8 errores pueden arruinar la integración de un nuevo empleado

¿Crees que la integración de un empleado siempre va sin problemas? Te equivocas. Según la agencia de reclutamiento Easyrecrue, 1 de cada 5 empleados querría dejar su trabajo desde el primer día. A continuación te presentamos 8 errores para arruinar la integración de un nuevo empleado.

Error #1 : No informar a los empleados

Muy a menudo, el equipo en el que trabajará el nuevo empleado no está involucrado en su integración. Peor aún, puede que no se den cuenta de la llegada del nuevo empleado a su equipo. En ocasiones sucede y es un verdadero error porque afecta a la empresa interna y externamente.

Usa una herramienta para informar a todos los equipos

Tienes que informar al equipo e involucrarlos en el proceso de integración tanto como sea posible. La forma más efectiva de hacerlo es hacer una publicación en su herramienta de comunicación interna de antemano, indicando el nombre del recién llegado, su posición y el día de su llegada.

Error #2: Olvidar la llegada de un nuevo empleado

Esta segunda razón es seguramente una de las peores. Su nuevo empleado llega a la recepción y nadie parece estar esperándolo. ¡Maldita sea! Te olvidaste de él. ¿Te parece poco probable? Pues es uno de los problemas que más ocurren en las empresas y es debido a la falta de comunicación interna. La información no se transmite de calidad y se olvida.

La primera impresión siempre cuenta

La primera impresión cuenta, y eso va en ambos sentidos. El primer día siempre queda grabado en la memoria, ¡especialmente si la experiencia es difícil! El primer día de trabajo puede ser bastante complicado y estresante para el empleado, es por ello que hay que crear un ambiente adecuado para que el nuevo empleado esté cómodo y recuerde su primer día de forma positiva.

Dale la bienvenida al nuevo empleado tan pronto como llegue al lugar de trabajo. Él o ella debería sentirse esperado. Con el objetivo de brindarle algunos consejos a su llegada a la empresa, puedes darle la bienvenida a tu nuevo empleado durante un desayuno.

Reúne a los empleados de los diferentes departamentos o a los miembros de su entorno de trabajo. Será la primera oportunidad para presentar un nuevo empleado a sus compañeros y que se sienta a gusto.

Error #3: Dejar sin preparar su equipo de trabajo

El nuevo empleado no necesitará necesariamente todo su equipo y los programas que necesita para desarrollar sus tareas diarias desde el primer día, ¡te lo concedemos! Pero sería frustrante para él o ella sentirse olvidado de nuevo cuando se encuentra que no tiene un escritorio, una silla o un equipo. Es por ello es importante tener preparado todo para que el nuevo empleado se sienta integrado y que es importante para la empresa.

Haz que se sienta cómodo con buen ambiente de trabajo

Prepara su ambiente de trabajo. Asegúrate de que todos los elementos necesarios para iniciar su actividad estén listos. Ordenador funcional, datos de acceso, diferentes códigos de acceso, contraseñas, todo debe ser planeado con antelación para que el empleado se sienta cómodo desde su primer día.

Cuando un nuevo empleado se incorpora a su nuevo puesto de trabajo, su jornada se debe basar en el aprendizaje y mejora de sus habilidades para adaptarse al mismo. Por eso, facilitar datos para que su incorporación sea más sencilla, hará que se sienta más cómodo en menor tiempo.

Error #4: No difundir la llegada en vuestras redes 

¿No presentar al recién llegado a los distintos empleados de la empresa en las redes sociales? Es un gran error.

Lo importante es escoger las redes y los mensajes claves para que todos los equipos estén al tanto del nuevo empleado. No satures al personal con notificaciones, y tampoco las envíes los viernes después del trabajo: nadie leerá las comunicaciones internas a esas horas. Busca exactamente el día que más se ajuste a tu empresa.

Escoge los buenos mensajes para difundir su llegada

Si vas a presentar a un nuevo empleado con una herramienta de comunicación interna como por ejemplo con Steeple, en nuestro blog te damos algunas claves para hacer buenas publicaciones y que los mensajes en las redes sean efectivos.

Error #5: No dedicarle el tiempo suficiente al nuevo empleado

Para acoger al nuevo empleado en buenas condiciones, intente reunir al mayor número posible de personas (RRHH, gerente, colegas) el primer día. Es esencial mostrar al nuevo empleado que su llegada es importante a los ojos de los diversos actores con los que trabajará.

Conocer a los empleados es importante porque permite planificar la adaptación de cada persona en la empresa. No solo facilitamos al sujeto que encaje en su trabajo, sino que es una ocasión para incentivar su productividad.

Hazle saber que estás disponible

Es una ventaja para empleado y empleador que requiere del conocimiento necesario sobre el funcionamiento de la empresa. De este modo, se establecen las características personales necesarias para cada puesto. 

Muestre tu disponibilidad, dedíquele tiempo y acompáñelo en su primer día. Esto le dará una imagen positiva de la compañía. Definir juntos los objetivos y cómo lograrlos. Finalmente, hazle saber que tu puerta está siempre abierta.

Error #6: Abrumarle con toda la documentación

Cuando un nuevo empleado se une a una empresa, hay muchos detalles administrativos que gestionar: contrato de trabajo, seguro médico, normas y reglamentos internos, vales de comida, etc. Intenta hacer lo mejor posible antes del gran día. Algunos papeles tendrán que ser resueltos cuando el empleado llegue, pero no lo ahogue en una tonelada de información.

Adelanta la gestión de la documentación antes de la llegada

Recuerda que hablar con los empleados y mejorar la comunicación interna es un factor cada vez más importante en las empresas.  Es por ello que lo ideal es fraccionar la documentación de la llegada del empleado.

La firma del contrato posiblemente no podrás hacerla antes de su llegada, pero sí podrás darle acceso al sistema informático con la creación de un correo electrónico corporativo. También, podrás darle acceso a la herramienta de comunicación interna. Y toda la documentación salarial.

Error #7: Dejarle que coma en soledad

¡El primer día, es importante que el nuevo empleado se familiarice con los diferentes miembros del equipo! Lo menos que queremos es que el nuevo empleado se sienta solo o sin saber qué hacer en su llegada. No queremos que esté incómodo, sino que sienta que es parte del equipo.

Es por ello, que una buena idea de integración es organizar una comida de bienvenida con el equipo. Un momento agradable, que permitirá que todos se presenten en un ambiente más relajado.

Integra a los equipos para formar parte de ese evento

Es importante que todos los equipos se sientan identificados con la llegada del nuevo empleado y hacer que este forme parte del equipo. La idea de una comida en equipo es genial, pero debes estar seguro de que el resto de los equipos participan y lo hacen siendo conscientes de su importancia.

Una buena idea es hacer una comida de equipo en la que cada integrante traiga algo de comer y así conjuntamente hacer un picoteo de comida. Esto permite además que se trate de una comida informal y que cada la integración del nuevo empleado sea más fácil.

Error #8: Descuidar el proceso de integración del nuevo empleado

¿No ha programado ninguna cita para acelerar la integración del recién llegado? Aquí uno de los principales errores. ¿Sabías que más del 65% de las empresas no han formalizado un proceso de onboarding para nuevos empleados? Y esto, según un estudio de People OnBoard, es una de las consecuencias de la falta de contratación.

No hay nada peor como primera experiencia que llegar a un nuevo lugar y sentirse solo. Evitando estos errores, actúa sobre la lealtad y la implicación del nuevo empleado desde el principio de su colaboración.

El 98% de los directores consideran que la incorporación es un factor clave para mejorar la retención de los empleados.

Sondeo Korn Ferry

La organización del proceso de integración es esencial

El programa de la primera semana del nuevo empleado debe ser rico y entretenido. La organización del proceso de integración es esencial.

• Presentación de la empresa
• Visita de la compañía
• Explicación de las misiones
• Operación de la compañía

Fomentar las reuniones y los momentos de intercambio con los diferentes miembros de su equipo para que el nuevo empleado se sienta más cómodo.

• La integración dentro de las diferentes divisiones de la empresa
• Participación en varios talleres de colaboración
• Citas regulares de seguimiento durante el período de prueba

Crear un sistema de apadrinamiento para acompañar al nuevo empleado

Para ahorrar tiempo, definir un proceso que pueda ser usado para cada nuevo embarque. También puedes asignar un tutor a tu nuevo empleado. Este tutor tendrá un papel de guía. Podrá transmitir los hábitos de la empresa y se encargará de integrar al nuevo empleado con sus colegas.

La integración de un nuevo empleado es, por tanto, un factor determinante para la empresa, que a menudo ha invertido un presupuesto considerable en su contratación. Como resultado, la tutoría es una herramienta valiosa en esta fase de incorporación, que ayuda a retener a los nuevos talentos y a fomentar su compromiso.

Para que el sistema de apadrinamiento tenga éxito a lo largo del tiempo, es importante realizar una encuesta al recién llegado para recoger sus primeras impresiones después de unos días de integración.

Si bien las reuniones entre el padrino/madrina y el ahijado/a pueden hacerse menos frecuentes con el tiempo, el vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo. Por último, la recopilación de datos debe proporcionar a Recursos Humanos el material necesario para la mejora continua del sistema de apadrinamiento.

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