7 pasos para realizar un plan de comunicación interna

No es necesario recordar la importancia de la comunicación interna en empresa. Un gran número de empresas en España desean integrarla en su estrategia global, pero no saben ni obtienen los beneficios que esperan… 

Sin una estrategia y un plan de comunicación interna, es muy difícil obtener resultados de calidad. ¡Hoy vamos a revelarte 7 pasos para lograr un plan de comunicación interna óptimo! 🚀

#1 – ¿Por qué realizar un plan de comunicación interna?

Atrás quedaron los días en que la comunicación interna se limitaba a los mensajes de la dirección a todas las partes interesadas de la organización. La comunicación interna engloba a todos:

• dirección
• directivos
• empleados…

Y para eso, necesita mantener el rumbo y establecer una estrategia de comunicación óptima. Por tanto, la estrategia implica la implementación de un plan de comunicación interna.

El plan de comunicación interna es una hoja de ruta necesaria que establece un marco al tiempo que tiene metas a alcanzar. Permite diagnosticar y organizar los objetivos de la comunicación, determinar su destino, elegir y planificar los medios a poner en marcha.

Todo ello, permite luego controlar las acciones puestas en marcha. Todo ello pasa por unas etapas bien definidas.

#2 – Siete pasos para hacer un plan de comunicación interna

Paso 1: comprender los desafíos de la comunicación interna

Las empresas que invierten en comunicación empresarial lo hacen para dar respuesta a problemas como:

• Mantener el talento.
• Apelar a personas que desconfían de la empresa y buscan calidad de vida en el trabajo.
• Facilitar la contratación: el salario de entre 6 y 9 meses es el coste promedio para reemplazar a un empleado.
• Incrementar el compromiso de los trabajadores para con la compañía.
• Mejorar la comunicación de la dirección: crear vínculos entre gerentes y empleados.
• Crear vínculo entre empleados y recursos humanos.

Sin embargo, la comunicación interna puede aportar más valor a la empresa y a todos sus grupos de interés del que se puede imaginar inicialmente. Como por ejemplo:

• Una cultura corporativa enriquecida
• Una marca de empresa valiosa para los trabajadores
• Empleados motivados
• Una mejor calidad de vida en el trabajo
• Un gestión que se caracteriza por ser transparente
• Unos procesos de contratación ágiles
• Una mejora de la productividad y, por tanto, de la facturación

Conocer las ventajas y comprender las diferentes facetas de la comunicación interna permite convencer a la dirección para invertir en comunicación interna.

Paso 2 : realizar una auditoría interna para evaluarse

La creación de su plan de comunicación interna comienza por realizar una auditoría de evaluación. La pregunta a realizarse es simple. ¿Cómo se gestiona actualmente la comunicación interna en la empresa?

La auditoría es un paso clave para definir un presupuesto y luego llevar a cabo un plan de comunicación. Te permitirá trazar los primeros pasos y enumerar las necesidades para mejorar la estrategia de comunicación interna e identificar áreas de mejora. 

Esta fase te ayudará a encontrar los argumentos para convencer a la dirección en invertir en comunicación interna y definir presupuesto.

Esta auditoria tiene en cuenta varios parámetros:

Análisis de situación. Esta es la etapa en la que el Responsable de Comunicaciones debe realizar una valoración para entender las expectativas de los empleados y los recursos disponibles. Es la piedra angular a partir de donde construir la estrategia y debe contemplar:

• Recursos materiales
• Recursos humanos
• Objetivo temporal para aplicar el plan
• Herramientas de comunicación necesarias
• Analisis DAFO. fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para la empresa.

Realización de una encuesta interna. Se debe tener en cuenta que es la satisfacción del personal interno el objetivo de las acciones realizadas y el motor de esta comunicación. Las respuestas a las preguntas destacarán sus opiniones y las áreas de mejora a realizar. La encuesta es excelente también para saber si los empleados quieren participar más en la empresa.El Responsable de Comunicación Interna debe presentar la encuesta como algo que provocará un cambio positivo y reconocimiento a los equipos.

Paso 3 de un plan de comunicación interna: definir el presupuesto

Una vez que la dirección está convencida de todas las ventajas de la comunicación interna dentro de la empresa, se puede definir un presupuesto. Igual que ocurre con un presupuesto de publicidad, se necesita inversión económica para realizar acciones de calidad.

Definir los costes que se relacionan con la realización de un plan de comunicación interna permitirá trabajar con tranquilidad y evitar sorpresas inesperadas.

El consejo de nuestros expertos es pensar en el presupuesto desde el principio. Ello permitirá pensar en todo lo necesario para hacer acciones de comunicación. Obviamente, el presupuesto puede modificarse para adaptarse a los cambios y las nuevas necesidades, pero configurarlo desde un inicio ayudará a obtener una visión general.

Paso 4 de un plan de comunicación interna: conoce tu público objetivo

En una empresa, cada empleado tiene su formación, especialidad, experiencia y conocimientos. ¡Aquí es donde se encuentra la complejidad! Así que tienes que adaptar tu forma de comunicarte con el target.

La mayoría de las veces, dos empleados quieren decir lo mismo pero no se entienden porque usan palabras diferentes. Estas situaciones ocurren con regularidad generando malentendidos y conflictos.

Ten en cuenta que hay que comunicar con un mensaje claro y acorde con el ADN de la empresa.

Tus empleados son tan importantes como tus clientes

Es fundamental tomarse el tiempo para estudiar los objetivo para poder desarrollar acciones efectivas. Por ejemplo, esto implica la realización de encuestas internas para conocer la opinión de los empleados, entrevistas con la dirección y entrevistas con el departamento de Recursos Humanos. Todo ello permitirá enumerar las necesidades para alcanzar al 100% de la plantilla.

En primer lugar, identifica el objetivo que se podría alcanzar y, en segundo lugar, cómo adaptar su comunicación al perfil de los empleados objetivo (grupo de edad). Un ejemplo, si te diriges a un empleado joven (hasta 30 años), es mejor optar por una comunicación por medio de plataformas web o apps. Tendrás más posibilidades de captar su atención.

Paso 5 de un plan de comunicación interna: definir los temas a atacar

Dependiendo de los objetivos vinculados a la estrategia elegida, se irá construyendo un eje poco a poco. Este último guiará la línea editorial y la creación del mensaje a difundir.

Opta por el horario editorial, que te permitirá organizarte lo mejor posible, no olvidar nada y no salir en todas direcciones. Más precisamente, te permitirá:

• Elegir los temas a tratar de acuerdo con los eventos de la empresa (estacionales, fiestas tradicionales…).
• Definir la frecuencia de publicación (diaria, semanal, mensual…).
• Crear unión con los equipos para mantenerlos más unidos entre sí.
• Definir el rol de cada miembro del equipo. Un calendario editorial permite distribuir las tareas de forma planificada. Quien dice qué en cada momento. Temas a tratar, acciones, organización…

¿Cómo funciona el calendario editorial?

A menudo establecido durante un período de 12 meses por el consejo editorial, el calendario ayuda a mantener el control sobre la publicación del contenido. Generalmente se comparte en una plataforma de comunicación interna colaborativa para que todos los empleados puedan realizar los cambios y tener la misma información en tiempo real.

Te aconsejamos planificar una sesión de brainstorming para organizar mejor este calendario y distribuir las tareas equitativamente. Nuestra plantilla organizativa te resultará de gran ayuda para ello.

Algunas decisiones importantes deben comunicarse a todos los empleados.

Por ejemplo, en el caso de implementar una nueva estrategia, un cambio de liderazgo o reestructuración, los mensajes que se transmitirán serán esenciales.

Los objetivos son entonces involucrar a los equipos, a través de mensajes sinceros, y darles sentido en el trabajo. Estos mensajes deben ser claros y transparentes, proponiendo acciones a implementar.

Para ello, es necesario encontrar la herramienta adecuada para comunicarse con todos los empleados.

Paso 6: elegir la herramienta de comunicación y los canales adecuados

Elegir una sola y única herramienta

¿Quieres fortalecer la vida de la empresa? ¿No sabes cómo definir los canales y elegir la herramienta para informar a los empleados?

No es de extrañar, la comunicación interna es un ejercicio delicado. Para evitar errores y utilizar una única herramienta, primero debes conocer tu target y luego adaptar tus canales de acuerdo si dispones de:

• Teléfono
• Email
• Correo
• Intranet de la empresa
• Red Social corporativa
• Tablón de anuncios de papel
• Pantalla de visualización dinámica

Por ejemplo, Steeple es una herramienta con funcionalidades para la comunicación empresarial colaborativa que permite alcanzar todos los equipos de forma óptima. Por tanto, la idea es que la empresa utilice una sola herramienta y sus canales para comunicarse.

Esto implica mensajes escritos a través de funciones como publicaciones o mensajería instantánea, pero también comunicarse compartiendo fotos o videos.

Elija canales y medios

Para optimizar la comunicación interna, aprovecha reuniones y discursos que impulsen la comunicación oral. Los mensajes se adaptarán a la audiencia, y esto creará un diálogo entre trabajadores.

¿Prefieres comunicarte por escrito? ¿Prefieres usar una newsletter interna? Por supuesto, la elección de canales depende de varios factores: los objetivos, el target, el presupuesto…

¿Y para los empleados «sin conexión a internet»? 

Hay varias formas de comunicarse con ellos. La comunicación oral es una de las posibles soluciones. Sin embargo, la comunicación escrita sigue siendo el medio más utilizado. Los empleados no conectados aprecian mucho el uso de herramientas como Steeple.

Simple y fácil de usar, la herramienta transmite de manera efectiva las noticias de la empresa y permite que los empleados sin ordenador tengan el mismo nivel de información que los que trabajan en oficina.

Paso 7: asegurar resultados en la estrategia de comunicación interna

¿Están los empleados satisfechos con la comunicación de la empresa? ¿Se están alcanzando los objetivo? Son preguntas que con frecuencia quedan sin respuesta…

Medir la comunicación interna en una empresa es un paso fundamental para saber qué áreas mejorar. Analizarlo te ayudará a definir qué temas tienen más tasa de participación y qué temas no.

Entonces, ¿Cómo medir los efectos de la comunicación interna?

Pregunta a tus empleados directamente con encuestas internas. Para ello, sigue una buena metodología que proponga preguntas relevantes. Prueba la madurez de tu comunicación realizando una auditoría interna.

Ello te ayudará a comprender en que situación se encuentra la comunicación corporativa de la empresa y qué argumentos son los adecuados para convencer a la dirección de su importancia.

Comprenderás que la comunicación interna juega un papel importante ya que tiene beneficios reales para la empresa y todos los trabajadores.

El plan de comunicación interna permite :

• transmitir información a los empleados a través de diversas herramientas
• mejorar la productividad, la cohesión del equipo
• aumentar la motivación de los empleados
• generar confianza en la empresa

¿Quieres mejorar tu comunicación interna? Háblanos de tu proyecto y descubre cómo Steeple está mejorando la vida laboral de más de 250.000 empleados.