Organiza la comunicación interna este verano: las 5 preguntas más frecuentes

Se acerca el verano y, como responsable de la comunicación interna de tu empresa, probablemente te estés haciendo muchas preguntas.

¿Qué acciones de comunicación interna llevar a cabo cuando muchos empleados están de vacaciones? ¿Qué hacer para crear un vínculo con las personas que se quedan? ¿Cómo organizar mejor las tareas? ¿Cómo anticipar el inicio del nuevo curso escolar?

Probablemente, necesites un kit especial de supervivencia para el verano… ¡Que no cunda el pánico!

En este artículo encontrarás todas las ideas que necesitas. Comencemos.🚀

#1 – ¿Cómo comunicar la llegada de los trabajadores temporales de verano?

¿Los trabajadores temporales vienen a reforzar los equipos durante la temporada de verano? Es importante integrarlos bien para fidelizarlos, ya que son empleados potenciales. Al final de su contrato, algunos de ellos podrían ser contratados de forma permanente, por lo que es mejor prepararles una bienvenida adecuada desde el principio y hacer que quieran quedarse más tiempo del previsto.

En concreto, ¿cómo se presenta a los recién llegados?

• Antes de que lleguen, recaba información a través de recursos humanos. ¿Quiénes son? ¿Cuánto tiempo se quedarán? ¿Cuáles serán sus trabajos, sus misiones?
• Prepara un texto breve para darlos a conocer a todos los empleados.

• Una vez que lleguen los temporeros, puedes pedirles un dato divertido sobre ellos mismos para que su presentación sea más animada.

• Para el gran día, planifica un evento como un desayuno de bienvenida, por ejemplo. Es una buena manera de aligerar el ambiente y crear los primeros vínculos, ¡sobre todo si todos llegan al mismo tiempo!

• Es el momento perfecto para presentarles tu herramienta de comunicación interna. Si tienen Steeple, podrán consultar la información en la pantalla táctil de la sala de descanso.
• Por último, durante el día, publica tu presentación. He aquí un ejemplo adaptado al sector de la industria:

“Tomamos conciencia de la importancia de una gestión local fuerte para conciliar el rendimiento y el bienestar de los empleados […] Decidimos reforzar los rituales de animación con nuestros equipos y, dos años después, la comunicación en la empresa ha mejorado”

#2 – Me voy de vacaciones, ¿debo seguir comunicando durante el verano?

Es importante seguir comunicando durante todo el verano, para mantener el vínculo social con los empleados que están presentes en las instalaciones, con los que están teletrabajando, e incluso con los que están de vacaciones, pero que les gusta estar al tanto de lo que ocurre en la empresa.

Veamos algunos ejemplos concretos de acciones que puedes llevar a cabo.

Fomentar que se compartan las fotos de las vacaciones

A lo largo del verano, puedes comentar las nuevas fotos compartidas en Steeple. También puedes convertirlo en un juego y animar a tus empleados a participar. ¿Quién tendrá la mejor foto a finales de agosto?

Organiza un concurso especial de verano

¿Algunos de tus empleados están deseando que lleguen las vacaciones? ¿Otros no se van a ir en absoluto? Para reforzar los vínculos y apoyarlos, organiza un concurso especial de verano en Steeple.

1 – Utiliza la categoría «Entre nosotros» para compartirla con tus colegas, especialmente durante el verano.

2 – Desafíales, por ejemplo, con la postal de verano, en vacaciones o en la oficina

3 – Da las reglas del juego: ¡la foto (individual o de equipo) con más likes al final del verano será la ganadora!

4 – Gana un premio: producto de la empresa, cheque regalo, golosinas…

Lanza los rituales de verano

Establecer rituales tiene muchas ventajas. Alimentan la comunicación interna, sirven de punto de referencia para los empleados y fomentan su sentido de pertenencia y compromiso. He aquí algunas ideas de rituales para poner en práctica durante el verano:

• Reunir a los empleados en las instalaciones: reunirse los viernes en la sala de descanso, por ejemplo.

• Disfrutad todos juntos de un desayuno.

• Organiza un concurso semanal de chistes en tu herramienta de comunicación. El que tenga más likes gana.

• Ofrece una sesión de juegos de cartas o de mesa todos los jueves por la tarde después del trabajo.

#3 - Me voy de vacaciones, ¿cómo y en quién delego?

¿Ya está? ¿Es tu día de vacaciones? Pero no olvides que tu papel de embajador debe continuar. Así que antes de marcharte, pasa el testigo de la comunicación interna a uno de tus compañeros. ¿Quién puede sustituirte?

• Los encargados de la comunicación que no están de vacaciones.
• Las personas que están de prácticas.
• Empleados embajadores.

Para esta última opción, considera la posibilidad de reunir al consejo editorial con antelación. Durante esta reunión, planificad juntos las comunicaciones y publicaciones que se publicarán en la herramienta Steeple. También es necesario encontrar un respaldo para controlar el calendario editorial.

Para salir con tranquilidad, anticipa todo lo que se puede anticipar. Si tienes tiempo, puede escribir todas las publicaciones por adelantado. Los que se queden solo tendrán que postear a tiempo.

#4 - ¿Cómo involucrar a los empleados en la comunicación interna?

El verano trae consigo un ambiente especial. Para que tus empleados participen en la comunicación interna durante este periodo, debes adaptar tu tono y las publicaciones. Esta es una oportunidad para ofrecer nuevos ángulos. Estos son algunos ejemplos:

• Descubre otras caras de la empresa en forma de visión de la vida: los trabajos «en la sombra», los empleados sobre el terreno, los subcontratistas, las salas donde nunca va nadie, etc.
  
• Pide a los empleados embajadores que se encarguen de parte de la comunicación interna. Traerán consigo una nueva forma de hacer las cosas y abordarán nuevos temas. Por ejemplo, deja que los talentos o las pasiones de las personas hablen por sí mismos. Martín comparte su pasión por el fútbol y su arte del fútbol de estilo libre.

• Aprovecha la oportunidad para mostrar tu agradecimiento a tus empleados. ¡Es importante sentirse animado cuando otros se relajan junto al mar!

• Por último, no dudes en ofrecer una comunicación más divertida y desenfadada: cuenta historias divertidas, lanza adivinanzas y publica fotos y vídeos humorísticos. Sí… ¡Está permitido!

#5 - ¿Qué preparar para la vuelta al cole?

Julio acaba de empezar, pero ya estás pensando en el final del verano. Septiembre es la vuelta al cole, pero también la vuelta al trabajo. A continuación, te ofrecemos una lista de medidas que debes tomar:

• Anticípate lo máximo posible para saber qué vas a hacer en otoño. Si lo haces en el último momento, te costará volver a poner las cosas en marcha y te quedarás atrás. Aprovecha la calma del verano para organizar tu agenda de septiembre: eventos, calendario editorial, etc.

• Crea un comité editorial y decidid juntos las principales tendencias para el nuevo año, o incluso para el año.

• Planifica un acto de vuelta al cole: seminario, desayuno, discurso, concurso, etc.

• Prepare una retrospectiva del verano para destacar los aspectos más destacados. Utiliza los medios más adecuados: texto, álbum de fotos, vídeo, etc.

• En colaboración con Recursos Humanos, haz un balance de las novedades en materia de contratación e incorporación.

Como puedes ver, las claves del éxito de la comunicación interna este verano son la anticipación y el cambio. Propón cosas nuevas que hagan que los empleados vuelvan a participar.

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