Mejorar la comunicación interna: que reflejos debemos adoptar

¿Eres más de “lo quiero todo bien organizado”, o más bien de « Puedo encontrarme en mi jungla de post-its y carpetas muy bien »? En este articulo encontraras las claves y reflejos a adoptar para mejorar la comunicación corporativa. Así, verás la importancia de la comunicación interna en la gestión de la empresa.

Cuando tienes que lidiar con una serie de tareas diferentes, entre tu lista de tareas y las misiones que te piden otros departamentos, te sientes atrapado. ¡La comunicación interna es esencial para la empresa! Cuando la información se transmite con dificultad, inexactitud o retraso, la grava se desliza dentro de la máquina, bloquea las palancas de la comunicación.

Por lo tanto, en este artículo aprenderás a detectar las tareas que nos hacen perder el tiempo. Pero también descubrirás los reflejos que debes adoptar para mejorar tu comunicación interna de manera que esté perfectamente organizada!

#1 - ¿Por qué la comunicación interna de la empresa es a veces ineficaz?

La falta de tiempo para manejar adecuadamente la comunicación interna. . .

Como todos los empleados de la empresa, tienes un tiempo limitado para gestionar la comunicación interna. Debes dar prioridad a ciertas acciones como por ejemplo, el envío del boletín interno todos los viernes.

Sin embargo, sabes que cuando un miembro de otro departamento, te pide que publiques información importante en el último minuto, no puedes responder « no tengo tiempo« . Esto obstaculizaría la buena comunicación a largo plazo, y por lo tanto la buena dinámica de la empresa.

. . . debido a una multitud de pequeñas acciones que consumen mucho tiempo.

Esta falta de tiempo es a menudo el resultado de pequeñas acciones que un tanto fastidiosas, como :

• Publicar de manera muy regular: Obviamente, esto puede convertirse en una tarea que requiere mucho tiempo. Las publicaciones, requieren un trabajo creativo y de seguimiento. Más tiempo aún nos tomarán, si no podemos programar su publicación automática…
• Todas esas veces que nos piden un favor: « Oye, ¿podrías publicar algo para mí?. ¡Tengo noticias sobre mi nuevo proyecto! ». Todo es muy fácil cuando te dan las fotos y los textos y tu, simplemente, publicas. La cosa se complica cuando tienes que hacer la publicación desde 0, basándote en el mensaje que se quiere transmitir.
• Tener que ir a otro sitio o contactar con una persona para obtener información: Según RRHHDiario, « cada trabajador dedica unos 67 minutos de su jornada laboral a buscar documentación necesaria para el desempeño de su trabajo ».
• Usar soporte en papel: Piensa en los boletines internos distribuidos semanalmente. En todo el tiempo que tardamos en imprimirlo, sin contar el gasto económico en tinta y papel. 
• Organizar eventos: Hablamos de los eventos virtuales aquí. Estas tareas consumen mucho tiempo, y mas aún, si tienes que comunicarte regularmente sobre el evento.
• También podemos pensar en el proceso de integración de los empleados recién llegados. A los que hay que hacer un recorrido por las instalaciones, presentarles la empresa, sus particularidades, compañeros, etc.

Como habrás comprendido, para mejorar la comunicación interna de una empresa, es absolutamente necesario ahorrar tiempo. Eliminando acciones que no son esenciales.

Una sola persona encargada de la comunicación interna de la empresa 

Más allá de estas tediosas tareas y obstáculos diarios, el mayor error sería pensar que la comunicación interna es asunto de unas pocas personas. Si la comunicación interna tiene un impacto tan positivo en temas tan variados, es también porque concierne a muchos departamentos. ¡Requiere la ayuda de muchas personas!. La comunicación interna concierne al departamento de comunicación, RRHH, e incluso de la dirección. Involúcralos, ellos lo harán todo más fácil. 👍

#2 - ¿Cuáles son las soluciones para mejorar la comunicación interna de la empresa?

Para mejorar la comunicación interna, no es necesario crear tiempo, sino más bien optimizarlo. En particular, adoptando herramientas capaces de cambiar la vida cotidiana de todos. Al final, es una cuestión de reflejos y rutinas a adoptar, y un buen séquito a formar!

Los reflejos correctos para hacer que tu comunicación interna sea efectiva y organizada

✔ Abandona el papel: Digitaliza e invierte en una herramienta de comunicación interna adecuada. Elige una herramienta única y moderna que te permitirá comunicarte rápida y fácilmente con todos tus empleados. Haz un seguimiento de las estadísticas para saber si está teniendo éxito en la contratación de los empleados, nunca había sido tan fácil.

✔ Innovar para mejorar la comunicación interna: No más hojas sueltas en la sala de descanso para informar sobre algo. Crea encuestas en línea que se difundan en tu herramienta de comunicación interna. Utilizar el formato vídeo para captar la atención de los empleados. Dejar que los empleados se expresen a través de la mensajería instantánea. Todas estas acciones te ahorrarán un tiempo muy valioso.

✔ Devolver la información a los empleados: No pierdas más tiempo buscando información. Prepara encuestas y buzones de sugerencias. Haz que los empleados se conviertan en la fuerza motriz de la comunicación interna.

✔ Definir una línea editorial clara desde el principio: Para que algunos empleados puedan ocuparse de sus puestos. Tener siempre en mente cómo crear el contenido (ver soluciones de equipo más abajo).

✔ Nunca sin una estrategia de comunicación interna: De lo contrario, es fácil quedar atrapado en un montón de publicaciones de última hora.

El trabajo en equipo: Un factor clave para mejorar la comunicación interna

Para mejorar la comunicación interna, es esencial involucrar los elementos clave de un equipo versátil y horizontal. En este sentido, es esencial determinar quién debe ser el responsable de la difusión de la información en la empresa.

👉¿Quién es el responsable de la comunicación interna de la empresa?👈

También puedes crear un consejo editorial. Su papel será asimilar la línea editorial y entrenar en la comunicación interna. Miembros de la dirección, RRHH, etc. comparten información que debe publicarse internamente. De esta manera, ayudarían a construir la estrategia de comunicación interna.

En conclusion, para trabajar de manera más eficiente, debes adoptar herramientas de colaboración que te permitan consultar el calendario. Podemos pensar en particular en Drive, pero también en Trello (o Airtable, Asana o Avaza) para organizar mejor las funciones y responsabilidades de los actores de la comunicación interna, y tener una visión clara de cada objetivo.

¡Ahora estás listo para manejar la comunicación interna con una mano maestra!

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