensiones

El evento interno debe prepararse cuidadosamente: es una receta sutil compuesta por muchos ingredientes cuidadosamente medidos y pensados.

Aquí tienes algunas preguntas que debes hacerte:

• ¿A quién hay que invitar al acto? ¿Todos los equipos? ¿Los directivos? ¿Solo empleados o también cónyuges? (para una fiesta de fin de año, por ejemplo)
• ¿Qué grado de implicación tienen los empleados en la organización? ¿Pueden participar, o incluso co-construir el evento?
• ¿Qué formato debe utilizarse? ¿Almuerzo, cena, día completo, etc.?
• ¿Cuándo debe celebrarse? ¿Durante el horario de trabajo o fuera de él (por la noche, el fin de semana)?
• ¿Dónde? (tipo de local, tiempo de desplazamiento de los empleados)
• ¿Qué y cómo? Lluvia de ideas, conferencias, talleres o actividades de ocio (culturales, deportivas, festivas…)
• ¿Qué presupuesto?
  Implementación: ¿necesitamos un facilitador dedicado, un tema común, señalización, etc.?
• ¿Es obligatoria la participación o no?

#3 - ¿Cómo comunicar el evento corporativo?

Como en cualquier proyecto de eventos, una buena comunicación es uno de los pilares del éxito. Cada paso cuenta: desde la promoción antes del evento hasta compartir los recuerdos después del mismo y la comunicación en el momento, es esencial no dejar nada al azar.

He aquí las 4 fases esenciales de su plan de comunicación interna de eventos:

1) Encuesta

Aunque a menudo se descuida, este paso es esencial si se quiere evitar un gran fracaso.

Encuestar a los empleados y escuchar sus necesidades y deseos le permite satisfacer mejor sus expectativas. Aproveche esta fase para solicitar la creatividad de cada persona, permitiéndole ser una fuerza de propuesta.

Una encuesta realizada por Cap’Com en 2018 demostró que:

La dirección participativa, la consulta a los empleados sobre sus expectativas y necesidades y su implicación en el contenido son garantías de éxito.

Esto puede hacerse de manera informal con una muestra de personas durante un café o en la sala de descanso, o formalmente a través de una encuesta ofrecida a todos los equipos.

Por ejemplo, el módulo Encuestas de Steeple es práctico para recoger las opiniones de los empleados en muy poco tiempo. Este módulo les permite participar más en la vida de la empresa y le permite mejorar y comprender mejor sus necesidades.

2) Anuncia

Para entusiasmar a los empleados, cree un rumor en torno al próximo evento: anuncie el evento en el boletín interno, envíe invitaciones personales, publique una «publicación del evento» en su herramienta de comunicación interna, cuente un poco sobre él, pero sobre todo, no lo cuente todo… ¡Deje que el misterio funcione!

Y si tienes Steeple, aprovecha el módulo «Cuenta atrás» para crear impaciencia.

3) Cobertura

Una buena cobertura del evento permite informar a los empleados en tiempo real sobre el desarrollo de la jornada, para que todo vaya sobre ruedas.

Hay varias ideas para ello: una señalización perfectamente pensada, un programa distribuido a cada participante a través de una publicación, información periódica transmitida por el moderador, etc. ….

4) Agradecimiento y reunión informativa

La comunicación no se detiene una vez finalizado el evento: para causar una impresión positiva, agradezca a todos los equipos su participación e implicación.

Por ejemplo, pida a los participantes que den su opinión al final del acto, envíeles los materiales de las distintas intervenciones y comparta con ellos fotos y vídeos. Por otro lado, algunos participantes toman la iniciativa y pueden dar su opinión sobre el evento.

Mantenga el evento vivo durante todo el año compartiendo fotos o vídeos o una presentación de fotos con los empleados. Apreciarán la idea y rememorarán los buenos momentos y los recuerdos comunes, lo que reforzará su sentido de pertenencia. Por otro lado, seguirán discutiendo en puntos formales como reuniones o alrededor de la máquina de café.

#4 - ¿Cómo medir el éxito de un evento interno?

Por último, como en cualquier operación de comunicación y en cualquier proyecto en general, el análisis de los resultados es esencial para identificar tanto los éxitos como las áreas de mejora:

• En el caso de los actos internos no obligatorios, observe el índice de participación, por ejemplo, observando el número de participantes que han respondido a la encuesta. ¿Es significativo? ¿Es similar en todos los departamentos y tipos de trabajo, o algunas categorías de empleados están infrarrepresentadas? Si es así, ¿por qué?
• Analizar la participación de los equipos el día del evento. Esto será mucho más fácil si, en el día, ha establecido actividades cuyos resultados sean cuantificables (por ejemplo, organizando una votación a través de su herramienta de comunicación interna o uniendo a los empleados en torno a un hashtag.
• Recoge el sentir de los participantes: pide su opinión a través de una encuesta o un sondeo interno (más profundo). Por ejemplo, puedes crear fácilmente una encuesta gratuita a través de un formulario de Google y distribuirla fácilmente entre los participantes.

Ahora tienes todas las claves para convertir un evento interno en un éxito. Ahora es el momento de empezar.

Sí, organizar un seminario de empresa abarca muchas cosas y tiempo. Pero no te preocupes. Para ayudarte a abordar su preparación con más serenidad, hemos elaborado una Check-list para que no te olvides de nada.

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