Comunicación interna
Pasos para hacer una auditoría de comunicación interna:
¿Ya has trabajado en tu comunicación interna pero quieres saber si lo que has realizado ha tenido un impacto positivo en tu empresa? Hacer una auditoría de comunicación interna te ayudará a conocer los efectos de tus acciones. Medir la comunicación interna, te permitirán ajustarla y mejorarla día a día, además de ayudarte a justificar a dirección el presupuesto necesario.
Pero… ¿Qué pasos tienes que seguir para hacer una auditoría de comunicación interna? ¿Para qué sirve exactamente? ¿Cuáles son los pasos anteriores para hacer una auditoría de comunicación interna exitosa?
Descubre las respuestas a estas preguntas con nuestro método paso a paso 🚀
Pero antes, te recomendamos descargar la «encuesta» de Steeple. Te resultará de gran ayuda para medir la situación actual de tu comunicación empresarial:
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#1 – Haz una encuesta interna en 6 sencillos pasos
La encuesta te ayudará a entender mejor las expectativas, percepción y opiniones de tus empleados respecto a la comunicación interna. Está probado que esta metodología nos permite obtener una gran cantidad de información útil.
A partir de los resultados, podrás identificar las problemáticas de la comunicación interna de tu empresa para enfocar tu auditoría de forma más precisa.
Paso 1 : Define los objetivos de tu encuesta interna
Empieza por determinar el objetivo de tu investigación. Por ejemplo, puedes dirigir tu encuesta a investigar la rotación del personal de tu empresa: ¿Por qué los empleados tienen tendencia a abandonar la empresa?».
Enumera los diferentes tipos de información que necesitas obtener par responder a tu pregunta:
- ¿Cómo perciben los empleados el ambiente de la empresa?
- ¿Están contentos con su salario?
- ¿Las condiciones de trabajo resultan agradables?
- ¿Los directivos son amables y lograr estimular a los equipos?
- ¿Los empleados son capaces de encontrar un sentido a su trabajo?
- ¿La empresa expresa sus valores correctamente?
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Paso 2 : Conoce la audiencia de tu encuesta interna
Concretamente, ¿cuantas respuestas son las suficientes para que tu encuesta sea representativa?
- Por debajo del 50% de tu plantilla de empleados, se considerará que los resultados no son útiles.
- Si cubre entre el 50 y el 70%, se recomienda que lleves a cabo un seguimiento de los trabajadores que no hayan respondido.
- Por encima del 70%, el número de respuestas es suficiente para empezar a analizar y extraer resultados concluyentes.
También hay que tener en cuenta que estas proporciones dependen mucho del número de empleados. Cuanto más pequeña sea la empresa, mayor tendrá que ser el porcentaje.
Paso 3 : Formula correctamente las preguntas de la encuesta interna
Es el momento de preparar la investigación. Para medir eficazmente la comunicación interna, tus empleados deberán ser interrogados correctamente. Empieza por plantearte diversas preguntas que consideres adecuadas. Para seleccionar las que consideres más adecuadas, ten en cuenta lo siguiente:
- Preguntas cerradas: facilitan las respuestas e interpretaciones. Sin embargo, puedes realizar una o dos preguntas abiertas si lo consideras oportuno.
- No guíes a tus empleados: las respuestas deben ser totalmente neutrales y espontáneas. No condiciones a los participantes con tus preguntas, estos se deben sentir libres de dar su opinión.
- Sé generoso en las posibilidades de respuesta: propón una lista de posibles respuestas, sin olvidar dejar un espacio libre «Otros» que permita argumentar la respuesta si no aparece en la lista.
- Respeta la confidencialidad de las respuestas a los participantes.
Etapa 4: Elige cómo difundir la encuesta interna entre tus empleados
Una vez esté todo listo, elige tus canales de distribución. Piensa que no todo el mundo dispone del mismo nivel de comunicación. Adaptar la comunicación interna de tu empresa en función de lo conectados que estén tus empleados depende de ti.
- Por correo electrónico: si no se dispone de una herramienta de comunicación interna, se puede recurrir al correo electrónico. Copia el enlace de tu encuesta y envíalo por correo a todos tus empleados. Recuerda explicar como funciona en el mismo correo electrónico.
- Imprime el formulario y distribúyelo en las zonas de descanso de tu empresa. Los empleados pueden depositar sus respuestas en una urna. Este formato puede resultar algo rudimentario y poco práctico.
- Utiliza herramientas gratuitas de Internet como Google Forms, Survey Monkey o Survio.
- Nombra a una persona encargada de la difusión: a menos que la empresa sea muy grande, es preferible que solo una persona sea la encargada. En España predominan mucho las PYMES, si tu empresa no tiene un volumen muy grande de trabajadores, es preferible que una sola persona se encargue de éste trabajo.
También puedes utilizar una herramienta de comunicación interna. Steeple, te permite realizar encuestas en pocos minutos para preguntar a los empleados sobre lo que les interesa. A partir de un «aviso rápido» que se puede integrar directamente en tus publicaciones, podrás saber quién está disponible para un evento, quién quiere participar en una reunión…
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Paso 5 : Promociona la encuesta interna
¿Quieres mejorar la comunicación interna para volverla más óptima el día de mañana? Implica a tus empleados en tu proyecto desde un inicio. Envíales recordatorios de forma periódica para animarles a responder tu encuesta. Explícales el proyecto, indica su porqué y el objetivo principal de mejorar la comunicación interna.
No dudes en involucrar también a los directivos, podrán animar a los diferentes equipos de trabajo a participar.
Paso 6 : Analiza los resultados
Una vez reunidos todos los datos, podrás obtener respuestas precisas a tu pregunta original.
Por ejemplo, es posible que la rotación de personal se deba a 3 factores principales:
- Falta de desarrollo profesional.
- Salario más bajo que la media.
- Total falta de implicación y sentimiento de pertenencia a la compañía.
Pero… ¿Cómo solucionamos estos problemas? ¿Existen otras formas más extensas y específicas para focalizar mejor nuestra problemática? Puedes recurrir a:
- La observación, complementada con una tabla de evaluación.
- Las entrevistas individuales con preguntas concretas y con gran libertad de expresión.
- Las entrevistas en grupo, o grupos focales, con múltiples interacciones y que permiten recopilar una gran cantidad de información.
Pero nuestra solución estrella, que nos permitirá analizar la comunicación interna de nuestra empresa de manera más eficaz, se introduce en el siguiente apartado.
#2 – Haz una auditoría de comunicación interna
Al realizar una auditoría de comunicación interna, obtendrás una gran cantidad de datos que te permitirán conocer más específicamente la raíz de tu problemática. Este proceso conlleva una serie de etapas.
Las 4 etapas para hacer una auditoría de comunicación interna
Etapa 1: Define los objetivos de tu auditoría
Una auditoría puede abarcar muchos temas pero también puede concretar en diferentes aspectos de la comunicación interna. Céntrate en el tema que quieras mejorar específicamente.
¿Qué es lo que quieres averiguar exactamente?
- La cultura corporativa de la empresa
- La estrategia de comunicación y medios implementados
- El sentimiento de los empleados en un momento determinado, su nivel de satisfacción, sus preocupaciones…
- Su nivel de compromiso laboral y con el proyecto global de la empresa
Etapa 2: Determina los factores a observar
Para recoger datos relacionados con la cultura corporativa de la empresa, por ejemplo, tendrás que interrogar a los directores, a los gerentes y también a los empleados para comparar diferentes puntos de vista.
Con los resultados verás si la comunicación interna de tu empresa está siendo bien implementada. Pues un empleado que no conoce los valores de su empresa no ha sido suficientemente informado. Esto se debe claramente a un fallo en la comunicación.
Seguidamente, haz un balance de la estrategia para identificar tus puntos fuertes y débiles.
Algunos indicadores a los que hay que prestar atención y Steeple ofrece son:
- Los canales de comunicación utilizados: periódico, boletín, intranet, herramienta de comunicación interna, revista…
- Personas implicadas en la comunicación interna: ejecutivos, empleados de RRHH…
- El presupuesto anual asignado, cómo se gasta y para qué objetivo.
- ¿Son los objetivos SMART (específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y temporales)?
- Los métodos para conseguir los objetivos: tipo de campaña, tiempo empleado, herramientas utilizadas…
- El índice de participación en las publicaciones de los empleados o directivos: número de visualizaciones, «me gusta» y «compartidos»…
- El número de posts publicados por los propios empleados
- Correos electrónicos: tasa de apertura, tasa de respuesta, tasa de clics en los enlaces…
- Consumo de contenidos: impresiones en el blog de la empresa, descarga de contenidos, documentación relacionada con la empresa, productos…
- Reuniones y eventos: asistencias a las convocatorias, índice de participación…
- Frecuencia con la que se realizan reuniones entre los directivos y sus equipos.
- Horas extras trabajadas y rendimiento total.
- Índice de rotación de los empleados.
- Satisfacción del cliente.
¿No sabes cómo medir tu comunicación interna? Empieza a medir usando esta encuesta:
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Etapa 3: Analiza los datos y propón ajustes
Todos estos datos recogidos en tu auditoría te darán respuestas precisas sobre la eficacia de tu comunicación interna. Lo ideal sería revisar regularmente todos los indicadores.
La auditoría de comunicación te permitirá identificar las diferentes carencias de tu empresa.
- ¿Nadie publica en la red social corporativa?
- ¿El índice de rotación es superior a la media del sector?
- ¿Las opiniones negativas de los clientes son demasiado elevadas?
Todas estas preguntas tienen un motivo. Ajusta tu estrategia y los medios aplicados para alcanzar los objetivos fijados de manera eficiente.
Etapa 4: Haz un seguimiento de los cambios aplicados
Una vez implementadas las nuevas acciones, recuerda comprobar su impacto a través de los métodos de observación, entrevistas, indicadores clave…
A menos que la situación lo requiera estrictamente, no hagas demasiados cambios seguidos, ya que los efectos de estos serán más difíciles de medir. Céntrate en mejorar un apartado concreto, como el desarrollo de un blog o un boletín informativo.
Herramientas y métodos para llevar a cabo tu auditoría de comunicación interna
Para controlar correctamente los diferentes indicadores clave, puedes consultar las herramientas de análisis de tu propia red, pues allí encontrarás todos los datos relativos a la problemática.
También puedes optar por crear gráficos de la evolución de los indicadores clave a lo largo del tiempo. Para ello, puedes utilizar aplicaciones como ChartBlocks o Datawrapper.
En cuanto al método, enumera uno por uno los canales de comunicación, las personas implicadas… Según tus gustos, utiliza Mind Maps como Coggle, Mind Meister o un programa de hojas de cálculo como Microsoft Excel.
Finalmente, si lo que deseas es contar con herramientas y procesos óptimos para tu comunicación interna lo más recomendable es utilizar un software como Steeple. Una solución que cuenta con todo lo necesario para que gran parte de las gestiones que te hemos explicado a lo largo de este artículo te resulten fáciles de implementar y rápidas de analizar.
¿Te ha sido útil éste contenido? En Steeple tenemos muchos más contenidos que te pueden ser de gran ayuda. Por ejemplo, nuestra completa encuesta para medir la comunicación interna.
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