Comunicación interna
¿Cómo realizar una auditoria de comunicación interna, sondeo o encuesta?
¿Has establecido una comunicación interna pero no puede saber si su trabajo tiene un impacto positivo en su empresa?
Medir los efectos de sus acciones es un paso esencial en su estrategia. Gracias a los datos recogidos, podrás ajustarlo y mejorarlo un poco más cada día. También podrá justificar ante su dirección el presupuesto que le dedica.
Para evaluar su comunicación interna, existen 3 enfoques diferentes: encuesta, sondeo y auditoría. ¿Cómo las lleva a cabo? ¿Para qué sirven exactamente de medida?
Descubre las respuestas a estas preguntas en nuestro método paso a paso 🚀.
#1 – Lograr el éxito de una encuesta en 5 etapas
La encuesta te ayudará a comprender mejor las expectativas de los empleados. También le permitirá evaluar su percepción de las acciones ya realizadas. Para ponerlo en marcha, no deje nada al azar: obtendrá el máximo de información útil siguiendo una metodología probada.
Etapa 1 : Definir los objetivos de la encuesta interna
Concretamente, ¿cuántas respuestas de los empleados necesita alcanzar para que su encuesta sea representativa?
- Por debajo del 50% de su plantilla, considere que los resultados de la encuesta no serán utilizables.
- Entre el 50 y el 70%, planificar el seguimiento de los que no respondieron.
- Por encima del 70%, considere que tiene un número suficiente de respuestas, por lo que puede empezar a analizar los resultados.
Hay que tener en cuenta que estas proporciones también dependen mucho del número de empleados. Cuanto más pequeña sea una empresa, mayor tendrá que ser el porcentaje para que la muestra sea representativa
Etapa 2 : Conoce la audiencia de la encuesta interna
Tu objetivo son tus empleados. ¿Pero están conectados? ¿Tendrán acceso a la encuesta si sólo la envía por correo electrónico? Adapte su comunicación a los empleados de su empresa antes de empezar.
Por ejemplo, con Steeple, no tiene que hacerse esta pregunta, ya que la herramienta incluye incluso a los empleados que no están conectados.
Etapa 3 : Formular correctamente las preguntas de la encuesta interna
Para poder medir eficazmente el éxito de su comunicación interna, es evidente que los empleados deben ser interrogados correctamente en la encuesta. Para ello:
- Preguntas cerradas: facilitan las respuestas y las interpretaciones. Sin embargo, no dude en hacer una o dos preguntas abiertas si aportan valor.
- No guíes a tus empleados: las respuestas deben estar escritas de forma neutral, sin juicios ni valores de opinión.
- Sé exhaustivo en tus respuestas: proponga una lista de posibles respuestas. No olvides mencionar «Otros», que permitirá a los empleados escribir sus respuestas en caso de que no estén en la lista.
Etapa 4 : Difundir la encuesta interna entre tus empleados
Utiliza una herramienta de comunicación interna. Con Steeple, puede realizar encuestas en pocos minutos para hacer a los empleados las preguntas que le interesan. Necesidad de obtener un aviso rápido: quién está disponible para una salida, quién quiere participar en un seminario… Integre una encuesta directamente en sus publicaciones. De este modo, tendrá una idea precisa de cuántas personas están interesadas en sus propuestas.
Por correo electrónico: si no dispone de una herramienta de comunicación interna, ésta es la segunda opción que tiene a su disposición. Copie el enlace y envíelo por correo electrónico a todos sus empleados. Explique el proceso de esta encuesta para facilitar la comprensión de los encuestados.
Al distribuirlo: ¡facilita el trabajo a los empleados que están desconectados! Imprima el formulario directamente y distribúyalo en las salas de descanso. Los empleados pueden depositarlos en una urna que usted recogerá al final de la encuesta. Por supuesto, no hay que olvidar los riesgos del papel, ya que puede ser volátil y la información no siempre es vista por todos los empleados.
Por último, si creas tu encuesta en herramientas gratuitas como Google Form, Survey Monkey o Survio, puedes conseguir muy fácilmente el enlace para compartirla.
Etapa 5 : Promocionar la encuesta interna
¿Quieres mejorar o imaginar la comunicación interna del mañana? Implique a los empleados desde el principio de su proyecto. Envíeles periódicamente recordatorios para animarles a responder a su encuesta. Haga que quieran participar explicándoles el proyecto, diciéndoles el porqué y el objetivo principal de mejorar la comunicación interna.
Involucre también a los directivos, que podrán animar a sus equipos a participar.
Tienes todas las claves en la mano para crear una encuesta para tus empleados. Pero, ¿qué tipo de preguntas debe hacer?
Descubre a continuación un completo kit para encuestar a los empleados de forma eficaz.
#2 – Lograr el éxito de tu sondeo interno
¿Pudiste plantear algún tema en particular a través de su encuesta? Para investigar más a fondo el problema, puede realizar un sondeo interno. Este enfoque te permite centrarse en un punto concreto y explorar todos los rincones. Veamos los pasos que hay que dar para hacerlo correctamente.
Todos los pasos de tu investigación interna
Etapa 1 : Definir los objetivos de su encuesta y delimite los temas
Empiece por determinar el objetivo de su investigación. Por ejemplo, puede decidir investigar la rotación de personal: ¿por qué los empleados deciden abandonar la empresa rápidamente?
Enumera los diferentes tipos de información que necesitas obtener para responder a esta pregunta:
- ¿Cómo ven los empleados el ambiente de la empresa?
- ¿Están contentos con su salario?
- ¿Son agradables las condiciones de trabajo?
- ¿Los directivos son amables y estimulantes?
- ¿Son los empleados capaces de encontrar un sentido a su trabajo?
- ¿Están los valores de la empresa bien expresados y comprendidos?
Etapa 2 : Nombrar a una persona que se encargue de la encuesta
Por razones logísticas, es preferible que una sola persona realice la encuesta. A menos que la empresa sea realmente muy grande… De esta manera, los métodos serán los mismos con todos los encuestados y la organización general de la operación será más sencilla.
Etapa 3 : Estructura la encuesta
Ahora es el momento de preparar la investigación. Escriba las preguntas que considere más adecuadas. Es posible que no todas las preguntas de la lista inicial sean relevantes. Ordénalas e imagina las posibles respuestas.
Ordena las preguntas de la más general a la más específica. Si haces preguntas personales, ponlas al final y explica por qué. También puedes recordar a los participantes la confidencialidad de las respuestas para tranquilizarlos.
Proponer preguntas de opción múltiple facilita la elaboración de estadísticas, pero puede encerrar al personal en respuestas estereotipadas. Para realizar una encuesta en profundidad, puede ser interesante dejar libre la elección de una respuesta o proponer una escala para matizarla: ¿Está usted satisfecho con el ambiente en su equipo de 0 (nada bueno) a 10 (muy bueno)?
Etapa 4 : Medir la encuesta
Una vez que todo esté listo, elija sus canales de distribución: herramienta de comunicación interna, correo electrónico, sitio web dedicado, intranet, formulario en línea, papel…Existen diversas herramientas de comunicación interna.
Piensa que no todo el mundo utiliza estas herramientas de la misma manera. Depende de ti adaptarte en función de lo conectados que estén tus empleados.
No olvides antes de la encuesta hacer que tus empleados quieran participar explicándoles el proyecto, explicando el porqué y el objetivo principal, qué es mejorar la comunicación interna.
Etapa 5 : Analiza los resultados
Una vez que haya reunido todos los datos y haya establecido las tendencias, podrá dar respuestas precisas a su pregunta original.
Por ejemplo, es posible que la rotación de personal se deba a dos factores principales: la falta de accesibilidad de las oficinas (que está lejos de todo) junto con unos salarios que son un 10% más bajos que la media.
¿Qué herramientas y métodos utilizar?
Hay varias maneras de obtener las respuestas que necesita:
- La encuesta interna con preguntas cerradas y algunas preguntas abiertas.
- Observación, con la ayuda de una tabla de evaluación.
- Entrevistas individuales con preguntas concretas, no direccionales con gran libertad de expresión.
- Entrevistas en grupo (o grupos focales) que permiten recopilar una gran cantidad de información a través de múltiples interacciones.
En cuanto a las herramientas, necesitará formularios de cuestionarios: hay muchos en línea. En el caso de otros métodos, tendrá que construir tablas personalizadas que le permitan organizar los datos y tomar notas de forma eficiente.
Este es un ejemplo para las entrevistas de grupo:
Crea una tabla que te permita organizar las respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Cuántas personas hablaron?
- ¿Cuántas personas expresaron claramente su satisfacción/insatisfacción con el tema en cuestión?
- ¿Cuántas personas parecían mezcladas?
- ¿Los intercambios condujeron a un consenso o, por el contrario, a acalorados debates?
- ¿Los rostros de las personas son abiertos, cerrados, neutros?
- ¿Se han soltado las lenguas?
Al mismo tiempo, escriba una razón diferente para el cambio por línea y marque una cruz cada vez que se mencione. Asuma que no puede anotarlo todo. Concéntrese en los puntos específicos que ha decidido observar. También puede decidir grabar o filmar las entrevistas para no perderse nada, pero tenga en cuenta que los participantes se sentirán menos libres para expresarse.
#3 – Realizar una auditoría de comunicación interna
Al realizar una auditoría de su comunicación interna, obtendrá una gran cantidad de datos que le permitirán saber si las acciones que lleva a cabo están surtiendo efecto. Este proceso implica el análisis de una serie de indicadores.
Los 4 pasos para crear una auditoría de comunicación interna eficaz
Paso 1 : Definir los objetivos de tu auditoría
¿Qué quiere averiguar exactamente? Aunque la mayoría de las veces una auditoría pretende ser exhaustiva, también puede centrarse en diferentes aspectos de la comunicación interna.
- La cultura de la empresa: sus valores, su historia, sus características específicas, etc.
- La estrategia de comunicación interna y los medios implementados para mantener viva la comunicación interna en la empresa.
- El sentimiento de los empleados en un momento determinado, su satisfacción, su cuestionamiento, su fuente de preocupación.
- Su compromiso con su trabajo y con el proyecto global de la empresa.
Paso 2 : Determinar los factores a observar
Para recoger datos relacionados con la cultura de la empresa, la entrevista es el método más adecuado. Tendrás que interrogar a los directores, a los gerentes y también a los empleados para comparar puntos de vista. Será una oportunidad para ver si la comunicación interna está bien llevada a este nivel. Un empleado que no conoce los valores de su empresa no ha sido suficientemente informado.
Hacer un balance de la estrategia es un paso esencial que le permitirá señalar sus puntos fuertes y débiles. He aquí algunos puntos a los que hay que prestar atención:
- Los canales de comunicación utilizados: periódico, boletín, intranet, herramienta de comunicación interna, etc.
- Personas implicadas en la comunicación interna: departamento dedicado, ejecutivos, empleados de relaciones humanas, gerentes, equipo que reúne a miembros de diferentes departamentos, etc.
- El presupuesto anual asignado y cómo se gasta, para qué resultado.
- ¿Son los objetivos SMART?
- Los métodos para conseguirlos: tipo de campaña, tiempo empleado, herramientas utilizadas, etc.
El índice de participación en las publicaciones del equipo de comunicación interna o de los directivos: número de visualizaciones, de «me gusta», de clics en un enlace, de comentarios, de compartición.
- El número de posts publicados por los propios empleados (en una red social corporativa o en una herramienta de comunicación interna).
- Correos electrónicos: tasa de apertura, tasa de respuesta, tasa de clics en los enlaces.
- Consumo de contenidos: entrar en el blog de la empresa, descargar guías internas y documentación relacionada con la empresa y sus productos.
- Reuniones y eventos: reacciones a las convocatorias, índice de participación.
- El número y la frecuencia de las reuniones entre los directivos y sus equipos.
- Horas extras trabajadas y rendimiento global.
- Tasa de rotación.
- La satisfacción del cliente.
Paso 3 : Analizar los datos y proponer ajustes
Todos estos datos recogidos le darán respuestas precisas sobre la eficacia de su comunicación interna. Por supuesto, lo ideal es revisar regularmente todos los indicadores. Algunos indicadores, como la tasa de apertura del correo electrónico, merecen especial atención. No basta con consultarlas sólo durante una auditoría.
Tu auditoría le ha permitido identificar las deficiencias. ¿Nadie publica en la red social? ¿El índice de rotación es superior a la media de su sector? ¿Las opiniones negativas de los clientes son demasiado elevadas? La comunicación interna puede resolver todos estos problemas. Ajuste su estrategia y los medios aplicados para cumplir mejor los objetivos fijados.
Paso 4 : Seguimiento de la eficacia de las nuevas acciones
Una vez lanzadas las nuevas acciones, compruebe su impacto a través de los diversos métodos descritos anteriormente: observación, entrevistas, indicadores clave, etc.
A menos que la situación lo requiera, no hagas demasiados cambios a la vez, ya que los efectos serán más difíciles de medir. Céntrese en un área concreta, como el desarrollo de un blog o un boletín informativo, para juzgar con precisión los progresos realizados.
Herramientas y métodos para llevar a cabo tu auditoría
Para controlar los diferentes indicadores clave, puede consultar las herramientas de análisis de su red o su plataforma de comunicación interna. Allí encontrará todos los datos relativos a la tasa de compromiso.
Este es el caso, en particular, de la previsión meteorológica mensual de Steeple. Se trata de un resumen estadístico que se envía por correo electrónico cada mes y que también está disponible en la sección «estadísticas» de la administración de Steeple. Este documento le da acceso a la evolución de las cifras en comparación con el mes anterior, le permite hacer una evaluación y ajustar las acciones a implementar.
Si utiliza medios de comunicación más tradicionales, le resultará mucho más difícil recopilar información, a no ser que lance una encuesta para saber quién lee el diario interno, qué partes y con qué frecuencia.
Para una mejor legibilidad, cree gráficos de la evolución de los indicadores clave a lo largo del tiempo. Para ello, utilice aplicaciones fáciles de usar, como Chartblocks o Datawrapper. A menos que su herramienta de comunicación interna lo haga por usted, lo que le ahorraría un tiempo precioso.
En cuanto al método, piensa exhaustivamente. Enumera uno por uno los canales de comunicación, las personas implicadas, etc. Según tus gustos, puedes utilizar una aplicación de mapas mentales como Coggle o Mind Meister o un programa de hojas de cálculo.
¿Quiere mejorar su comunicación interna, pero no sabe cómo hacerlo? Gracias a nuestra auditoría de 15 minutos, un experto de Steeple hará un inventario de su comunicación interna, con el fin de identificar los puntos positivos y las áreas de mejora.
