¿Por qué el evento interno está en el corazón de la comunicación interna?

¿Por qué el evento interno está en el corazón de la comunicación interna? Antes de responder a ello, hay que empezar por el principio: ¿Qué es la comunicación interna? La comunicación interna tiene como objetivo unir a los empleados, crear vínculos y un sentimiento de pertenencia a la empresa. Todas las acciones de comunicación interna se dirigen a este objetivo.

Pero, ¿qué mejor manera de unir eficazmente a tus equipos en torno a unos valores comunes que a través de un evento interno?

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En el sentido más amplio, un evento interno es un momento, una ocasión que reúne a todos o a una parte de los empleados y que contribuye a reforzar su sentimiento de pertenencia.

Ceremonia de bienvenida, fiesta de despedida o de llegada, cumpleaños… ¡Las oportunidades para crear eventos internos no faltan!

En este artículo, te explicaremos por qué deberías hacerte con ellos sin duda 🚀

#1 – ¿Por qué organizar un evento interno en la empresa?

El evento está en el corazón de la estrategia de comunicación interna.

Las publicaciones de comunicación interna facilitan a los empleados el acceso a la información. Fomentan la comunicación interfuncional y permiten que los empleados de diferentes departamentos se conozcan entre sí.

Pero el evento interno es un momento único de encuentro y de intercambio real. Ofrece oportunidades para los intercambios informales entre equipos. Como resultado, refuerza los vínculos entre los empleados, el espíritu de equipo y la cultura corporativa.

¿Por qué organizar un evento interno?

Para los comunicadores o directores, hay varias buenas razones para organizar un evento interno:

• Agradecer a los equipos su trabajo, el éxito de un proyecto o los buenos resultados. Por ejemplo, el agradecimiento puede hacerse en el momento de los deseos de la dirección, en un evento como las cifras de la empresa o en la fiesta de Navidad.
• Reunir a los empleados en torno a acontecimientos que unen, como eventos deportivos o actividades de teambuilding.
  
• Motivar/animar a los equipos. Por ejemplo, durante una adquisición, un cambio de dirección o cuando se publican las cifras de la empresa.
  
• Reforzar el espíritu de equipo, crear un vínculo. Por ejemplo, la oportunidad ideal para reforzar el espíritu de equipo es un acontecimiento deportivo como la Eurocopa 2021 o los Juegos Olímpicos (más aún si la empresa decide poner en marcha mini olimpiadas dentro de la propia organización.

• Desarrollar/mejorar la marca de empleador: el evento interno refuerza la imagen de la empresa y destaca sus valores. Contribuye al desarrollo de la cultura de la empresa, como por ejemplo durante un seminario anual.

• Mejorar la calidad de vida en el trabajo (QWL) de los empleados, mejorando la experiencia en la oficina (por ejemplo, ofreciendo actividades originales en la sala de descanso o alrededor de la máquina de café)

• Desarrollar las habilidades individuales y colectivas, estimular la creatividad de los empleados durante las actividades manuales, por ejemplo.

#2 – Los beneficios de los eventos internos de la empresa

El evento es la piedra angular de la comunicación interna. Cada evento es un momento clave para reunir a los equipos.

Por lo tanto, al comunicador interno le interesa multiplicar estas ocasiones y, en cuanto a la publicación, organizar su calendario editorial en torno a estos eventos (anuncio del evento, recordatorios, publicaciones en directo, comentarios de fotos o vídeos sobre el evento, etc.).

De hecho, el evento interno tiene muchas ventajas:

• Todo es un evento: un desayuno temático, las victorias de la empresa (un contrato ganado, objetivos alcanzados o superados…), el día a día de la empresa, las felicitaciones de Año Nuevo…

• Contextual: el evento corresponde a circunstancias específicas.

• Es limitado en el tiempo, por lo que es más fácil de comunicar internamente: se puede crear expectación y emoción sin riesgo de cansar a la audiencia. Además, los acontecimientos se suceden. Siempre hay un nuevo evento a la vista.

• El acontecimiento se basa en los valores humanos: los acontecimientos son unificadores, incluso a contracorriente, en la preparación. Ofrecen a los equipos la oportunidad de trabajar en sinergia hacia un objetivo común.

• Refuerza los equipos y la cultura corporativa: los eventos estimulan el sentimiento de pertenencia y la voluntad de alcanzar colectivamente los objetivos. Impulsan la productividad de los empleados.

• Desarrolla las capacidades individuales y colectivas.

#3 – ¿Cuáles son las diferencias entre los eventos internos y los eventos corporativos?

En la comunicación interna hay que distinguir entre un evento y un acontecimiento especial.

Los acontecimientos corresponden a una categoría muy específica de los eventos: los grandes acontecimientos, los eventos importantes.

Se refiere a eventos muy formalizados: convención, seminario de equipo… Son momentos clave del año en los que se reúnen los equipos y requieren una logística importante. Todo está preparado de antemano, con muy poco margen para la improvisación.

Sin embargo, el evento corporativo no se limita a estos actos anuales. Cómo hemos visto anteriormente, todo es un acontecimiento. El evento interno se refiere a cualquier ocasión contextualizada y limitada en el tiempo que sea favorable para una acción que nos permita unir a través de la comunicación interna.

Son momentos cotidianos que se convierten en verdaderos recuerdos. También conocidos como rituales o hábitos, estos son los eventos informales que crean union entre los equipos.

El evento se crea cuando no lo esperamos. Se compone de pequeños gestos de los compañeros, reuniones informales en torno a un café, por ejemplo, para celebrar un cumpleaños o la marcha de un miembro del equipo.

Todos estos momentos son una importante fuente de inspiración para animar y renovar tu comunicación interna. Es precisamente la misión del responsable de comunicación interna captar y sublimar estos momentos cotidianos para transformarlos en rituales y, por tanto, en acontecimientos por derecho propio.

#4 – ¿Cómo convertir los rituales en eventos?

¿Qué es un ritual?

Los rituales son todos los momentos compartidos que son signos de identificación con una empresa y sirven como puntos de referencia para los empleados.

Son ocasiones que se repiten a lo largo del tiempo, con distinta frecuencia según su naturaleza. Por ejemplo, la pausa para el café es un ritual diario. El afterwork suele celebrarse semanal o mensualmente. La fiesta de despedida o de llegada es contextual. Y la fiesta o comida de Navidad es un ritual anual.

¿Qué tienen en común todos estos rituales?

Se tratan de marcas de tiempo en la vida de la empresa. A través de estos momentos, los valores de la empresa se expresan y permiten unir a los empleados.

Los rituales fomentan el sentido de pertenencia entre los empleados. Por eso es un elemento clave del compromiso.

¿Qué rituales se pueden llevar a cabo?

Lo bueno de los rituales corporativos es que hay muchos. ¿Podemos convertirlos en eventos y, si es así, cómo?

Aquí tienes algunos ejemplos de rituales que puedes convertir en eventos:

• La pausa para el café: según un estudio francés del IFOP, «el 84% de los empleados considera que la pausa para el café es una parte indispensable de su jornada laboral». ¿Por qué no convertirlo en un acto de comunicación interna? Incluso funciona para el teletrabajo. Podéis fijar una hora para tomar juntos un café en línea.
  
• La comida es una oportunidad para reunirse. Por ejemplo, puedes pedir a los empleados que compartan de vez en cuando sus especialidades o un plato típico de su región o país.

• El árbol de Navidad: por ejemplo, pide a los empleados que traigan regalos de una cantidad acordada de antemano y sortea un paquete para cada uno.
• El torneo de futbolín: otra oportunidad de diversión. Incluso puedes organizar un concurso de pronósticos al mismo tiempo. También funciona con dardos, juegos de cartas o, en verano, con la petanca.

• La reunión del lunes por la mañana: sí, es un evento. Puedes compartir el orden del día con antelación, preguntar a los empleados si quieren plantear algún punto, hacer que voten sobre un tema concreto…

• El concurso de cocina: desde hace 10 años te encuentras cada mañana con Jean-Paul, el contable… Y no sabías que hace la mejor lasaña de pollo. ¡Revela los talentos ocultos de tus compañeros!

• Comidas: organizar, por ejemplo, comidas interdepartamentales o reuniones con expertos externos para unir a los equipos y adquirir nuevos conocimientos.

Obtener resultados

El evento interno está en el centro de la comunicación interna. De hecho, la comunicación interna pretende «obtener resultados» porque es la materialización de la cultura corporativa y el vector del sentimiento de pertenencia de los empleados.

Los acontecimientos internos no son necesariamente momentos espectaculares. Muchos momentos de la vida de una empresa son preciosos y tienen la fuerza de un acontecimiento. El comunicador interno debe entender y comprender los rituales para transformarlos en eventos unificadores.

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