WhatsApp: 10 razones para NO usarlo en tu comunicación interna

Durante mucho tiempo, las empresas han menospreciado la importancia de la comunicación interna y suelen dejarla de lado. Bien por falta de tiempo, por priorizar la digitalización o la implantación de nuevas herramientas.

Sin embargo, debido a su notoriedad y facilidad de uso, algunos directivos empezaron a usar Whatsapp de forma natural para la comunicación interna de empresa. Sin embargo, y como vamos a demostrarte a lo largo de este artículo, no es la mejor de las ideas.

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Tras la crisis sanitaria muchas empresas en España han buscado soluciones para su comunicación interna. Implantar una herramienta que responda a la necesidades del momento como comunicarse rápidamente con los equipos.

¿La solución planteada por muchos? WhatsApp. Pero… ¿Qué es WhatsApp y qué permite realmente hacer realmente? ¿Es la más adecuada para responder a los retos de comunicación interna de las empresas?

#1 – WhatsApp Business: ¿Qué es?

WhatsApp es una aplicación gratuita de mensajería instantánea y videollamadas, descargada por más de 2 mil millones de usuarios en todo el mundo desde 2009. Actualmente, la aplicación está presente en más de 180 países y se utiliza con mayor frecuencia para fines personales.

La empresa estadounidense quiso ir más allá y en 2019 lanzó la aplicación WhatsApp Business. Esta última es gratuita y ha sido concebida para freelancers, autónomos y pymes.

Con más de 5 millones de descargas, funciona de la misma manera que la mensajería instantánea original, pero ofrece características adicionales adaptadas a las necesidades específicas de las empresas.

¿Para qué sirve WhatsApp Business?

• Crear un perfil profesional: ofertas, página web, datos de contacto…
• Interactuar fácilmente con los clientes mediante herramientas de automatización: respuestas rápidas a las preguntas más frecuentes, mensajes automáticos de bienvenida o de ausencia…
• Mejorar la relación con el cliente: relaciones de proximidad, conversaciones instantáneas…

La aplicación está muy por delante de sus competidores como Signal o Telegram para empresas:

« WhatsApp tiene más de 1,5 mil millones de usuarios mensuales ».

Según un estudio de Statista de 2019

Pero no todo es color de rosa para las empresas que utilizan la herramienta californiana. Muchas deficiencias se ponen de manifiesto en cuanto el uso se extiende más allá de una discusión entre amigos. Veamos por qué WhatsApp no es la herramienta de comunicación interna.

#2 – 10 razones para no usar WhatsApp en el trabajo

Razón 1: Seguridad de los datos

En las aplicaciones de mensajería instantánea, como WhatsApp, se comparten muchos datos: números de teléfono, fotos, vídeos, ubicación… ¿El objetivo? Conocer los intereses de los usuarios con el fin de ofrecer publicidad adaptada y relevante.

Pueden surgir preguntas: ¿Qué entendemos por datos personales? ¿De qué estamos hablando? ¿Estamos afectados?

Empecemos con una definición sencilla. Los datos personales son cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable. Los datos personales pueden ser recogidos y tratados por terceros, que deben tener una finalidad específica, legal y legítima.

La RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) enmarca legalmente el tratamiento de los datos personales tanto en el territorio español como dentro de la Unión Europea. Proporciona un marco y sanciones muy severas en caso de incumplimiento.

En 2021, el anuncio de las nuevas condiciones de uso desencadenó una ola de descontento entre los usuarios. De hecho, sus datos podían ser compartidos con Facebook (propietario de WhatsApp) y sus socios.

Además, se cuestionó la falta de información sobre el destino de los datos personales de los usuarios europeos. Por ello, el grupo fue multado con 225 millones de euros por la CNIL, que ya llevaba varios meses realizando una investigación.

Sin embargo, muchos de los datos siguen escapando a la mayoría de sus aplicaciones. El contenido de los mensajes privados de mensajería instantánea utiliza el método de « cifrado de extremo a extremo », lo que significa que normalmente sólo tú y las personas con las que hablas podéis acceder al contenido de las conversaciones.

A diferencia de WhatsApp, la solución Steeple es totalmente segura. Garantiza la protección de los datos según el RGPD, lo que garantiza intercambios en la mensajería instantánea con total confianza entre los miembros de la comunidad. Además, cada empleado debe tener un identificador y una contraseña para iniciar sesión. Y, por supuesto, los accesos a una comunidad son verificados y controlados. ¡Una forma segura de compartir información!

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Razón 2: Gestión de perfiles

Los perfiles de los empleados deben estar actualizados en la herramienta de comunicación interna de la empresa. Es importante que los antiguos empleados ya no tengan acceso a las conversaciones para evitar que se filtre información confidencial. El administrador del grupo debe acordarse de añadir al empleado cuando llegue y de borrarlo cuando deje la empresa.

« Era muy complicado WhatsApp para la comunicación interna, estábamos constantemente añadiendo y eliminando empleados a los grupos, y multiplicando los grupos para todo tipo de temas. Hemos dedicado mucho tiempo a ello ».

Benoît, Director de RRHH en el sector de la gran Distribución

Razón 3: Información compartida en grupos con gran cantidad de empleados

La aplicación de mensajería instantánea no es adecuada para compartir información con un gran número de trabajadores. De hecho, una vez compartida puede perderse en la multitud de respuestas.

Además, una conversación en grupo tiene un número limitado de 256 personas. Por lo tanto, para las grandes empresas puede ser difícil compartir la información con todos los empleados.

Razón 4: WhatsApp obliga a usar el teléfono personal en horario de trabajo

Se sabe que los teléfonos inteligentes tienen un impacto negativo en la concentración y la productividad. En el ámbito laboral, se desaconseja encender el teléfono todo el día. Mirar los mensajes en la aplicación puede tentar a los usuarios a mirar otras aplicaciones en su teléfono y pasar más tiempo en ellas.

Esto puede generar un clima de tensión entre los empleados. De hecho, según el Código de Trabajo, el empresario no puede prohibir el uso de teléfonos móviles personales, ya que ello iría en detrimento de la libertad personal del trabajador. Se recomienda utilizar una herramienta de comunicación interna dedicada al trabajo, utilizable en ordenador o pantalla táctil.

Razón 5: Conciliación de la vida laboral y familiar

Hoy en día, la Whatsapp no es útil para comunicación interna, se utiliza principalmente para conversaciones personales. Son muchos los grupos: cumpleaños, amigos, familia… La creación de grupos con empleados para fines empresariales hace que la línea entre el trabajo y lo personal sea casi inexistente.

De hecho, mezclar grupos puede llevar a confusiones y problemas de confidencialidad:

• Enviar las fotos y vídeos de las vacaciones al grupo « trabajo » en vez de al grupo « familia ».
• Equivocarse de grupo y enviar información empresarial a personas ajenas a la empresa.
• Llevar información confidencial en el teléfono, como datos estratégicos de clientes, elementos contractuales, datos bancarios…

Razón 6: El derecho a la desconexión

La aplicación WhatsApp está disponible para la mayoría de los usuarios en teléfonos personales. Por lo tanto, es importante recordar que se deben respetar los horarios laborales. Los empleados no necesariamente quieren recibir notificaciones profesionales en su tiempo libre. ¡Un deseo legítimo!

¿Cuál es el peligro de entrar en un estado de conexión permanente? Empleados estresados que no pueden desconectar de sus tareas de empresa.

Muchos empleados no participaron en las discusiones, ya que no querían instalar la aplicación en el teléfono de su casa y ser bombardeados con notificaciones por la noche y los fines de semana. Como resultado, muchos no leyeron la mayoría de los mensajes.

Coralie, Encargada de comunicación en el sector del transporte

En cambio, los usuarios de Steeple tienen el control absoluto de sus notificaciones. Esto significa que los empleados pueden elegir qué quieren recibir y con qué frecuencia. También tienen la opción de elegir las horas de desconexión.

Razón 7: El modo efímero

El principio de la mensajería efímera en WhatsApp es sencillo: una opción optativa que puede activarse para lograr una mayor privacidad. Este parámetro garantiza que los mensajes enviados desaparezcan posteriormente tras su visionado. El usuario puede elegir entre varias opciones: 24 horas, 7 días o 90 días después del envío.

Un modo que puede parecer adecuado para conversaciones privadas, pero no para conversaciones de empresa. De hecho, no dejan ningún rastro. ¿El peligro? ¡Que haya comportamientos inapropiados, faltas de respeto u ofensas personales sin posibilidad de ser demostradas posteriormente! Por su parte, la herramienta Steeple evita esta clase de comportamientos inapropiados:

• Ofrece un acceso a una comunidad verificada y controlada.
• No existe el anonimato.
• Permite una moderación por parte de los administradores de la comunidad.

Razón 8: WhatsApp no es una herramienta laboral de comunicación interna

El objetivo de WhatsApp es para la mensajería instantánea principalmente. Permite:

• Ser capaz de comunicar información rápidamente a una personas concreta.
• Limitar el envío de correo electrónico.
• Prolongar los intercambios manteniendo la comunicación en cualquier lugar y en cualquier momento.
• Controlar la comunicación mediante el intercambio de mensajes en tiempo real con uno o varios empleados.

Sin embargo, Whatsapp no es adecuada para comunicación interna por múltiples razones. Al contrario, Steeple es mucho más eficiente en muchos de estos procesos de comunicación interna. Permite:

• Comunicarse en tiempo real, con la capacidad de hablar con una o varias personas simultáneamente.
• Nombrar a personas durante la conversación.
• Intercambiar en grupos reducidos con la posibilidad de comunicar mensajes a varias personas al mismo tiempo, para que todos tengan el mismo nivel de información.
• Gestionar las notificaciones y que los empleados puedan elegir si recibir o no mensajes fuera de su horario laboral.
  
  

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Razón 9: La herramienta discrimina a personas que trabajan sin un ordenador o dispositivo electrónico

En algunos sectores de actividad, los empleados están « desconectados », es decir, generalmente no tienen acceso a una conexión a Internet durante las horas de trabajo, no poseen terminales profesionales (ordenador, smartphone, etc.) o ni siquiera se sienten cómodos con la tecnología.

Veamos algunos ejemplos:

• En el sector del transporte, la mayoría de los empleados están equipados con smartphones. Sin embargo, en la carretera no tienen tiempo de conectarse. Tampoco disponen de acceso a Internet si están en el extranjero. Por ello, no tienen posibilidad de estar al día de las novedades en la empresa.
• En el sector industrial, los empleados en fábricas no disponen de su teléfono móvil y menos durante las horas de trabajo.
• En el sector de la construcción, los obreros pasan la mayor parte del tiempo en el lugar de construcción sin posibilidad conectarse a internet usando dispositivos electrónicos provistos por la empresa.

El reto para las empresas es, disponer de medios de comunicación que no discriminen a ninguna tipología de empleado. La aplicación WhatsApp sólo está disponibles en dispositivos electrónicos y no todos los empleados tienen acceso a ellos. Esto plantea un verdadero problema para la difusión de la información y la equidad de esta difusión entre los diferentes perfiles profesionales que configuran una compañía de gran tamaño.

La herramienta físico-digital Steeple pone la información al alcance de todo el mundo. Y, además, da a los equipos los medios para participar en la vida de la empresa. De hecho, Steeple destaca en:

• No requiere registrarse para consultar la información.
• Se puede acceder a las noticias de la empresa durante la pausa café a través de su pantalla táctil ubicada en las zonas de descanso.
• Ofrece simplicidad y facilidad de uso.
• Permite la interacción con likes, comentarios…
• Hay diferentes módulos personalizables: publicaciones, previsiones, buzón de sugerencias, encuestas…

Razón 10: Whatsapp no ofrece estadísticas de comunicación interna para seguir el uso de los usuarios

La comunicación interna es un paso clave para unir a los empleados y crear un sentimiento de pertenencia. Este último tiene muchas ventajas, entre ellas la capacidad de transmitir información. Por lo tanto, es imprescindible saber cómo medir el éxito de la comunicación interna.

¿Has visto alguna vez a un deportista entrenar sin cronómetro? Lo mismo ocurre con la información que transmites a tus empleados. Es necesario saber que la información proporcionada resulta accesible para todos y que es conocida por todos los empleados.

Las estadísticas permiten saber si tu herramienta de comunicación se adaptada a tu empresa y a tus empleados. La medición te permitirá adaptarte y formará parte de un proceso de optimización continua de la empresa.

Pero por el momento WhatsApp no tiene la funcionalidad de difundir una encuesta o sondeo interno en las conversaciones, pero sí es posible que la empresa comparta enlaces a encuestas externas en las conversaciones.

"Estábamos luchando por involucrar a los empleados y obtener comentarios en WhatsApp, por ejemplo, haciendo encuestas o compartiendo contenidos más interactivos. Los mensajes no se veían a tiempo, o nos quedábamos en ‘visto’".

Antoine, Manager en el sector de los servicios

La comunicación es un elemento esencial que no se debe descuidar en las empresas. Hay que reflexionar sobre su aplicación. La herramienta correcta debe ser aquella que logre adaptarse a todos los empleados. Por todas estas razones, WhatsApp no es la herramienta adecuada para la comunicación interna.

Por este motivo, hemos creado Steeple para ayudar a las compañías mejorar y modernizar su comunicación interna. Descubre todo lo que Steeple te ofrece solicitando una demostración personalizada con nuestros equipo especializado.

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